論檔案資源整合

李衛(wèi)育

摘 要：隨著時(shí)代社會(huì)的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案資源管理模式已不再適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需求，如何合理整合檔案資源，深入挖掘檔案資源的潛在價(jià)值，實(shí)現(xiàn)多元服務(wù)，是檔案工作者亟需研究解決的問(wèn)題。

關(guān)鍵詞：檔案；信息資源；整合

滄海桑田，檔案作為記錄歷史的文獻(xiàn)資料，一直以來(lái)默默無(wú)聞地守護(hù)和傳承著人類(lèi)的記憶。作為貯存與傳播人類(lèi)各種知識(shí)的重要載體，檔案資源對(duì)人類(lèi)社會(huì)的發(fā)展發(fā)揮著巨大作用。然而，隨著現(xiàn)代化社會(huì)的迅猛變化，傳統(tǒng)的管理方式由于分專(zhuān)業(yè)管理，單位與單位之間、部門(mén)與部門(mén)之間、區(qū)域與區(qū)域之間缺乏檔案資源共享，單位內(nèi)部、區(qū)域內(nèi)資源有限、利用有限等原因已經(jīng)無(wú)法滿足現(xiàn)代化發(fā)展的需求。如何合理整合檔案資源，深入挖掘檔案資源的潛在價(jià)值，完善檔案資源的管理程式，解決目前檔案利用受限，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源面向公眾的“整管整取”，這些都具有十分重要的意義，也是檔案工作者亟需研究解決的問(wèn)題。

一、檔案資源管理現(xiàn)狀

進(jìn)入21世紀(jì)以來(lái)，檔案資源的存在形式和數(shù)量越來(lái)越多，但由于我國(guó)現(xiàn)存檔案工作實(shí)行的分級(jí)、分專(zhuān)業(yè)管理體制，導(dǎo)致我國(guó)檔案資源管理和利用上存在許多弊端：

（一）部分檔案形成單位沒(méi)有向檔案館移送檔案資料，大量檔案信息資源長(zhǎng)期散存在各單位，處于非專(zhuān)業(yè)管理狀況，管理混亂，損失難以想象。

（二）由于檔案管理無(wú)序，查找利用困難，更難以服務(wù)社會(huì)，重復(fù)建設(shè)，財(cái)力、物力浪費(fèi)嚴(yán)重。

（三）檔案館館藏結(jié)構(gòu)單一，館藏資源匱乏，服務(wù)功能弱化。

二、檔案資源整合的重要意義

鑒于目前我國(guó)檔案管理存在的弊病，為確保以后不再造成新的檔案資源分散，必須進(jìn)行檔案資源整合。做好檔案資源整合將具有如下重要意義：

（一）檔案資源整合有利于完善館藏結(jié)構(gòu)。檔案資源整合是以整體化的理念，有利于打破行業(yè)、地域和機(jī)構(gòu)的界限，有利于完善館藏結(jié)構(gòu)。

（二）檔案資源整合有利于地區(qū)信息配置的優(yōu)化。統(tǒng)籌規(guī)劃區(qū)域內(nèi)檔案資源接收范圍，使檔案信息機(jī)構(gòu)朝著自動(dòng)化、集成化和智能化的知識(shí)組織方向發(fā)展，縮小了地區(qū)間的“數(shù)字鴻溝”。

（三）檔案資源整合有利于充分實(shí)現(xiàn)檔案社會(huì)價(jià)值。檔案資源的整合是搭建信息共享的平臺(tái)，使檔案能夠更好地被開(kāi)發(fā)和利用，充分發(fā)揮檔案信息資源的作用，為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)提供多元化服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案和檔案工作自身價(jià)值，便于檔案信息轉(zhuǎn)化為社會(huì)財(cái)富。

三、檔案資源整合的工作思路

檔案資源整合，不是簡(jiǎn)單地將現(xiàn)有的檔案信息資源都堆砌到一起，而是按照我國(guó)檔案工作“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理”的原則，對(duì)各級(jí)各部門(mén)檔案機(jī)構(gòu)進(jìn)行歸并及合理分工，用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)連接區(qū)域內(nèi)各個(gè)檔案館保管基地，以區(qū)域內(nèi)檔案實(shí)體整合與數(shù)字檔案信息整合兩種管理方式，對(duì)現(xiàn)有檔案資源空間布局和組合方式的調(diào)整，使檔案資源的布局更合理、結(jié)構(gòu)更優(yōu)化，更有利于保存、開(kāi)發(fā)和利用檔案資源效益的最大化。為各級(jí)國(guó)家檔案館提升服務(wù)功能、實(shí)現(xiàn)多元化服務(wù)體系奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，以適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下國(guó)家和地方經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展對(duì)各級(jí)國(guó)家檔案館服務(wù)功能的要求。

四、檔案資源整合工作中存在的問(wèn)題

（一）由于受到經(jīng)濟(jì)利益的驅(qū)使，各專(zhuān)業(yè)檔案保管部門(mén)各自為政，不愿將各自保管的檔案資源拿出來(lái)共享，檔案資源整合難度大。

（二）檔案人員綜合素質(zhì)不高 。檔案信息資源整合工作是一項(xiàng)綜合性很強(qiáng)的工作，要求檔案人員能夠熟練地運(yùn)用業(yè)務(wù)知識(shí)，運(yùn)用現(xiàn)代科技手段對(duì)檔案信息展開(kāi)分析和整合。但總的來(lái)看，我國(guó)目前檔案人員的綜合素質(zhì)還亟待提高，一方面領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案館人才隊(duì)伍不重視，認(rèn)為檔案館就是看守檔案的地方，檔案館工作人員中老年多、年輕少，人員流動(dòng)性也比較大；另一方面部門(mén)人員知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理，人員自身學(xué)歷不高、缺乏專(zhuān)業(yè)知識(shí)，尤其是缺乏能適應(yīng)檔案信息資源整合需要的人才，面對(duì)社會(huì)各階層、各行業(yè)的信息需求，顯得力不從心，這些現(xiàn)狀使得檔案館檔案信息資源整合工作無(wú)法正常開(kāi)展。

（三）檔案資源整合設(shè)備、技術(shù)落后。檔案資源整合不僅包括檔案實(shí)體的整合，還包括數(shù)字檔案的整合。但目前檔案部門(mén)普遍存在只有實(shí)體檔案，沒(méi)有數(shù)字檔案，檔案信息資源管理設(shè)施不齊全、技術(shù)落后，沒(méi)有相應(yīng)的檔案管理設(shè)備和軟件平臺(tái)，甚至一些檔案保管單位連最基本的目錄都沒(méi)有編制完整，根本無(wú)法完成整合的任務(wù)。

五、檔案資源整合的對(duì)策建議

當(dāng)前我國(guó)信息化建設(shè)、數(shù)字化建設(shè)以及檔案部門(mén)現(xiàn)代化建設(shè)為檔案資源整合創(chuàng)造了條件，我們應(yīng)該充分利用這個(gè)條件，創(chuàng)新思路，克服工作中存在的問(wèn)題，促進(jìn)檔案資源整合工作的順利開(kāi)展。

（一）加強(qiáng)宣傳，創(chuàng)新思路，逐步取消部門(mén)分割，實(shí)行部門(mén)合作

1、加強(qiáng)宣傳，利用網(wǎng)絡(luò)、電視等媒體，積極宣傳檔案資源整合的意義和作用，使社會(huì)進(jìn)一步認(rèn)識(shí)檔案資源整合的重要性和積極意義，使各檔案形成單位或?qū)I(yè)檔案保管部門(mén)愿意把所管的檔案資源拿出來(lái)共享，服務(wù)社會(huì)。

2、創(chuàng)新檔案收集方式。檔案資源整合最主要的目的是要豐富檔案資源、充分利用檔案信息資源。這就要求我們要拓寬思路，改進(jìn)檔案收集方式，最大限度地占有檔案資源。一是要把屬于接收范圍內(nèi)的立檔單位形成的檔案資料完整、及時(shí)地接收進(jìn)館，并根據(jù)形勢(shì)發(fā)展，適時(shí)調(diào)整接收范圍，把全面建設(shè)小康社會(huì)進(jìn)程中產(chǎn)生的各種新型、各專(zhuān)業(yè)檔案和同人民群眾各方面利益密切相關(guān)的檔案納入接收范圍。二是要拓寬思路、改進(jìn)檔案收集方式。可以通過(guò)收繳、寄存、復(fù)制、購(gòu)買(mǎi)，甚至交換等形式，將各部門(mén)保存的檔案收集到檔案館來(lái)，只要能占有，為我所用，哪種形式有利采用哪種，不拘一格。

3、聯(lián)合共建共享工程，共同推廣信息服務(wù)。加強(qiáng)協(xié)調(diào)溝通，聯(lián)合科技、文化、公路、城建、農(nóng)業(yè)、電力、電信等部門(mén)共同創(chuàng)辦“綜合檔案信息服務(wù)中心”。突破管理體制問(wèn)題，實(shí)行部門(mén)合作，將各部門(mén)的檔案資源通過(guò)“綜合檔案信息服務(wù)中心”進(jìn)行整合，并相互共享，實(shí)現(xiàn)多行業(yè)多領(lǐng)域共建共享，共同推動(dòng)檔案信息資源的信息化發(fā)展。

（二）加強(qiáng)檔案信息化人才隊(duì)伍的建設(shè)

信息化條件下，加強(qiáng)檔案資源的整合不僅依賴(lài)于設(shè)備和軟件平臺(tái)，還需要綜合素質(zhì)高的檔案人員來(lái)操作和完成。因此，要高度重視并做好檔案信息化人才建設(shè)。

1、加強(qiáng)培訓(xùn)，提升水平。積極開(kāi)展基層業(yè)務(wù)輔導(dǎo)和人員培訓(xùn)，加大基層檔案工作人員的培訓(xùn)力度。要有條件、有計(jì)劃、有目標(biāo)地對(duì)館內(nèi)現(xiàn)有專(zhuān)業(yè)人員進(jìn)行不同程度的培訓(xùn)。一方面，通過(guò)有計(jì)劃、有目標(biāo)、有針對(duì)性地脫產(chǎn)再培訓(xùn)，拓寬其知識(shí)面，優(yōu)化專(zhuān)業(yè)結(jié)構(gòu)，使之成為既懂檔案管理知識(shí)、又具有歷史文化、信息科學(xué)應(yīng)用能力，能熟練地對(duì)檔案資源進(jìn)行整合開(kāi)發(fā)的復(fù)合型人才。另一方面，要不斷充實(shí)培訓(xùn)的內(nèi)容，避免年復(fù)一年的培訓(xùn)模式和學(xué)習(xí)內(nèi)容。要結(jié)合社會(huì)發(fā)展需求和信息化發(fā)展的趨勢(shì)，多“走出去、請(qǐng)進(jìn)來(lái)”。讓檔案人員有機(jī)會(huì)到國(guó)內(nèi)外學(xué)習(xí)先進(jìn)的科學(xué)文化知識(shí)，要邀請(qǐng)國(guó)內(nèi)外專(zhuān)家學(xué)者開(kāi)展授課培訓(xùn)，增強(qiáng)檔案工作人員的素質(zhì)和層次。除此之外，基層檔案工作者之間要多組織經(jīng)驗(yàn)交流，揚(yáng)長(zhǎng)避短，形成合力，才能更好開(kāi)展服務(wù)。

2、積極發(fā)掘、引進(jìn)高水平人才。要積極挖掘、發(fā)現(xiàn)和識(shí)別有培養(yǎng)潛力的苗子，把有強(qiáng)烈事業(yè)心、責(zé)任感，具有一定學(xué)歷的年輕人作為培養(yǎng)對(duì)象。檔案發(fā)展主要靠?jī)?nèi)部人才的建設(shè)和培養(yǎng)，但有時(shí)也有必要采取引進(jìn)人才的方針，階段性地吸收有計(jì)算機(jī)技術(shù)的年輕畢業(yè)生及各種檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)的人才，使更多人才投身到檔案事業(yè)發(fā)展上來(lái)，使檔案信息資源整合研究與建設(shè)工作更優(yōu)質(zhì)、高效地開(kāi)展。

3、要營(yíng)造尊重知識(shí)尊重人才的工作氛圍。檔案資源的整合和開(kāi)發(fā)要營(yíng)造尊重知識(shí)、尊重人才的環(huán)境，這樣才能留住人才，才能使檔案資源整合和開(kāi)發(fā)工作得以持續(xù)發(fā)展。首先應(yīng)當(dāng)為人才提供發(fā)展的空間和舞臺(tái)，使他們能夠接觸更多的知識(shí)、積累大量的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，用他們的所長(zhǎng)為檔案館拓展更加廣闊的服務(wù)空間，最重要的是使他們感到英雄有用武之地。其次，單位應(yīng)當(dāng)為他們創(chuàng)造一個(gè)有利于人與人之間交流與合作的氛圍，真正從思想上重視人才，從感情上貼近人才，使他們感到工作舒心。再者，應(yīng)該根據(jù)貢獻(xiàn)大小給予相應(yīng)的報(bào)酬，充分調(diào)動(dòng)各類(lèi)人才的積極性和創(chuàng)造性。

（三）推動(dòng)檔案資源數(shù)字化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)多元化服務(wù)

檔案資源整合的最終目的是為了利用檔案資源，向社會(huì)提供多元服務(wù)，但是通過(guò)實(shí)體檔案來(lái)實(shí)現(xiàn)利用和服務(wù)，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足社會(huì)發(fā)展的需要，也不利于檔案的保護(hù)，利用起來(lái)也不方便。這就要求我們要提高檔案資源整合技術(shù)，把工作重點(diǎn)從實(shí)體檔案資源整合向數(shù)字檔案資源整合發(fā)展，推動(dòng)檔案資源數(shù)字化建設(shè)，建立資源配置合理、利用方便的檔案資源信息數(shù)據(jù)庫(kù)。

利用現(xiàn)有檔案資源，積極研發(fā)出有社會(huì)利用價(jià)值的信息資源，并將研發(fā)成果加以宣傳展示，爭(zhēng)取上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)政部門(mén)對(duì)檔案資源整合開(kāi)發(fā)工作的重視和支持，撥給一定經(jīng)費(fèi)配齊、更新檔案資源整合開(kāi)發(fā)所需的設(shè)備和設(shè)施。

建立檔案管理系統(tǒng)。利用數(shù)字化技術(shù)，通過(guò)掃描、轉(zhuǎn)換統(tǒng)一格式等手段，將現(xiàn)有實(shí)體檔案信息存入管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)，并編制檔案電子目錄，逐步實(shí)現(xiàn)電子檔案管理，方便查詢利用。

建立檔案資源共享系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)。通過(guò)現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)，將跨部門(mén)、跨領(lǐng)域、跨地區(qū)的數(shù)字檔案資源進(jìn)行整合，通過(guò)OA系統(tǒng)自動(dòng)存到檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)。同時(shí)，為兼顧各部門(mén)的利益，建立檔案資源共享系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)，參與檔案資源整合的部門(mén)可以通過(guò)共享系統(tǒng)，能夠分享到系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)中所有檔案資源信息（國(guó)家機(jī)密檔案及法律法規(guī)規(guī)定不能公開(kāi)共享檔案資源除外），在各部門(mén)各單位之間實(shí)現(xiàn)檔案資源

共享。

建立信息資源共享系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)。加強(qiáng)對(duì)整合的檔案資源系統(tǒng)性地研究開(kāi)發(fā)，提取能夠?yàn)樯鐣?huì)服務(wù)的信息資源，并利用類(lèi)似網(wǎng)上辦事大廳的便民服務(wù)窗口，建立檔案信息資源共享系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)，將海量的檔案信息資源提供社會(huì)共享，為社會(huì)提供多元化服務(wù)。

互利合作，共享多贏是現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì)，檔案事業(yè)也應(yīng)順勢(shì)而為，盡快實(shí)現(xiàn)資源的整合利用，使檔案在服務(wù)多元化社會(huì)中起到更大的作用。