淺析檔案規范化管理工作的幾個問題

李唯

管理的依據是制度，要管理好檔案必須建立健全各項規章制度。為此，四平市鐵西區平西鄉三資代理服務中心先后制訂了一系列檔案管理制度及職責。其中包括《立卷歸檔制度》、《檔案查（借）閱制度》、《檔案保管制度》、《檔案工作保密制度》、《檔案鑒定銷毀制度》以及《檔案人員工作職責》和《檔案管理人員考核辦法》等，并采取制度上墻等措施，從而不斷規范和促進我處養老保險檔案的各項管理工作。

1 檔案工作規范化管理取得新成效

近年來，我中心認真貫徹落實《檔案法》和《吉林省檔案工作規范化管理辦法（試行）》等政策法規，增強全中心干部職工的檔案管理意識，加大硬件設施投入，不斷完善規章制度，規范檔案管理，檔案工作規范化、法制化、信息化管理不斷深入推進，為機關事務管理工作提供了有效的資料信息保障服務。主要有以下幾個特點。

一是健全管理體系。我中心始終高度重視檔案管理工作，建立健全了主管、分管、具體負責人員的檔案工作管理體系。檔案工作作為中心辦公室的一項重要工作內容，列入績效考核工作目標。各處（室）、部門各單位均建立了專兼職檔案人員負責檔案的收集整理工作制度。

二是注重教育培訓。積極開展對有關檔案管理知識和制度的學習培訓，把《檔案法》和吉林省的《實施辦法》等列入培訓的重要內容，認真組織學習《檔案工作文件選編》上的新規范、新制度。分管中心主任在有關會議上帶頭宣傳檔案法，中心辦公室牽頭多次舉辦培訓班，對下級單位專、兼職檔案人員進行培訓，不斷增強干部職工的檔案管理意識。

三是抓好設施建設。在行政經費十分緊張的情況下，我服務中心擠出資金，按照有關要求新建了檔案人員辦公室、查閱室和能容納20年檔案資料的檔案專用庫房等現代管理設施和整理檔案所需用具，夯實了檔案管理工作基礎條件。

四是著力制度完善。進一步加強檔案管理制度化建設，重新制發了《局電子文件歸檔與管理暫行辦法》和《服務中心公文處理實施辦法》，完善了文書檔案保管期限表和檔案歸檔、整理、保管、統計等制度。堅持大事記編撰制度，各處室于每年的7月和次年的1月向服務中心辦公室交大事記記錄本，局辦公室負責整理編輯。

五是堅持規范歸檔。完成了近年來檔案的歸檔整理工作，共立卷574件（卷），文書檔案1289件，其它資料860條，重要事跡檔案3本，照片檔案25張，光盤10張，實物檔案25件。

六是突出開發利用。建立了檔案資源開發利用機制，加強檔案利用服務工作，嚴格檔案借用（閱）管理，堅持檔案借閱和利用效果登記。2012年，提供文件借閱220余件次，復印文件資料400余份，提供利用檔案138卷/件次；2013年10月以來，提供文件借閱200件次，復印文件資料400余份，提供利用檔案150卷/件次。同時，進一步規范榮譽室建設，對中心榮譽室相關展板進行了更新，完善和充實了部分實物檔案資料。

2 嚴格執行各項制度，使檔案管理工作逐步實現規范化、制度化

1、健全規章制度，規范檔案管理工作。根據檔案目標管理要求，及時將處理完畢的具有再利用價值的文件材料，依據內容，分門別類進行整理；訴訟案卷審結即移交檔案室，嚴格辦理移交手續，編制歸檔目錄，做到歸檔及時、歸檔文件材料齊全、完整、規范，提高歸檔率、完整率；嚴格借閱訴訟檔案的管理，本院各部門需借閱、查閱檔案的，填寫借閱、查閱案卷函，經主管院長簽字批準后方可到檔案室借調。照章辦事，嚴格日常檢查，嚴把質量關。檔案管理人員按照檔案管理規定，做好檔案的接收、檢查、歸檔工作，嚴格把關，防止不合格檔案進人檔案庫房；定期檢查本院各類檔案材料，對歸檔卷宗質量實施監督，存在問題的提出處理方案和意見。加強檔案業務培訓。注重信息保密制度教育，不斷提高檔案工作人員的責任意識、保密意識和業務水平，扎實做好檔案管理工作。

2、加強基礎保障，促工作提質升位。選配政治素質好、業務能力強、有一定檔案管理專業知識及工作經驗的干部從事干部人事檔案管理工作。利用各級教育培訓資源，加強檔案管理知識培訓學習，努力做到學用結合，不斷提升檔案管理人員的業務能力和水平。按照干部人事檔案管理的相關規定，做到檔案室、閱檔室分開，配齊配全檔案室計算機、密集架等輔助設備及“六防”設施，為人事檔案工作提供了健全的基礎性保障。

3、健全管理制度，促工作嚴謹規范。認真落實《中心檔案整理細則》，建立健全的中心檔案收集、整理、查（借）閱、轉遞、保密、保管等制度，做到室內有制度、管理有簿冊、查閱有記載、轉遞有回執、管理有專人。做好檔案材料的審核把關，對檔案材料中的欠、缺、誤、漏等進行登記造冊并及時解決。同時，認真執行干部人事檔案材料收集歸檔“五個不準”規定，嚴防檔案丟失、涂改造假、失密泄密，切實維護檔案制度的嚴肅性。

4、做好信息分類，促工作效率提升。圍繞收集、鑒別、分類、整理、裝訂等關鍵環節，重點實現“三齡兩歷”、年度考核表、工資審批表、入黨材料等普遍性材料的真實性和完整性；做好干部違紀處分、表彰獎勵等特殊性材料的收集。同時，每一份信息材料統一編號、貼分類標簽，并堅持做到該歸檔的堅決歸檔，不該歸檔的予以剔除，確保整理入庫的干部檔案全面翔實、編排有序、使用方便。 實現動態管理，促工作全程跟進。

隨著社會的不斷的科學發展，各部門工作人員自我加強檔案管理意識，自我提升檔案管理水平。把檔案管理工作作為提高中心工作效率和工作質量的一項重要內容來抓，做到與其它工作同布置、同部署。在檔案整理過程中，嚴格按照有關要求，對各類檔案進行科學分類，實現檔案管理規范化，極大地為服務中心檔案管理的科學有效性提供了基礎性保障。