淺析檔案管理工作

劉雪松

摘 要：檔案從它的產(chǎn)生、發(fā)展、演變到現(xiàn)在，經(jīng)歷了一個(gè)漫長(zhǎng)的歷史過(guò)程，是人類(lèi)記憶的傳承。檔案工作，作為保護(hù)人類(lèi)文化遺產(chǎn)的事業(yè)，理應(yīng)得到全社會(huì)的重視。

關(guān)鍵詞：檔案；檔案管理；文書(shū)檔案；聲像檔案

古代人為了記憶，采取“結(jié)繩”和“刻契”的方法用于保存記憶、進(jìn)行溝通與交流。人類(lèi)不能失去記憶，人類(lèi)社會(huì)不能沒(méi)有記憶工程，而傳承記憶的工具之一便是檔案。檔案能夠幫助我們?cè)跉v史的長(zhǎng)河中追溯事實(shí)的來(lái)龍去脈。

1 檔案的含義

《中華人民共和國(guó)檔案法》明確規(guī)定：“本法所稱的檔案，是指過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。”它也有自己的含義：檔案是過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的；檔案是保存?zhèn)洳榈奈募粰n案的形式是多種多樣的，檔案的形式是指檔案的載體形態(tài)和記錄與表達(dá)方式；檔案是人類(lèi)社會(huì)活動(dòng)的原始記錄，檔案是人類(lèi)社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中形成和產(chǎn)生的各種材料轉(zhuǎn)化而來(lái)的，是當(dāng)時(shí)活動(dòng)最為原始的記錄，不是事后另行編寫(xiě)和隨意收集來(lái)的。

2 檔案的分類(lèi)

科學(xué)分類(lèi)是實(shí)施科學(xué)管理的基礎(chǔ)。標(biāo)準(zhǔn)不同、角度不同，分類(lèi)的結(jié)果便會(huì)不同。在現(xiàn)代社會(huì)有一種較為流傳，并被廣泛接受的分類(lèi)方法，即以內(nèi)容為標(biāo)準(zhǔn)，將檔案分成文書(shū)檔案、科技檔案和專門(mén)檔案三大類(lèi)別。①文書(shū)檔案也稱黨政檔案、行政檔案，是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位等在領(lǐng)導(dǎo)和行政管理活動(dòng)中形成的檔案材料。例如。國(guó)家行政機(jī)關(guān)發(fā)出和收到的命令、指示、請(qǐng)示、批復(fù)、報(bào)告、決議、通知等，在辦理完畢歸檔保存后，即為文書(shū)檔案。②科技檔案是由生產(chǎn)技術(shù)應(yīng)用與管理、基本建設(shè)、科學(xué)研究活動(dòng)中產(chǎn)生和使用的圖紙、圖表、文字材料、計(jì)算材料等科技文件材料轉(zhuǎn)化而成的檔案材料。這些檔案多集中在工廠、礦山、設(shè)計(jì)院、研究院和地質(zhì)、測(cè)繪、水文、氣象、建筑等部門(mén)。③專門(mén)檔案是指一些社會(huì)機(jī)構(gòu)和組織在某些專門(mén)業(yè)務(wù)工作中形成的檔案材料。如人事檔案、會(huì)計(jì)檔案、工商檔案、稅務(wù)檔案、教學(xué)檔案、訴訟檔案等。

3 檔案管理工作

1、文書(shū)檔案管理，是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位及其他社會(huì)組織在領(lǐng)導(dǎo)和行政管理等項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存?zhèn)洳閮r(jià)值的文件。收集工作是文書(shū)檔案管理工作的起始環(huán)節(jié)，與其他各個(gè)環(huán)節(jié)的工作相比，它處于一種特殊地位。特別是在簡(jiǎn)化檔案整理工作、強(qiáng)化檔案利用工作、突出館（室）藏特色的今天，檔案的收集工作已變得越來(lái)越重要。文書(shū)檔案收集工作是文書(shū)檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)；文書(shū)檔案收集工作的質(zhì)量決定了文書(shū)檔案管理工作的質(zhì)量。

各個(gè)單位在日常工作中會(huì)形成和使用大量文件，其中具有查考、憑證價(jià)值、需要整理歸檔的文件只是一部分。為了防止出現(xiàn)“有文必檔”的現(xiàn)象。文書(shū)部門(mén)與檔案部門(mén)對(duì)收集到的文件材料必須按照鑒定原則和檔案保管期限表的規(guī)定，結(jié)合本單位實(shí)際審慎地進(jìn)行鑒定。檔案收集工作實(shí)際上是要解決檔案形成的分散性與管理的集中性之間的矛盾。為使各部門(mén)形成的文件能夠按要求移交到檔案室集中保管，檔案部門(mén)在收集工作中必須重視調(diào)查，掌握應(yīng)歸檔文件在分散、流動(dòng)、管理和使用等方面的信息。

文檔工作收集的方法，嚴(yán)格按照本單位歸檔制度的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行接收，一個(gè)單位即使建立了歸檔制度，也會(huì)出現(xiàn)有些文件不能按照歸檔要求及時(shí)歸檔的情況，特別是未經(jīng)收發(fā)登記的文件，在歸檔時(shí)往往容易被遺漏。如領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)業(yè)務(wù)人員學(xué)習(xí)、參觀、考察或參加各種會(huì)議帶回的有價(jià)值的文件材料，很容易分散在個(gè)人手中。因此，除了制定文書(shū)檔案的歸檔制度外，各單位還要建立相關(guān)制度，采取必要的控制措施，確保零散文件也能齊全歸檔。

2、聲像檔案管理，聲像檔案是有別于紙質(zhì)載體檔案的特殊載體檔案中的一種。是國(guó)家檔案全宗的重要組成部分，也是一個(gè)立檔單位一般所必備的檔案種類(lèi)。聲像檔案是指國(guó)家機(jī)構(gòu)，社會(huì)組織以及個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的，有保存價(jià)值的，以音響、形象等方式記錄信息的特殊載體，并輔以文字說(shuō)明的歷史記錄。

聲像檔案記錄的是社會(huì)發(fā)展中人們活動(dòng)的聲音和圖像，因此反映的客觀事物直觀形象，活靈活現(xiàn)。比如中華人民共和國(guó)開(kāi)國(guó)大典、港澳回歸、中華人民共和國(guó)建國(guó)60周年等氣勢(shì)雄偉的場(chǎng)面與情感如實(shí)的反映和再現(xiàn)。

聲像檔案容易被復(fù)制，且難以區(qū)別檔案的原件與復(fù)制件。如一盤(pán)重要的錄音磁帶。母帶與復(fù)制轉(zhuǎn)錄帶僅從外觀及效果上很難區(qū)別。同時(shí)科技的快速發(fā)展，使得影像資料及其容易復(fù)制。就聲像資料的這一特點(diǎn)給聲像檔案資料的搜集工作帶來(lái)了一定的困難。工作活動(dòng)中形成的照片，錄音、錄像磁帶，同樣要收集歸檔，這在有的基層單位沒(méi)有得到重視。因此，檔案人員必須做聲像資料搜集的宣傳工作。在各單位，聲像材料的主要產(chǎn)生渠道是宣傳部門(mén)、領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)、綜合部門(mén)等。搜集工作要著眼于平時(shí)，當(dāng)一項(xiàng)會(huì)議、一項(xiàng)活動(dòng)結(jié)束時(shí)，及時(shí)搜集資料。

3、人事檔案管理，人事檔案是有別于文書(shū)檔案、科技檔案的專門(mén)檔案之一。人事檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織在人事管理活動(dòng)中形成的，記述和反映個(gè)人經(jīng)歷、德才、工作表現(xiàn)的以個(gè)人為單位集中保存起來(lái)以備考察的文字、表格和其他各種形式的歷史記錄。人事檔案主要源于一定單位的人事管理活動(dòng)。它是考察了解員工的重要手段和依據(jù)；也是澄清個(gè)人問(wèn)題的憑證，同時(shí)也可以為日后的人物傳記和專業(yè)史的寶貴資料。

4、檔案管理工作的現(xiàn)代化，計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)改變了人類(lèi)的工作與生活。檔案管理工作要與時(shí)俱進(jìn)實(shí)施現(xiàn)代化管理。檔案管理現(xiàn)代化涉及到檔案從搜集到管理以及應(yīng)用的各個(gè)環(huán)節(jié)。它的任務(wù)是如何最大限度的延長(zhǎng)檔案的壽命，如何利用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)開(kāi)發(fā)檔案信息資源，如何應(yīng)對(duì)電子文件搜集、積累、整理、形成電子檔案。如何實(shí)施現(xiàn)代化管理，最關(guān)鍵的是檔案工作人員信息化水平的提高，需要員工掌握現(xiàn)代技術(shù)。

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