新形勢下的醫院檔案管理工作

劉寶恒

摘 要：醫院檔案管理工作是整個醫院運行的重要環節。目前，許多醫院檔案管理工作存在不少問題，而新時期，醫院檔案管理工作被賦予了新的內容，這要求我們認真探索、總結規律，把這一工作做好。

關鍵詞：新時期；醫院；檔案管理

醫院檔案管理是指對醫院日常醫療活動中的病案為主體的具有保存價值的各種文字、音像等資料的管理。其中還包括了醫院黨務、政務、人事檔案、財務狀況、器械設備、藥材采購等，覆蓋了醫院工作的方方面面。計劃經濟時代的醫院，管理者包括醫護人員往往忽視醫院檔案工作，認為醫院的工作就是治病救人，別的環節都是次要的。隨著時代的發展和社會的進步，衛生事業也在不同層次的提升，現代醫療行業的激烈競爭讓越來越多的醫院管理者認識到檔案工作的重

要性。

醫院檔案工作是醫療活動的重要依據，是醫院管理中的重要組成部分，是醫院的寶貴財富，是醫院繼往開來、謀求發展重要基礎，同時也是醫學科學研究的基礎，是醫院進行宣傳教育的生動資料。加強醫院檔案信息資源管理，對現代化醫院建設尤為重要。醫院要想適應社會主義市場經濟體制，必須以檔案學原理為依據，轉變檔案管理方式，創新科學檔案管理方法，制定先進檔案管理制度，加強檔案規范化管理，把檔案管理工作提到一個新的高度。

一、當前醫院檔案管理工作存在的問題。

前面我們也提到過，我們過去的醫院檔案管理工作沒有受到應有的重視，導致出現了許多問題。

1、檔案管理滯后，缺乏科學高效的檔案管理機制。在醫院的檔案管理中，往往只是把醫生開出的病例送到病案室，然后檔案整理人員歸類整理，其它的工作常常處在可做可不做的狀況。醫院人事、行政、后勤管理制度沒有明確的定位，工作總結、行政會議材料放在辦公室，人事檔案歸口人事科，后勤的許多工作文件也隨處亂放，造成檔案內容界限不清，檔案管理權限不明確。到目前為止，許多醫院檔案的管理還沒有一整套科學統一的管理制度標準。隨著科學技術的進步，社會的發展，檔案的內涵和外延都在發生變化。各級醫院在管理檔案時，由于還沒有統一的管理標準和模式，一味地根據自己的理解和實踐進行管理，使許多應該納入管理的檔案沒有納入管理，造成檔案收集效率不高，檔案不齊全。

2、檔案意識薄弱，檔案利用效率不高。我們的許多醫生，往往只是在需要查找病例時才想起病案室，匆匆的跑過去，查到自己想要找的東西一走了事，根本不會關注其它的東西。實際上，檔案資料無論是對于管理者還是醫護人員都重要。醫院的許多制度都需要員工們去了解，包括醫院沿革、工資制度、請銷假制度、人事制度、管理制度等等。再比如，一個醫生要評職稱，要寫論文，要報科研成果，但手頭缺乏資料，網上的東西又不可靠，這就需要借助我們檔案室的作用，找出往年的科研成果以及工作總結，充分借鑒的基礎上形成自己的觀點和意見。

還有就是作為新時代的醫護人員，不僅僅需要高超的醫術，素質的提升同等重要。檔案圖書室充分發揮學習功能，其收藏各學科的圖書音像資料為他們提供了重要的學習載體，同時，閱覽室也為員工們工閑之余讀書提供了重要場所。

3、檔案管理人員專業性不強，業務能力參差不齊。由于檔案學的建立健全是從現代發展起來的，導致我們的檔案專業人才不足，尤其是30歲以上的人員，很少接受過專業化系統化的檔案訓練。對于醫院來說，檔案管理人才更顯貧乏、單一、老化，那些既掌握檔案專業知識，又對醫院各科室情況都很熟悉的人才少之又少，檔案管理人員的管理水平停留在傳統經驗上。而在醫院人才培養中，一般重視醫療技術人員素質的提高和繼續教育，對檔案管理人員的素質提高沒有納入計劃和要求，檔案管理人員平時進修學習的機會不夠，缺乏系統的檔案知識培訓，許多檔案管理人員的管理水平停留在經驗上，思想觀念和管理水平跟不上時代的發展要求，缺乏創新和活力。醫院檔案管理人員的素質直接影響著檔案管理質量的高低，更決定著醫院檔案管理是否科學化、規范化，培養高素質的檔案專業人才成為醫院工作的當務之急。

二、新時期醫院檔案管理工作呈現，出新的特點

1、檔案管理數字化。所謂檔案管理數字化就是醫院以信息網絡化為載體，以現代化的計算機技術為手段，檔案信息的采集、處理、存儲、歸檔、組織、發布、利用以及數字管理全過程。這種新的管理方式把檔案人員從繁瑣的手工立卷程序中解放出來，降低了勞動強度，提高了工作效率，準確率高，檢索方便。

2、檔案管理系統化、科學化。通過去的醫院檔案管理工作不同，現在的檔案管理是一個完善的系統，內部有其規范的機制。檔案管理系統不是孤立的系統，各個檔案管理系統之間，檔案管理系統和其它文獻管理系統之間有著千絲萬縷的聯系，并正在向網絡化方向發展。這就要求統一規劃、統一協調，實行檔案管理工作的標準化、規范化，使得檔案信息資源得以共享。要達到規范性要求，除了要制訂各項醫院檔案管理業務標準和技術標準并貫徹實施外，還可通過法規手段來實現。

三、新時期如何做好醫院檔案管理工作

1、促進檔案工作規范管理，建立科學的檔案管理體系，健全檔案管理制度，是促進醫院檔案工作規范管理的關鍵。當前，由于許多醫院對檔案管理工作不夠重視，導致其發展滯后，甚至許多醫院沒有專門的檔案室，這嚴重制約醫院檔案工作的有效運行，進一步影響到整個醫院工作的正常運轉。要想改變這種被動的局面，醫院管理者就必須加大改革力度，立足現實認真探索，逐步建立健全并完善自己的檔案管理制度，確立檔案室在醫院中的地位，實現檔案管理從分散模式向集中模式的轉變，從而有利于檔案的保管和檔案信息的綜合開發。檔案管理是一項長期工作，醫院各級部門要嚴格把關，責任到人，建立相應的考核制度。醫院應將檔案管理工作納入科室管理責任書之中，和科室主任工作實績考核獎懲掛鉤，明確科室主任對科室檔案工作的管理責任，抓好歸檔材料的收集、整理，促進檔案管理的規

范化。

2、引進先進檔案管理設備，實現檔案的現代化管理。醫院要加大資金投入，引進現代化的技術和設備。一方面要提高檔案保護設備和技術現代化的配備，如檔案庫房的去濕、空調設備，高效滅蟲、滅火設備，這些設備和技術的應用是檔案現代化管理的重要內容；另一方面要加強機房管理，用計算機儲存整個醫院的各種業務、行政上的檔案，方便使用者及時查找、閱讀，既節省時間也節省人力、物力和財力，提高了工作效率，同時利用計算機管理可以減少檔案的有效空間，保存信息方便簡單，也增加了其保密程度。因此，醫院應充分利用計算機管理應用設計完善的軟件和網絡等現代化辦公設備，實現檔案管理的自動化、現代化。

3、加大培訓力度，提高檔案管理人員素質。檔案管理人員素質直接影響檔案管理水平，醫院要將檔案人員培養納入醫院人才培養計劃，全面提高檔案管理人員素質。醫院要努力開展不同形式的培訓進修活動，加大培訓力度，不斷總結探索檔案管理工作，以業務素質的提高為著重點，爭取各種機會參加有關檔案知識的學習，拓寬知識面，優化知識結構，建立檔案管理人才梯隊，適應檔案業務發展，推動檔案管理水平的提高。作為檔案管理人員必須注意學習新技術，努力提高自己的業務素質和科學知識，不斷提高基建檔案的科學管理水平。現代醫院管理中基建檔案管理人員應具備熟悉基建專業知識，掌握電子文檔管理和網絡技術、現代管理理論的技能。