N學院財務報銷模式存在問題及優化研究

【摘要】信息技術的飛速發展為高校傳統的財報銷模式帶來了新的契機。本文以N學院為例，分析其傳統財務報銷模式存在的問題，并結合該學院實際優化財務報銷流程，提出采用網上報銷模式。最后，為N學院順利實施網上報銷模式提出措施保障。

【關鍵詞】高校財務;網上報銷;措施

隨著信息技術的不斷發展，大智移云時代已經到來。高校傳統的財務報銷模式已無法適應當今社會的發展。信息技術的飛速發展為高校財務工作科學化水平提供了新的契機。本文以N學院為例，探討其財務報銷模式的現狀并提出優化建議。

一、N學院財務報銷模式現狀及存在問題

高校財務報銷模式有主要有窗口式報銷、投遞式報銷和網上報銷。N學院采用傳統的是窗口式報銷模式。當發生經濟業務后，報銷人員手工填制報銷單，并粘貼相關原始票據，根據報銷流程找相關負責人簽字。報銷人員將完成簽字手續的報銷單送至報銷大廳現場等待報銷。財務人員現場審核，將通過審核的原始憑證手動錄入核算系統。之后，財務人員復核記賬憑證，出納支付款項。這種傳統的報銷方式操作簡單，票據出現問題能夠及時溝通，具有較強的靈活性。但是隨著N學院的快速發展，這種傳統的財務報銷流程的弊端暴露無遺，所產生問題歸納總結如下：

（一）報銷時間較長

傳統報銷模式下，報銷人員需要找相關負責人簽字。如果遇到負責領導出差或參加會議，不能及時簽字，勢必會增加報銷時間。審簽后的報銷單必須要到報銷大廳窗口報銷。但是，報銷人員來報賬的時間不固定，尤其是在學期初、學期末以及年底，容易產生扎堆報銷的現象，報銷人員必須要排隊等待，報銷時間就會增加。如果報銷過程中，財務人員接單審核后發現單據存在問題，需要花費時間當面溝通指出問題要求退單修改，這無形中又增加了其他報銷人員的排隊時間。

（二）財務工作效率低

隨著N學院的發展，業務量也在不斷增加，加之2019年政府會計制度的實施，在財務人員沒有增加的情況下，為了及時完成報銷工作，財務人員通過增加工作時間或者加大工作強度等方式進行。由于傳統報銷模式下全部采用手工錄入，并且多數業務要進行雙分錄處理，工作任務繁重。雖然財務系統中有額度控制功能，但是審單時無法獲悉報銷金額是否超支，只有在制單過程中才能得知這一事項，財務人員需要與報銷人員電話溝通取回單據。

（三）報銷業務進程無法跟蹤

由于采用窗口式報銷模式，財務人員集中收單后統一報銷，報銷人員對報銷進度無法及時追蹤。目前開通的網絡查詢功能只能提供經費支出的明細，但是這筆單據處理到哪個步驟無法獲知。這就容易造成報銷人員與會計人員之間信息不同步、不統一，在一定程度上增加財務人員和報銷人員的溝通成本。由于信息傳遞的不通暢，有時因為溝通還會產生一系列的矛盾。

二、N學院財務報銷模式優化

由于傳統窗口式報銷存在的問題日益突出，采用網上報銷模式勢在必行。結合N學院實際情況，本文對N學院財務報銷流程有以下設想：

（一）填制報銷信息

報銷人員登陸網上預約報銷系統，填寫報銷內容、預算代碼、報銷金額等。然后根據單據粘貼要求將原始單據分類粘貼并拍照上傳系統，電子類原始憑證可以直接上傳系統。之后，報銷人員根據實際情況選擇付款方式。報銷人員填好保存信息后等待網上審簽。

（二）網上審簽

審簽人員在報銷系統中能夠看到報銷人員提交的報銷事項內容、金額及所附的原始憑證的電子版，該筆款項從哪個預算項目中支出等報銷信息。如果報銷信息存在問題，可以填寫退回原因，由報銷人員修改后提交審簽。

（三）財務網上預審

已經通過網上審簽的報銷信息轉入財務人員操作系統，由財務人員對報銷信息進行初步審查如票據是否合法合規、簽字是否齊全等。如果仍存在問題，退回報銷人員重新修改，完成網上審簽。重新修改的單據再次提交的時候，財務人員會根據初審的意見重點關注修改意見，進行再次審核，直至符合通過。

（四）財務二審及編制記賬憑證

通過財務網上預審的報銷信息會反饋給報銷人員，報銷人員打印報銷單，然后將其與各類原始憑證粘貼好后放到指定投遞箱。由專人負責把投遞箱的憑證交給財務人員。財務人員將紙質版信息與電子版信息進行核對，要保持一致。在審核紙質版與電子版單據一致的情況下，財務人員就可以根據該項業務進行賬務處理。某些財務系統中可以通過掃描二維碼直接生成會計分錄。如果此時發現還存在問題，那么繼續退回重新修改。

（五）財務復核

將現場二審通過報銷單據傳遞給復核人員。復核人員重點審核記賬憑證所記錄的信息與所附的原始憑證是否相符，會計分錄處理是否合理，經濟分類是否正確，如果審核通過則提示付款。

（六）出納付款

出納收根據審核無誤后的記賬憑證，進行付款。付款成功后，會通過短信提示報銷人員款項已經支付。

三、采用網上報銷模式的優點

（一）節約報銷時間、提高審簽效率

報銷過程全部通過網絡進行，報銷人員通過網頁提示將報銷信息填列，避免由于不熟悉財務制度導致經濟事項漏填、簽字漏簽等問題。通過審核的紙質原始憑證可以放到各部門指定的投遞箱，不需要現場抽號排隊等待，報銷單據出現問題后，由財務人員通過網絡進行反饋，單據通過投遞箱退回，使報銷人員節約了往返財務處及各部門的時間及溝通問題的時間。通過網上審簽，報銷人員不需直接找經費負責人、相關領導當面審簽，節約了當面審簽的時間成本。對于需要審批簽字該經濟事項的相關領導、負責人，審批只需要在網上進行，不受時間和地域的限制，提高了審簽效率。

（二）報銷單據全程跟蹤、業務進程全面記錄

使用網上報銷系統，經費負責人、報銷人員可以查詢每一筆經費支出的詳情，報銷單據的報銷進程，對報銷單據進行全程追蹤，直至報銷款到賬報銷結束。通過網上報銷系統填報的報銷信息、審簽事項、修改內容等在系統中的各項操作，系統都會進行全面記錄。審簽人員可以查詢已審簽業務，發現問題及時糾正，進行自我監督。經費負責人通過使用系統，能夠合理規劃經費項目開支，進行事前控制，避免誤用預算，積極推進經費順利執行。

（三）提高財務工作效率、提升財務管理水平

網上報銷系統能夠對信息進行自動化處理，財務人員可以掃描紙質報銷單據的二維碼，系統根據報銷人員上傳的報銷信息直接生成財務會計分錄，需要進行預算會計處理的業務，再同時增加預算會計分錄。財務人員根據業務實際可對系統生成的會計分錄進行調整，報銷付款信息也可從系統中直接提取進行付款。通過網上報銷系統的使用，從手工錄入轉為自動提取，能夠節省憑證錄入時間，避免信息錄入錯誤，提高財務工作效率。由于網上報銷業務全程追蹤，各項經費額度在經費使用前可以進行設置，財務人員能夠及時查詢業務進程、資金流向、預算執行情況，進行事中和事后的控制。網上報銷系統使財務部門各崗位設置更加細化，職責分工更加明晰，財務人員逐漸從注重審核及核算向注重數據分析進行預測與決策的轉型。網上報銷系統使報銷工作規范化、標準化、系統化，財務管理工作逐步前移，這對高校財務管理水平的提升有很大的促進作用。

四、實施網上報銷模式的措施保障

（一）加強制度保障

網上報銷模式的推行不僅是財務部門的工作，而是涉及到全校的事情。財務部門應與各二級學院、行政部門及教輔部門進行充分的溝通，對現有報銷存在的問題進行歸納匯總，同時征集關于網上報銷的建議。結合匯總的問題以及建議，財務部門應對現有制度進行梳理規范，依據國家法律法規及最新的財稅制度，制定修訂適用于本校的各類財務制度、業務流程及相關細則文件，加強內部控制，保障財務工作平穩進行，使網上報銷系統順利實施，減少內部道德風險造成的危害。

（二）加大宣傳力度

財務部門要采取多種形式大力宣傳網上報銷。通過與各二級學院、各部門召開座談會的方式，宣傳網上報銷審簽的便捷、高效、靈活等優點。通過財務部門網站、微信公眾號和學校OA系統發放報銷操作指南及各類報銷憑證的電子版，使報銷人員及時獲取網上報銷信息。通過微信公眾號、咨詢熱線等，由專人為網上報銷操作進行答疑解惑。網上報銷要分階段進行，在網上報銷推行的初期，可以使網上報銷和現場報銷同時進行，在一段時間后逐步過渡到全部業務施行網上報銷。

（三）加強技術支持

實施網上報銷的后，系統安全平穩運行是網上報銷關鍵。財務部門根據自己的需求與系統開發商對接，設置各業務模塊，對日常涉及的各類業務進行測試，將測試問題及時對系統開發商進行反饋并修改漏洞。正式上線后，對數據安全及保密工作要有保障措施，對于網站的使用、系統后期維護及升級要有明確規定以保障系統的安全與穩定。

（四）加大人才建設

網上報銷的順利實施也離不綜合素質全面的財務人員。在信息技術快速發展的時代，財務人員應注重自身業務能力的提升，增強業務熟練度，加強計算機技術的培養，積極參與各類培訓。日常工作中，財務人員要不斷關注國家頒布的最新有關會計、稅收等方面的知識，提高自己的決策分析能力。通過不同類型的培訓，不斷增強財務人員的服務意識、責任意識、保密意識，進一步提升業務能力，為網上報銷的實施提供人才保障。

參考文獻：

[1]王澤霞，郜鼎，江乾坤.高校云報銷平臺的運作模式及解決方案[J].財務與會計，2018（04）：58-60.

[2]牛星，陳桂榮.“互聯網+”環境下高校財務報銷模式變革探析——以K高校為例[J].會計之友，2018（10）：105-109.

[3]丁洪飛，劉琴.“互聯網+”環境下高校網上報賬核算業務問題探析——以W大學財務部核算為例[J].財會通訊，2018（23）：100-102.

[4]蔡雪輝.大智移云時代高校財務工作的挑戰與創新[J].會計之友，2018（24）：65-68.

[5]尹學東，梁勇，楊蕊，張祥競.高校財務網上報銷系統實踐與探索[J].會計之友，2019（17）：111-113.

[6]陳建凱，王鑫，翟俊海.“互聯網+”的高校財務審簽報銷體系研究[J].會計之友，2019（5）：95-98.

作者簡介：王茹，山東女子學院，碩士，講師，研究方向：政府會計。