淺談城建檔案工作標準化

宋曉蘭

隨著社會的進步和經濟的發展，國家的標準化事業也在不斷深入推進，《中華人民共和國標準化管理條例》中指出“標準化是組織現代化生產的重要手段，是科學管理的重要組成部分，在建設中國特色社會主義中推行標準化，是國家的一項重要政策，沒有標準化，就沒有專業化，就沒有高質量，高標準建設。”這一論斷闡明了標準化在當今社會發展中的地位和作用。標準化普遍存在于人類社會中，并以滲透到經濟、科技、檔案及城市建設等各個方面，正是由于標準化的存在，人們才能有秩序、科學合理地進行互相和組織生產，否則將會出現無章可循，重復繁雜的混亂局面。

近年來，城市建設檔案工作正在進步完善和發展，城建檔案是科技檔案的組成部分，是城市建設各項活動的真實記錄，它同其他工作一樣，也需制定統一標準，作為開展工作的依據和準繩。本人通過學習和多年的檔案工作實踐，對城建檔案工作標準化問題有了初步的認識，在此就城建檔案工作標準化的重大意義及制定城建檔案工作的標準需解決的幾個問題做些粗淺的探討。

一、城建檔案工作標準化的意義

（一）城建檔案設備和管理手段的實現和發展迫切需要標準化

檔案工作標準化即：科學的制定、貫徹修訂各項標準，使檔案工作逐步走向規范化、統一化。城建檔案工作要求城建檔案館各工作環節之間即有嚴密的分工，又有密切的合作，必須保持高度的統一和協調一致，標準化在這里就是不可缺少的紐帶。假如沒有統一的標準化作為依據，各自為政，各行其是，必然會出現互不協調，互不銜接、互不配套的混亂狀況。例如：現代化建設使城建檔案越積越多，為節省空間，保護元件，更好的開展咨詢利用，檔案縮微化已成為發展方向。縮微化使用的設備，要求生產者和使用者在技術、規格等方面互相銜接和一致。現在我們使用的器材等設備大都不是一個廠家生產的，如沒有統一標準，則不能配套成龍，無法工作和交流。另外，現代化技術已進入到檔案管理中，給檔案管理提出了更高的要求。如：當前電子計算機在檔案工作中廣泛應用，軟件的通用化、標準化也提到了議事日程。所以城建檔案工作現代化程度越高，越需要標準化。而標準化的相應發展，又能促進現代化。從這個意義上說，沒有標準化，就無法實現檔案工作現代化。

（二）城建檔案的科學管理需要標準化

城建檔案科學管理要求做到：管理機構高效化、方法科學化、技術現代化，建立起符合城建檔案規律特點的科學管理制度，制定一系列標準，使城建檔案工作的各個環節都按標準化的要求來進行。所以科學管理制度的形成都要以標準化為基礎。如：制定接收檔案的標準，以確保進館檔案的質量；制訂整理、鑒定等標準，使檔案規范化。如果我們不搞標準化，不按標準去做，將會出現工作質量低劣、返工費時等現象。有的單位對檔案工作不重視，由于不懂標準，各種檔案雜亂無章的堆放在一起，誰要誰去拿，有的檔案連管理人員都不知放在哪里，在急需檔案的情況下找不出來，造成了人力物力的浪費。自有了標準化條例，檔案工作都按標準執行，制定了各項制度，按檔案標準化的要求逐類管理，現在如有人找檔案，就能在很短的時間內，及時準確的滿足用戶要求。所以，標準化以統一的、科學的狀況代替了混亂的、不合理的狀況，要實現科學管理就要求城建檔案工作必須實行標準化。

（三）標準化是檔案管理質量的基礎

檔案工作中的組卷、分類、劃分期限等工作，在檔案工作中都是周而復始的進行著，雖然在具體對象和工作內容上有差異，但在質量要求上都是相同的。制定統一的標準，工作質量就能得到可靠地保證，標準化是質量管理的基礎，而質量管理又利于標準化的貫徹，標準化貫穿于質量管理全過程。

（四）搞好標準化對節約人力物力有重要作用

以我們系統各單位整理檔案為例：過去由于案卷質量沒有統一標準，每個檔案管理人員按照自己的認識和理解去組卷，在案卷的鑒定、裝訂、整理及規格尺寸沒有統一標準可遵循，以致造成案卷質量低，每次檢查驗收檔案進館時，都有相當不符合規定要求，必須進行返工重新整理，即浪費了人力財力，有不利于檔案的保護。再如：檔案裝具是管理檔案的基本設備，也是一筆較大的開支。長期以來我們箱、柜、廚等，品種規格及式樣即不統一，而且價格較貴，如能對裝具進行統一，制定出科學先進、經濟合理的標準，組織專業廠家按標準生產，將會降低造價，節約人力物力，并能加速裝具現代化。

（五）標準化是提高檔案管理效率的關鍵

目前，查找檔案的效率是根據工作人員對檔案的熟悉程度而定，但隨著檔案的增多，時間的延長，人員的更替，單靠熟悉是滿足不了現代建設要求的，必須靠科學的分類和檢索才能永久而可靠。另外，案卷的規格尺寸、目錄的格式如沒有統一標準，進館后的檔案就會雜亂而影響排列和利用。在立卷中也經常碰到有人用非標準重要紙條批寫文件，在裝訂線以外修改文件，用鉛筆批改文件等現象，我們不得不進行裱糊等技術處理，這樣既費時又影響質量。所以，要提高工作效率，必須使檔案工作標準化。

檔案管理工作具有較強的實踐性，在制定檔案工作標準中，要以檔案管理的理論和實踐為基礎，把成功的肯定下來，失敗的加以否定，最后形成準則，這樣的標準才具有先進性，科學合理性。可以預料，隨著檔案標準化的進行，將會推動城建檔案管理的理論研究，促使城建檔案事業獲得新發展。

二、城市檔案標準化工作中要解決的幾個問題

（一）建立一支專門的標準化研究隊伍

長期以來，由于標準化的重要性沒能引起普遍重視，因此城建檔案標準化尚無全面的規劃，只限于應付工作的需要，所以必須建立一支專門的研究隊伍，根據城建檔案的特點，有計劃有步驟的開展

工作。

（二）及時制定出科學的標準

制定標準必須深入檔案工作中調查研究，摸準情況。如不下一番功夫，盲目制訂出來，勢必脫離客觀實際，不便于貫徹實施，但拖拖拉拉制訂過晚，也會使檔案工作無章可循，必然給工作造成損失，趕不上城鄉建設的新步伐。城建檔案是城鄉建設中形成的原始記錄，不是事后另行編寫的，其來源和形成有其自己的特點，管理方法獨具特色。因此在制定標準時，對標準進行協調，使其內部之間既適應又

銜接。

（三）加強宣傳

使城建系統的干部職工了解標準化及其標準化對城鄉建設的重要作用，檔案工作標準化是大家的事情，不只是檔案工作人員才能做好的。只要城建干部職工人人重視檔案工作標準化，城建檔案管理一定會更適應新形勢的發展和需用。

總之，城建檔案工作標準化建設工作是為歷史負責 ，為現實服務，為未來著想。全社會應該理解支持城建檔案工作重視標準化工作，讓城市建設有底可查，讓城市的血管清晰明了。