淺析校園辦公系統OA

段鑫

摘 要：本文主要介紹了基于工作流技術的校園辦公系統OA的發展現狀、系統需求以及各種應用。

關鍵詞：校園；辦公自動化；OA

1 OA與工作流技術

辦公自動化（Office Automation，簡稱OA）是將現代化辦公和計算機網絡功能結合起來的一種新型的辦公方式。辦公自動化沒有統一的定義，凡是在傳統的辦公室中采用各種新技術、新機器、新設備從事辦公業務，都屬于辦公自動化的領域。在行政機關中，大都把辦公自動化叫做電子政務，企事業單位就大都叫OA，即辦公自動化。在校園里，自然成了校園辦公系統OA。通過實現辦公自動化，或者說實現數字化辦公，可以優化現有的管理組織結構，調整管理體制，在提高效率的基礎上，增加協同辦公能力，強化決策的一致性，最后實現提高決策效能的目的。

工作流技術（Workflow）就是工作流程的計算模型，即將工作流程中的工作如何前后組織在一起的邏輯和規則在計算機以恰當的模型進行表示，并對其實施計算。工作流要解決的主要問題是：為實現某個業務目標，在多個參與者之間，利用計算機，按某種預定規則自動傳遞文檔、信息或是任務。工作流管理系統（Workflow Management System，WfMS）的主要功能是通過計算機技術的支持去定義、執行和管理工作流，協調工作流執行過程中中國之間以及群體成員之間的信息交互。工作流需要依靠工作流管理系統來實現。

2 現狀

2.1 初級階段

以結構化模塊數據處理為主要核心組成部分?；陉P系數據庫系統和文件系統以及簡易日常辦公信息技術，提高了文件等資料管理水平。

2.2 中級階段

隨校園規模不斷擴大，校園OA“超越時空”的應用需求強烈。以網絡技術為基礎性技術、以工作流為中心，提供了文檔管理、電子郵件、目錄服務等基礎支持，實現了各種在線辦公等眾多實用的功能，極大地方便了辦公人員的工作，規范了組織管理、提高了運營效率。此階段工作流技術得到了應用。

2.3 高級階段

OA應用發展越來越成熟，已經深入到校園內部的各項管理活動環節，成為校園數字信息化的一個重要組成部分。校園各部門以及人員之間的協同、內外部各種資源的有效組合、為辦公人員提供高效的協同工作環境。

3 需求分析

目前很多校園處于手工落伍式工作模式，隨著校園信息化深入，少數組織部門開發適用于本的信息管理系統，但是各部門只是各自處理獨立的業務，無法實現信息共享，難以實現各部門之間的高效協同工作。

3.1 協同工作模式（基于工作流）

協同工作就是指多個人共同完成一件或者多件事項。齊心協力、共同工作。協調兩個或者兩個以上的不同資源或者個體，協同一致地完成某一目標的過程或能力。校園OA提供具有工作流性質的處理過程和監督功能，解決多部門協作問題，推動部門間的高效率協作。

工作流（Workflow），就是“業務過程的部分或整體在計算機應用環境下的自動化”，它主要解決的是“使在多個參與者之間按照某種預定義的規則傳遞文檔、信息或任務的過程自動進行，從而實現某個預期的業務目標，或者促使此目標的實現”。

基于工作流協同工作模式，采用工作流管理系統的體系結構模型和工作流技術中的工作流引擎，利用其基本構件以及這些基本部件之間的接口：流程定義、調用、管理監控等可以使整個辦公自動化系統具有交互性，同時也能夠極大的降低系統重新開發的成本。

3.2 集成化辦公

集成化辦公的環境是一個以信息處理為內容的綜合性的通用系統，采用客戶機/服務器體系結構，核心為信息發布和信息管理兩個主要部分，為用戶提供從信息發布、傳送到管理、檢索的一體化服務。

創造一個集成化的辦公環境，為工作人員提供多功能的桌面辦公環境，解決辦公人員處理不同事務需要使用不同工作環境的問題。提供集成處理與發布信息的工作平臺，解決以往信息收集、處理和發布過程相分割的問題，減少不必要的交接環節，提高工作便利性。

3.3 無紙化辦公

利用現代化的網絡技術進行辦公。主要傳媒工具是計算機等現代化辦公工具，可以實現不用紙張和筆進行各種業務以及事務處理。支持信息傳遞，解決由人工傳送紙介質或磁介質信息的問題，從而實現工作效率和可靠性的有效提高。

具有部分功能子系統，如圖所示：

4 總結

辦公自動化系統是數字校園系列軟件的重要組成部分，緊密結合校園業務，全面貫通高校內部經脈，通過對校園各部門辦公要素的整合，實現對工作流、信息流和知識流的整合管理。辦公自動化系統旨在為校園內部各級組織部門之間建立起一種開放的、網絡化的、高效的辦公新環境，以一套完善的支持群體協作、流程控制、信息發布及控制功能的應用軟件，為校園內部管理和外部交流提供全面信息的傳遞、處理渠道。

實施校園辦公自動化，是校園辦公管理工作的一場革命，是校園走向教育現代的必然選擇，它不僅改變了傳統的辦公習慣、方式和方法，更是對校園行政管理和教職工的工作提出更高、更嚴格的要求；實施校園辦公自動化，是運用現代管理理念和方法，把大量的日常辦公管理工作實行電子化，從而使過去許多能做做不好，想做不能做的事情在校園辦公自動化管理平臺上實現；實施校園辦公自動化，是希望通過現代計算機和網絡技術的集成運用，將校園的管理和服務職能轉移到網絡完成，同時實現工作流程的順暢流通，超越時間、空間和部門分隔的制約，提高單位信息透明度和單位工作效率；實施校園辦公自動化，是希望通過這個過程建立新型的教育教學管理機制，進一步提高校園的管理效能。

參考文獻

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