ERP環境下會計信息化綜合實訓系統初始化問題研究

鐘 偉 李細妹

（湘西民族職業技術學院，湖南 吉首 416000）

現在各個高校的會計專業學生普遍面臨實習難的問題，一是單位的會計崗位接受實習人數有限；二是會計崗位涉及到單位的商業秘密和經濟利益。大多數單位都不愿意接收會計專業學生實習，即使接收，人數也有限，遠遠不能滿足高校畢業生的實習要求。教育部門要求學生在校期間要進行一定時期的頂崗實習，但是就會計專業而言，卻因種種原因很難做到。因此，做好會計專業學生校內實訓教學工作，進行高仿真的綜合實訓，培養學生的實際操作能力，成為實現“零距離”就業的有效途徑。

目前，大多數高校會計專業綜合實訓大都分手工會計實訓和會計信息化實訓兩個模塊，但往往存在二者相互脫節的現象，一般都是以手工會計實訓為主，會計信息化實訓為輔，學生在做完手工會計賬后，獨自在單機上輸入數據，打印出賬表上交。沒有進行崗位分工，學生不會體會到ERP環境下的會計信息化工作流程，業務再造等工作特點，達不到最好的實訓效果。必須科學、正確地進行系統初始化設置工作，才能保證手工會計順利過渡到會計信息化階段，從而完成真正意義的ERP環境下的會計信息化綜合實訓，下面就如何做好系統初始化工作談談幾點做法：

一、工作流程

系統初始化工作的基本流程為：組建局域網——安裝財務系統——收集、整理資料——一建立賬套——啟用各子系統一一各子系統初始化設置

二、準備工作

以某工業企業為例，采用用友U8.72軟件，模擬某工廠手工會計向會計信息化過渡的工作。

1.人員分工

把學生按6-8人一組進行分組，分組的時候要注意學生優、中、差的搭配，由會計主管進行崗位分工和崗位輪換安排。因為會計模擬實訓一般以一個月的經濟業務為期，因此崗位輪換不必要是所有崗位都進行輪換，可以進行有選擇性和針對性的崗位輪換。

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2.網絡布置

每組配一臺服務器，6-8臺工作站，一組的計算機的IP分配在一個段內，組成一個小型局域網，由會計主管先進行服務器端的安裝，其他人員進行各自工作站的客戶端的安裝，安裝完成后進行連接測試。

三、整理手工會計實訓資料

會計信息化不是手工會計照搬到計算機中運行，而是需要對手工會計資料根據ERP財務軟件的特點和本單位的業務特點和管理需要進行整理和規劃。整理工作由各組員分工進行各自模塊的數據整理，會計主管做好基礎信息的設置并做好各模塊之間的銜接工作，避免出現重復設置和設置沖突的情況發生，整理好數據要由指導老師最后進行檢查審核通過后再上機進行操作。

四、賬立賬套和啟用各子系統

會計主管先在服務器建立好賬套，做好人員分工和權限設置，各操作密碼各操作員自行設置，會計主管除了設置好自動備份計劃工作以外，還應該在磁盤建立一個賬套備份文件夾，進行手動備份，如在初始化完成時、結賬前等特殊時段需進行專項的備份。建賬完成后依次啟用各子系統。

五、各子系統初始化設置

各子系統初始化分工見系統初始化分工安排表，各系統要根據軟件的特點和本單位的核算管理需求進行分析，充分發揮財務軟件的功能，體現ERP會計信息化的優勢，提高工作效率和管理水平。

1.基礎信息設置

由會計主管負責，基礎信息設置要在其他系統初始工作之前事先進行，因為其他系統初始化需要共享基礎設置的內容。會計主管只需要進行公共部分的設置，如編碼方案、部門檔案、人員檔案等。計算機內部處理是以編碼來進行的，編碼方案設置的是否科學合理，對整個初始化有決定性的作用，而且編碼方案一旦使用不能再修改，因此要慎重考慮，在設置時要充分考慮到靈活性和擴展性的原則，要能適應業務的發展和變化。各崗位人員分工負責各子系統對應的基礎信息設置，如應收、應付會計應設置客戶分類、客戶檔案、供應商分類和供應商檔案等內容，出納負責收付結算方式的設置等內容。

2.總賬系統初始化

由總賬會計負責，賬務系統是整個系統的關鍵。賬務系統和各子系統都有數據傳遞聯系，因此在初始化時要充分考慮到與各子系統的銜接。如啟用了應收、應付系統后，應收賬款等科目就應該設置受控系統為應收系統，否則應收賬款就只能在總賬輸入憑證，在應收系統就無法制單，起不到系統數據傳遞的作用。在科目設置上要充分發揮財務軟件的特點，如手工會計中沒有輔助核算功能，而在ERP環境下利用基礎設置中的部門、人員、客戶、供應商、項目等檔案來設置輔助核算，即能大大簡化科目設置工作，又能進行有效的立體化精細管理，進行多種賬簿的立體化查詢。總賬系統初始化中有些工作是業務必須的，有些是起到優化作用的，也要根據具體情況來設置，如常用摘要和常用憑證，這兩項設置能大大提高憑證錄入的速度，提高日常工作的效率。總賬系統初始化的難點在于自定義轉賬憑證的設置，這個工作可以會計主管協助共同完成。

3.固定資產系統初始化

由總賬會計負責，固定資產初始化主要工作是錄入固定資產卡片，為了簡化設置，可以將固定資產進行分類，相同屬性的資產可以采用復制的方法進行批量錄入，最后要和總賬進行對賬，對賬平衡后方可進行日常業務。

4.薪酬系統初始化

由出納負責，現金和銀行系統的初始化工作量不大，主要是錄入期初未達賬項，加上平時業務不多，因此可兼管薪酬系統。薪酬系統初始化最好要設置多套工資，其中工資計算公式的設置是難點，工資數據錄入要仔細，相同的工資項目數據可以用替換的方法批量錄入。

5.報表系統初始化

由會計主管負責，報表系統不需要在工作開始就進行，日常業務開始后，會計主管再進行自定義轉賬憑證和報表的初始化工作。報表的格式設置可以直接利用軟件中的報表模板生成，模板內部的計算公式需要根據單位的具體情況進行調整。如存貨項目，各個單位的存貨不一樣，相應的取數公式也要進行修改。

6.應收、應付系統初始化

由應收、應付會計負責，應收、應付系統可由兩個人分開完成，也可以把應收和銷售業務由同一個人完成，應付和采購業務由同一個人完成。初始化錄入后要和總賬進行對賬，對賬平衡后方可進行日常業務。

7.核算系統初始化

由成本會計負責，成本核算不一定是照搬手工會計核算的方法，要根據本單位的生產的特點結合財務軟件的功能來確定采用何種成本核算方法，

8.庫存系統初始化

由倉庫主管負責，庫存系統初始化和采購、銷售系統聯系很緊密，在設置時要注意子系統彼此之間的銜接和流程順序。庫存期初數據可以和成本會計共同完成，可以相互取數，初始化錄入后要和總賬進行對賬，對賬平衡后方可進行日常業務。

9.采購、銷售系統初始化

由供銷會計負責，采購、銷售業務也可由兩個人分開完成，采購、銷售系統和應收、應付、庫存系統聯系緊密，要注意系統彼此之間的銜接和順序。初始化完成后要和應收、應付系統進行對賬，，對賬平衡后方可進行日常業務。

初始化工作是一個工作量繁重的工作，對日常業務的核算起到至關重要的作用。就象修建房屋的基石，基石不牢固，房屋有可能坍塌。初始化工作沒做好，可能引起日常業務無法開展，只能重新進行初始化的后果，因此必須高度重視。在實訓教材的編寫、實訓的安排上要做好充分的準備，才能讓手工會計實訓階段順利地過渡到ERP環境下會計信息化實訓階段。

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