現代企業差旅費管理初探

袁曉雁

（中國移動通信集團云南有限公司財務部，云南 昆明 650228）

隨著現代企業規模的不斷擴大，差旅出行越來越頻繁，方式也更具多樣性。價值管理是現代企業持續發展的必由之路，對于一個企業來說，是否具備完備的成本管控和資源運用能力，是推進精細運營、業務革新、價值管理的基礎。差旅費用的管理，也必定要走上精細化管理的道路。

一、精細預算編制實現差旅費的事前管理

預算管理，在現代企業資源規劃中起到了非常重要的作用，要做好差旅費管理，事前預算是必需的。

（一）預算模型設計

預算模型設計的依據是企業制度的差旅費辦法，由于差旅地、出行方式、出行目的等的不同，企業差旅費辦法一般規定都較為細致，因此預算模型的設計也必須精細化、多元化，才能確保預算結果的準確性。

為了便于舉例，做如下假設：某企業制度的差旅費辦法，根據差旅地、出行目的不同給予不同金額的出差補貼，假設差旅地分為省外特殊地區、省外省會城市、市州城市三種情況，出行目的分為普通公務、培訓兩種情況；根據出行方式的不同交通費用不同，假設交通方式分為飛機、火車、汽車。以此為基礎，可先設計如下模型（表一）：

表一

在設定好上述基礎模型后，可編制需各單位填報的具體模型：

表二 ××××年差旅費預算申報表

單位負責人： 填表人： 填報時間：

各單位根據下一年的工作計劃填列（1）-（9）項，模型可根據設定的公式自動計算預算結果。

預算填報要求：

1.常規差旅項目，參考歷史數據填報。

2.新增項目，根據實際工作規劃填報，并進行詳細說明。

（二）預算填報審核

各單位上報預算后，企業預算管理機構應對其進行審核。審核的重點應關注如下幾方面：

1.與往年歷史數據比對出差事由，區分常規事項及新增事項。

2.常規事項可參照歷史數據審核。

3.新增事項，需根據說明逐項了解具體事由，以審核（2）-（9）項的填列是否科學。

企業預算管理機構審核的過程中，可采取二上一下制對存在問題的填報項，要求填報單位修正后重新上報。

（三）預算決策

企業預算管理機構審核各單位上報的預算計劃后，編制全公司匯總材料，應包括預算模型設計思路、各單位填報情況、審核過程等內容，向公司預算管理委員會進行匯報，由預算管理委員會進行決策。

（四）預算下達

根據決策結果，可對各單位下達全年預算。

二、結合商務卡的推廣對差旅費進行事中管理

商務卡是一種專門的信用卡，一般具有一定的信用周期，且個人承債的商務信用卡由個人承擔刷卡消費的結算清償義務。商務信用卡是一種新型財務管理工具和手段，它不僅攜帶方便，使用便捷，而且它透明度非常高，這是要推廣商務信用卡的一個非常重要的原因，就是所有的支付行為都有據可查、有跡可循。這樣避免我們公務消費當中亂花錢。而且使用商務信用卡后，企業人員出差，就可以不再預借現金，只要回來之后憑發票和刷卡的憑證就可以報銷，再把錢支付到商務卡進行還款，這樣的話也省去了很多麻煩。

要實現商務信用卡對差旅費進行事中管理，需注意以下事項：

第一，選擇本單位商務信用卡發卡行，簽訂商務卡服務協議。

第二，制定專門的商務卡管理辦法，規范商務信用卡的管理。

第三，專人對商務信用卡信息統一管理，負責根據工作需要和征集使用者需求，組織商務信用卡的統一辦理、注銷等。

第四，規范商務信用卡的用途、范圍、額度、審批、保管、注銷、遺失的處理、密碼的保管、還款及利息的承擔等。

第五，規范差旅費用報銷的期限，提供相關發票及刷卡憑證作為報銷的依據，比對預算信息并進行臺賬登記，有條件的企業可建立相關系統進行相互取數驗證方可進行報銷。

三、嚴格考核預算完成率，完成事后監督

要實現企業差旅費用的有效管理，除了事前的精細預算，事中的嚴格管理，事后的考核是有效的激勵方法。預算考核可以明確企業的戰略導向，強化激勵機制，改善業績評價，提升管理水平。

（一）預算考核

1.比率法：按整個差旅費用合計數計算各單位全年預算完成率，偏差值在±5%的內不進行考核，超出5%的，按梯度制訂考核標準，在各單位全年績效中進行體現。

2.項目法：按各單位每趟差旅任務分項，按項目計算全年預算完成率，偏差值在±5%的內不進行考核，超出5%的，按梯度制訂考核標準，在各單位全年績效中進行體現。

3.動態法：可根據管理的需要將預算目標分解到季度，按季度考核，并適時地根據預算執行單位的實際績效進行獎懲，有助于預算管理工作的改進和預算目標的實現。

（二）預算調整

當企業內外部環境或者企業的經營策略發生重大變化，致使預算的編制基礎不成立，或者將導致企業的預算執行結果產生重要偏差，原有的預算已不在適宜，應進行預算調整。

差旅費預算與其他企業的預算一樣，年初組織進行編制并下達。但對于現代企業來說，可能會遇到很多不可預測的差旅費變動因素，例如：各區域市場環境的變化，采購事項的變化等。因此，應及時組織對預算項目的調整。實際工作中可根據考核周期，組織調整。差旅費預算的調整，需按差旅項目，分析原因，提出申請。企業預算管理機構向預算管理委員會上報，批準后進行及時調整，并調整考核指標。

（三）考核結果兌現

差旅費用在企業預算管理的大體系中只是微不足道的小項目，但如果考核的結果不能兌現，則將嚴重影響差旅管理的提升。

1.發布考核報告。對各單位的差旅費預算執行、調整、監控進行評價，肯定成績、指出問題、找出原因。

2.根據既定的業績考核指標，按照考核結果，提供獎懲依據，提交企業人力資源部門，在各單位的績效中進行獎懲。

[1]企業內部控制應用指引第15號全面預算.

[2]財政部.中國人民銀行關于印發《中央預算單位公務卡管理暫行辦法》的通知（財庫【2007】63號）.