運用信息化系統促進高職院校部門績效管理——以常州機電職業技術學院為例

鄒寄燕，馬海峰

目前，績效管理信息系統在企事業單位的績效管理中已經得到普遍運用。企業中的績效管理信息系統的使用，不僅提高了企業員工的自我管理意識和責任意識，在把企業日常運營活動和企業戰略有機結合的同時，更提升了企業的整體效益；黨政機關中運用的績效管理信息系統，是黨政機關監控內外部環境、制定科學發展目標、落實重大決策、督導下級機關和直屬部門工作的綜合管理平臺，在黨政機關重大決策的落實和全局監控中起到了重要作用。

一、高職院?？冃Ч芾硇畔⑾到y

以常州機電職業技術學院為例，學院于2006年成立了績效管理部，對學院各部門實施績效管理，由學院績效管理部聯合現教中心共同開發符合本院績效管理運行實情的信息系統。

（一）部門績效管理的現狀

常州機電職業技術學院運行部門績效管理六年多來，效果良好，為提升學院管理水平發揮了積極作用。但整個績效管理過程基本為手工操作，使用Word、Excel等辦公軟件保存數據，并將紙質文件存檔，如此操作存在以下三方面問題：（1）工作量大，耗間長。每個績效管理階段，績效管理部工作人員都要制作大量的Word表格，并需打印分發，費時費力，能耗高、效率低；（2）處理方式單一、低效。整個管理流程以手工填寫為主，對計算機的應用還只是停留在簡單的表格處理、數據統計階段；（3）溝通不及時。例如，在制訂績效考核指標體系的階段，某職能部門負責對一項學院管理工作進行指標制定，但往往由于工作人員未落實到位或業務不熟練，導致指標制訂延遲提交或指標中存在不合理，間接導致指標征求意見的時間余地縮小，未能獲得應有的修正或補漏。

如能采用信息系統的方式操作整個績效管理工作，將在很大程度上解決以上諸多問題。

（二）信息系統的特點

1.減少人力，信息保存完整且時間長，易于查詢與對比。在信息系統以年度為單位的信息可長期保存，克服了紙質歸檔的弊端；系統能根據不同類型的系統使用者的權限，提供快捷、清晰的信息查詢；系統克服了單一采用手工統計分析的方法，可提供橫、縱向的分析結果，反映考核結果。

2.設置相應權限，利于管理。系統管理人員在不同的績效管理階段，根據不同系統使用者的人員性質，對其設置相應的組、組長和組員。設置不同的權限有利于責權明確，強化部門領導責任制。[1]

3.實現過程同步監控、及時考核評估?？冃Ч芾聿粌H強調工作結果，而且重視達成目標的過程。系統的建立將更好地實現過程管理，能及時考核、及時發現問題。即時控制起到了糾偏和改正引導的作用，在一定程度上避免了事后控制中集中凸顯的矛盾和問題。

4.在數據平臺上更容易溝通。由于數據信息及時在系統中生成，壓縮了不必要的時間浪費，更加快速實現信息溝通。系統也可作為部門間相互監督、促進的通道，也可作為促進各部門工作提升和成長進步的分析工具。

（三）信息系統的架構設計

該系統采用B/S模式，采用.net開發技術，以SQLServer數據庫作為后臺數據服務器，系統整體采用面向服務的架構（SOA），該架構將系統分為用戶交互層、接口層、服務層、業務邏輯層、數據傳輸對象層以及數據平臺，同時，在該架構中將服務工作、ORM、對象池、數據庫處理、OQL、會話及自動事務等封裝到系統平臺中，從而讓業務開發專心業務，技術實現專心于技術，并以B/S模式實現表現層，以降低部署代價，提高系統易用性，降低系統的維護成本。[2]

在用戶交互中使用AJAX、JS技術，CSS等提高用戶交互性能，并以數據庫處理屏蔽對具體數據庫操作，以實現對各種數據庫的支持，系統提供對SQL Server數據庫的支持。在用戶交互和業務服務中加入服務工廠并使用代理模式進行操作，將每一個用戶交互層的每一個業務操作視作一個事務并自動實現事務的提交或回滾，通過此設計將交互層和業務服務層解耦，并可以通過配置添加新的業務及業務服務，為后期業務擴展留有接口。

（四）信息系統的功能

依據學院績效管理工作流程及用戶使用需求，設計開發的系統軟件依托模塊設計，將實現的主要功能嵌入其中[3-4]，具體如圖1所示。

圖1 系統模塊功能

1.系統管理模塊。該模塊是該信息系統中的首要部分，只允許系統管理人員能點擊進入該模塊中任一部分。管理人員進行“績效管理年度設置”，在“指標體系管理”中設置當年度要針對哪些部門制定指標，然后再進行“績效管理階段設置”，可分為若干子階段：指標管理階段、中期檢查階段、考核階段、績效改進階段。每一個子階段又可細化分解若干個時間開關。如在指標管理階段有指標制定狀態、指標發布狀態、指標生成狀態、歸檔狀態這些時間開關。只有在管理人員打開或關閉某個或幾個開關下，系統相應的功能才能使用或有效。“部門管理”是對當年度學院存在的部門進行編輯管理，“績效組管理”在“部門管理”已經編輯好的基礎上，根據“指標管理階段”、“中期檢查階段”、“考核階段”及“績效改進階段”分別設置指標制定組、檢查組、考核組，及組長和組員。“組”指不同階段參與績效管理工作的部門。系統中可添加、批量生成組及進行狀態管理。“用戶管理”由系統管理人員對學院所有人員進行編輯管理。

2.指標管理模塊。系統管理人員在系統管理模塊中設置為“指標管理”階段管理，并對該階段進行系列時間開關的設定。該模塊中，系統使用者和管理人員都可以進入，但權限不同。由管理人員進行相應的系統管理設置后，該模塊才能使用。前端使用者分為績效管理部工作人員、指標制定組的相關部門人員和一般用戶。首先由績效管理部工作人員對所有部門進行“指標框架制定”，所有系統使用者都可以對其查詢。指標制定組的相關部門人員即為可進入系統進行“指標制定”的工作人員，在完成相應的指標制定時，至少以每個一級指標為單位交由部門負責人審核通過后提交?？冃Ч芾聿吭谒兄笜硕继峤缓?，進行“部門指標生成”，在組織統一的討論會、審定會之后，公布指標體系，所有系統使用者方可進行“部門指標查詢”。

3.過程管理模塊。系統管理人員首先在系統管理模塊中設置為“中期檢查”階段管理，對該階段可進行詳細的狀態編輯：可將其設置為以自評或他查的方式，可設置為是否進行打分、是否進行反饋，進而可以設置反饋狀態，可設置改進建議狀態、改進措施措施等。在這一系列的操作都完成后，前臺系統使用者可登陸系統，直接點擊自己需要完成的任務，非常方便。前端使用者分為績效管理部工作人員、自評組（或檢查組）的相關部門人員和一般用戶。如中期檢查以自評方式開展，則自評組的部門負責人直接或授權下屬人員進入系統進行自評；如以他查的方式，則由檢查組的檢查部門進行，通過現場檢查或手頭材料檢查統計，對相關部門進行檢查并將檢查情況輸入系統，并反饋發現的問題?？冃Ч芾聿空硭械姆答?，以各被檢查部門為單位提出改進建議，在系統中發布，且只能有被檢查部門負責人、院領導能查詢。被檢查部門根據改進建議制定相應的改進措施，提交系統，且只能有被檢查部門負責人、院領導能查詢。

4.考核管理模塊與結果管理模塊。此兩個模塊的功能與操作過程跟過程管理模塊類似，但考核管理模塊中必須由績效管理部進行以被考核部門為單位的“考核結果統計”，匯總出每個被考核部門的考核總得分，并進行排名，得出考核結果。

二、進一步完善績效管理信息化系統的幾點思考

績效管理信息系統是學院進一步加強績效管理的有力工具，但不可否認，該系統仍有很大的完善空間。

（一）需緊隨學院發展，做好系統功能的進一步修改與拓展

隨著學院發展進程，部分工作流程，行政職能、管理制度都可能會做一定的調整，信息管理系統的使用功能應留有一定完善和拓展的空間，以便更好地為績效管理工作服務。

（二）需做好與學院其他管理系統的銜接，保持兼容性

系統涉及的各項數據是學院的基礎數據，這些數據在發展規劃管理、教學管理、社會培訓管理、校企合作管理、人事管理和基礎管理等學院管理的諸多方面發揮重要作用。在保證數據準確有效的基礎上，如何做好與學院其他管理系統的銜接，并提高工作效率，保持信息暢通，實現有效共享需要更多探索。

（三）需更好地為績效改進服務

績效考核定位于幫助員工或部門改善績效，那就不能僅僅把目光盯在績效考核上，不能局限于完成填表打分等簡單動作，而更應該關注考核之外的系列工作中，包括績效溝通、績效輔導以及績效反饋等，這樣就需要在績效管理系統中更多地體現出這些內容。[5]

總之，績效管理信息系統是一個系統工程，利用計算機信息技術，在現有的網絡基礎上針對績效管理的業務需要而開發的信息化理系統，擺脫了手工方式的管理工作，借助計算機信息技術方便快捷地實現對數據的長期保存、統計分析和高效管理，使得高職院校績效管理工作能夠高效、安全地在網絡上運行，真正成為高職院校信息化的有機組成部分，為校園信息化建設做好保障。

[1]馬玉超.企業人力資源績效管理研究及其信息系統開發[D].北京：北京林業大學，2007.

[2]李金祥.基于B/S架構的高?？冃Ч芾硇畔⑾到y的分析與設計[D].北京：北京郵電大學，2011.

[3]李平斌，王玲.績效管理信息系統的設計研究[J].武漢理工大學學報，2009（8）:181-182.

[4]馬玉超，張志濤.林業企業人力資源績效管理系統研究[J].中國管理信息化，2007（4）：37.

[5]趙鳳榮，裴冬梅，鄭偉.事業單位人力資源管理信息系統中績效管理子系統的設計[J].現代物業，2009（12）:103-104.