多媒體及網絡技術在機關檔案管理中的作用

梁鵬

機關檔案管理工作是一項最基礎的工作，利用現代化的手段科學有效的管理機關檔案，對于構建和諧社會具有建設性的意義。為了適應機關單位發展的需要，必須在最短的時間內掌握和應用計算機網絡技術的相關知識，并且將計算機網絡技術應用到機關檔案的管理工作中，可以極大的提升機關檔案管理工作的效率。

1 計算機網絡技術在檔案管理中的作用

1.1 擴展資源開發的范圍

傳統的機關檔案管理受限于信息傳遞技術的影響，并且機關檔案管理單位的資源開發對象主要是已經存在的資源和相對很小范圍的資源。在機關檔案管理工作中引入計算機網絡管理技術，可以徹底的擺脫檔案管理的空間限制和時間限制，使得機關單位的檔案管理工作可以隨時隨時進行。

1.2 系統化管理

信息化網絡技術不但具有增加數據儲存的能力和安全可靠的性能，還可以使得檔案管理比傳統方式更加系統和快捷。一套非常完備的信息化檔案管理系統包括：機關檔案所有的數據信息、管理的內容和檔案資源的全覆蓋等非常突出的管理特點，而且在必要的時刻還可以和相關單位高度結合，確保了檔案數據的時效性和統一性。

1.3 精細化管理

在檔案資源管理的工作中引入信息化管理技術，可以很好的滿足機關單位對于檔案精細化管理的要求和目的，利用信息化管理技術，可以在最短的時間內把每一種檔案資源進行分類和整理，最終以一種數據的形式儲存在信息系統中，而且可以隨時隨地對其進行查閱。

2 信息化管理出現的問題

2.1 真實性無法保證

電子文件和電子檔案很容易在信息系統中被別有用心的人修改，并且不會出現任何的修改痕跡。所以說在電子檔案形成的時候，工作者沒有辦法留下一些特殊的痕跡。而且單位相關的負責人員更是沒有辦法在電子文件的材料磁盤上面簽字確認，所以很大程度上影響了電子檔案的真實性和可靠性。如果說有人對電子檔案中部分資料進行了修改，工作人員和負責人也無從知曉。

2.2 保密工作漏洞百出

利用網絡技術可以在任何一個終端機器上面搜索到任何一個存貯信息的電子文件，而且一個電子檔案可以同時發送給多個計算機終端。這個問題對于機關單位的電子檔案保密工作帶來了非常大的威脅。

2.3 長久保存有遺漏

因為信息化辦公的深入，很多事業單位基本上都實現了計算機辦公，所有的政策信息和會議情況都會以電子文件的形式存貯在網絡中，操作人員只要通過簡單的按鍵操作，就可以得到自己需要的信息。這種辦公模式確實簡化了檔案的規整程序和使用效率，但是如果出現計算機和網絡終端被黑客攻擊的情況，那么電子文件和電子檔案就會在瞬間全部消失或者是被復制，造成的損失是沒有辦法用經濟衡量的。

3 實現信息化管理檔案的具體步驟

3.1 對機關單位檔案實行電子文件管理模式

文件材料的整合和分類，要去檔案工作者必須完全掌握現行的文件管理工作的相關內容和技術，對大量電子文件的設置、接收和存儲等相關工作進行全方位的引導，在完全保證原有文件信息的基礎上，對文件信息按照新的要求進行整合和劃分。也就是說，通過信息化技術的處理，將已經分類好的電子文件格式都轉換成“只讀性”電子文件，意思就是可以隨意的閱讀，但是沒有任何的權利對其進行更改的權限性文件，通過這樣的方式保護和識別電子文件的初始結構，由此保證電子文件的安全可靠性能，而且在信息化系統中可以發揮和紙質資料同樣的社會效果。

3.2 電子檔案的保存

在保存的時候我們通常要求利用化學磁性材料作為文件的載體，從理論方面來說可以長期固定的保存而不丟失，因為在信息化系統中讀取信息是不會出現紙質資料一樣的磨損情況，文件讀取是沒有任何接觸的。電子文件在介質層上面的信息會被密封保護在塑料保護層內部，不用擔心會受到外界磁性的干擾，也不會受到空氣中的灰塵和有害氣體的侵蝕。但是因為電子文件存儲的時間非常短，相應的就會缺乏實際效果的驗證，所以在進行電子文件初始數據保存的時候，應該對這個問題進行深入的探討和分析。鑒于當前的機關單位檔案管理工作的效果來看，對于需要長期保存的電子文件數據，必須定時定期進行數據的復制和重新保存，避免信息出現丟失的可能。

3.3 檔案工作人員的知識結構變化

因為信息化技術的應用，使得部分一些利用傳統技術管理檔案的工作更新自己的技能知識，學習新型的信息化管理知識，引進和適應信息化技術的技能和要領，使得檔案管理工作人員具備很寬廣知識面，這樣做的目的就是讓檔案管理人員可以滿足信息技術發展的需要。

3.4 完善電子檔案相關的法律規定

在電子檔案的處理、保存、分類和丟失等每個工作話捏，信息都會出現部分丟失或者是更改的可能性，就算是機關單位中擁有最為先進的信息化管理技術，但是我們沒有絕度的把握保證電子不會出現意外情況而丟失。所以在這個方面，我們需要建立一個與其相關的法律制度，制度的頒布和實施對于保護電子檔案的真實性和初始性具有非常大的作用。通過法律的規定，工作人員和其他人員就可以做到有法可依，工作人員就可以自覺的遵守相關法律。