檔案保密工作略談

賈淑軍

摘 要：檔案保密工作至關重要，直接關系到黨、國家及相關單位與個人的切身利益。作為一名檔案工作人員，應高度重視并嚴格做好檔案的保密工作，切實履行好自己管理檔案的神圣職責。筆者根據自己多年的工作經驗，并參考有關文獻，從“絕密檔案的保管”、“正確處理檔案保密與利用的關系”和“檔案利用過程中的監督”三個方面，就如何做好檔案保密工作展開論述。

關鍵詞：檔案 保密

作為一種重要的社會信息資源，檔案是國家機關、社會團體、企事業單位及其個人在從事社會活動過程中形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的原始記錄。由于檔案是行為者在從事社會活動過程中形成的各種文件材料轉化而來的，是國家機關、社會團體、企事業單位及其個人活動的真實記錄，因此它具有重要的憑證作用和參考使用價值。檔案中也包含著涉及國家機關、社會團體、企事業單位及個人秘密的資料、經濟數據、科技成果等，一旦泄露，就會使國家機關、社會團體、企事業單位及個人的安全和利益受到重大損害。這就涉及到檔案保管、利用工作中的保密問題。檔案的保密工作做得好與壞，將直接關系到黨、國家及相關單位與個人的切身利益，也影響到其服務社會、促進經濟發展、造福人類的價值利用效率。所以在檔案管理工作中保密工作是至關重要的，作為一名檔案工作人員，應高度重視并嚴格做好檔案的保密工作，切實履行好自己管理檔案的神圣職責。根據自己多年的工作經驗，筆者認為做好檔案保密工作應做好以下幾個方面的工作：

1 絕密檔案的保管

絕密檔案是涉及黨和國家的核心秘密，為確保國家秘密的萬無一失，必須做好絕密檔案的保密工作。

1.1 加強絕密檔案的日常管理

絕密檔案的調閱、移出、銷毀等應嚴格按規定手續辦理，必須經指定領導人審批，認真履行登記、簽字手續，任何人無權擅自調閱。絕密檔案使用完畢后應及時清對、檢查，發現失密、泄密問題，應及時查明原因，進行補救。

1.2 將絕密檔案與非絕密檔案分別保管

密檔案要設保險鎖、保險柜、防盜器，從保管條件上確保絕密檔案的安全。

1.3 提高絕密檔案管理人員的素質

絕密檔案管理人員具有特殊的地位和身份，有知密早、知密多、知密深的特點，對保守秘密負有比一般檔案人員更為重要的責任。檔案保密工作好與壞，絕密檔案管理人員的素質是關鍵。除了具備一般檔案人員的基本素質外，絕密檔案的管理人員還應具備如下素質：

1.3.1較高的政治素質。檔案工作是一項保密性很強的工作，絕密檔案的管理人員必須具有較高的政治覺悟、較強的責任心和高度的保密意識，無論什么場合都做到守口如瓶。

1.3.2嚴謹的工作作風。嚴謹的工作作風，也是絕密檔案的管理人員必不可少的基本素質之一。在實際工作中必須始終保持嚴肅認真的態度，尊重科學、尊重事實，做到精益求精，嚴謹務實，一絲不茍，經手的事情件件有頭有尾，手續清楚。

1.3.3過硬的業務素質 。絕密檔案的管理人員既要有較強的檔案方面的業務知識與技能，還要了解、掌握一些有關保密的知識與技能，從而確保絕密檔案管理的萬無一失。

2 正確處理檔案保密與利用的關系

保守國家機密是檔案工作人員的神圣職責。檔案人員都重視檔案保密，但也存在著重保密輕利用現象，甚至由于保密而產生一些弊端，如大批檔案不能得到充分利用，甚至有些很有價值的檔案長期被束之高閣，變成一文不值的廢紙，造成檔案浪費，領導不能及時全面地了解情況，有效地利用檔案。這就要求我們必須正確處理好檔案保密與利用的關系。對檔案工作來說，保密與利用兩者都十分重要，決不可偏廢。在嚴格做好保密工作的同時，切實做好檔案的利用工作。利用必須在保密基礎上的進行。因此，在開放檔案為社會各界所利用的同時，應當做好相應的保密工作。

2.1 做好檔案開放前的審查工作

審查工作是檔案開放前的一項重要工作，也是開放檔案工作的一個重要環節，其主要任務是科學而準確地區分、判定檔案的開放與控制使用范圍。對這項工作可以分三步進行：一是初審，檔案工作人員根據標準，對開放期限內的檔案逐件進行審查，初步判定開放與控制使用范圍。二是中審，由具有較高政策水平和業務能力的同志，重點審查初審中沒能判定開放與控制使用的部分檔案，以確定其取舍。三是終審，由有關領導，根據初審和中審的情況，權衡利弊，進行綜合分析、審查，最終決定與批準檔案的開放與否。

2.2 做好設密檔案的解密工作

根據《保密法》規定，涉密檔案分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級。確定檔案的密級，是為了讓檔案工作人員根據不同的密級采取不同的管理措施，最大限度地提供利用檔案。但是秘密不是一成不變的，《國家秘密保密期限的規定》中規定：除有特殊規定外，絕密級事項不超過30年，機密級事項不超過20年，秘密級事項不超過10年。這里所說的“特殊規定”是指制定保密范圍的中央、國家機關可以規定有關保密范圍中某類事項的保密期限為“長期”。對規定為“長期”的國家秘密事項，在授權機關作出解密前，其他機關、單位應當對其采取長期的保密措施，不得擅自決定解密和隨意對外提供。保管期限屆滿的檔案就應該向社會各界開放。開放前，必須先進行劃密解密，把未解密的列入控制使用的范圍。對劃密檔案進行解密，應當遵循保密法的有關規定，即：“國家秘密事項在保密期限內不需要繼續保密的，原確定密級和保密期限的機關、單位或者其上級機關應當及時解密。”（《中華人民共和國保守國家秘密法》第16條）。這就是說，解密是由原確定密級的機關、單位或其上級機關進行。

2.3 做好檔案開放前的基礎工作。

2.3.1提高開放檔案案卷的內在質量。利用原有基礎，進行系統整理，達到分類科學、組卷合理、編目清楚、排列系統的要求。

2.3.2建立健全檔號。要適應開放后檢索與管理的要求。

2.3.3編制檢索工具。一是基礎性檢索工具，如《開放檔案目錄》；二是骨干性檢索工具，如《開放檔案卡片目錄》；三是文字敘述性檢索工具，如《開放檔案全宗介紹》、《全宗卷》等，使開放檔案的檢索工具逐步形成以骨干性檢索工具為主，以基礎性檢索工具為輔，以敘述性檢索工具為必要補充的檢索工具體系，實現檢索途徑的多元化。

2.3.4準備好副本。對珍貴、重要的檔案，應采取抄錄、復印、照相等形式進行復制，搞好檔案副本。

3 檔案利用過程中的監督

檔案利用監督是做好檔案利用過程中保密工作的一項重要措施，它能有效地發現并制止糾正檔案利用過程中不利于檔案保密的各種不良行為，從而做到既能利用檔案，又能保證檔案的完整與安全。具體說來，檔案利用監督應從以下幾個方面實施：

3.1 制度建設

檔案利用規章制度一般有閱覽制度、外借制度、復制制度等。根據實際情況，對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規定不同的審批手續，使提供利用工作有章可循，在大力開展檔案利用工作的同時，確保不失密、不泄密及文件的完好無損。各項檔案利用規章制度的條文應嚴密而簡明，便于執行，并在實踐中認真加以總結，不斷充實和完善。

3.2 隊伍建設

擔負利用服務工作的檔案管理人員，是利用制度的直接貫徹者，對檔案的安全負有直接責任，必須具備較高的素質。一是政治素質，要有高度的政治責任心和全心全意為人民服務的精神，熱愛檔案和檔案事業；二是業務素質，要具備專業知識，熟悉所保管的檔案內容，熟悉檔案法規；三是文化素質，要有較高的文化知識，能總結和分析利用工作中的經驗與問題，從中掌握利用工作的規律。此外，還要有敏銳的工作能力和觀察能力，善于做利用者的工作，能獨立處理利用中出現的一般問題。

3.3 監督措施

在利用中，要根據不同的利用對象的不同目的，掌握其心理和思想動機，加強重點監護。有條件的檔案館室還可以安裝攝像監視器。對某些為獲取憑證而來館查閱檔案的利用者，要防止偷撕或涂改檔案；對一些平時養成看書劃線或翻書沾口水之類習慣的利用者，要及時提醒。做好利用監督，還要做到三勤：一是嘴勤，勤宣傳利用檔案的制度與規定，勤與利用者交談，掌握其利用目的與動機；二是眼勤，勤觀察動態，置每個利用者于視覺之中；三是手勤腦勤，勤分析利用者的情況和利用效果，勤檢查被利用的案卷，勤督促利用登記制度的落實。要在利用者離去之前，仔細檢查翻閱被利用過的案卷和文件，發現問題及時查處，并在利用登記簿上備注說明。對于損毀檔案較為嚴重的違法行為，應及時報告有關領導，以便及時查處，挽回損失。

參考文獻

[1] 鄧紹興 陳智為編著《檔案管理學》，首都師范大學出版社2004年10月第3版

[2]《中華人民共和國檔案法》，法律出版社，2003年5月

[3]王媛媛《淺析如何做好檔案保密工作》，《青春歲月》2012年16期。

[4] 汀藍著《試論檔案工作中的保密》http：//www.lunwennet.com/thesis/2005/6641.html。