采購部績效考核規范

李玥

【摘 要】采購，作為現代化企業管理中的重要一環和供應價值鏈上的核心之一，愈來愈受到企業和企業家的重視。作為物流活動的起點，采購涵蓋了從供應商到需求方之間的貨物、技術、信息或服務流動的全過程。采購成本是企業成本控制中的主體和核心部分。采購成本直接影響著企業最終產品的定價和企業的利潤，良好的采購將直接增加企業的利潤和價值，有利于企業在市場競爭中贏得優勢。在以往的論文中，多是討論整個公司的績效管理體系的設計研究，并沒有針對某一具體崗位的績效管理進行探討，而每一不同崗位的績效指標又是要因崗而異的，采購員工作職責范圍廣，接觸層面多，因此要對采購員進行考核，必須清楚采購員的職責，具體工作內容，才能有針對性地設計出適合采購員的績效管理指標和體系。績效考核結果是薪酬管理的重要工具。薪酬與物質獎勵仍是激勵員工的重要工具。績效考核結果也是員工調遷、升降、淘汰的重要標準，因為通過績效考核可以評估員工對現任職位的勝任程度及其發展潛力。績效考核對于員工的培訓與發展同樣有重要意義。績效考核同時具有促進上、下級間的溝通，了解彼此對對方期望的作用，并且績效考核的結果可提供給其他職能部門，以供制定有關決策時作為參考。

【關鍵詞】KPI指標；采購管理；績效管理

為規范公司進貨業務，提高服務質量，推進對上下游客戶的個性化服務和差異化服務，建立健全采購管理的各項制度，建立完善對進貨員的有效激勵約束的內外制衡機制，基于及時滿足公司生產經營需要并盡可能減少資金占用的基本原則，基于對供應商的服務與對內部人員的管理緊密結合起來的基本原則；基于與供應商建立長期的合作伙伴關系和雙方互利的合作原則，特制定采購部績效管理規范，從而提高我企業的競爭力。

一、采購部績效管理基礎文檔

（一）部門職責說明

（1）依據銷售任務、銷售訂單滿足經營需要進行商品的采購及備貨，制訂年度購進協議、月度采購計劃等；

（2）實施采購計劃，向供應商發送產品訂購單，追蹤產品訂購單實施情況，并及時處理使采購過程流暢，促成商品保質保量及時送達下游客戶；

（3）跟物流中心聯系，協調配送工作。每月完成與物流的對賬工作，合理化庫存，配合物流中心核算配送費用。

（4）建立供應商檔案，重大質量問題與供應商協議處理方案；

（5）建立采購臺帳，及時與供應商核對，和財會對接，按合同內容付款；

（6）負責客情維護，開拓品種和開發新供應商，按照領導要求，應對政策調整和市場變化，積極拓展業務；

（7）按公司要求做好儲備藥品工作；

（8）做好近效期、促銷品的動態監測，按規定定期報損，避免造成公司損失，完善相關流程。

（9）管理和不斷更新供應商和品種目錄，管理品種流向信息。 （10）完成領導交辦的其他任務

（二）部門行為標準

（1）第一行為模塊：采購準備。

1、明確采購需求：

1）明確銷售部下達的訂單的商品品種、品名、規格、數量、生產廠家、價格、配送要求等信息；

2）明確采購計劃的重要程度、時限。

2、明確供應商和采購價格：

1）落實各品種的若干供應商和多種供貨渠道；

2）落實品種的最新物價信息，明確調貨要求，市場調貨需進行比價采購，并了解各個供應商的供貨價格和供貨時間；

（2）第二行為模塊：談判、簽訂合同。

1、談判準備：

1）收集和分析各供應商的品種信息、銷售能力和代理渠道，綜合分析供應商的價格、貨期、供貨能力、資金實力和品種的銷售規模、毛利率、競爭力及品種達到的客戶的回款情況等因素，按貢獻度分級選擇供應商進行談判；

2）擬定回款條件、配送條件、商品毛利率、返點協議、售后服務、經銷范圍等合作細則的條件；

3）綜合供需要求和市場變化的預判，準備談判相關資料。

2、談判、簽訂合同：

1）在經理、分管經理授權范圍內，組織供應商和公司有關人員，對藥品價格、貨期、供貨能力和售后服務等方面進行談判；

2）在雙方就價格、交貨期、付款條件等達成一致以后，按照公司的標準合同樣本簽訂要貨計劃、訂貨合同。

（3）第三行為模塊：合同執行。

1、合同執行跟蹤：

1）定期與供應商聯系，了解和落實合同的執行情況和完成進度，及時獲知采購執行的效果和存在的問題。

2）準確、及時、完整地記錄合同執行情況；

3）督促供應商準時交貨。

4）根據實際情況和物價信息，動態調整進銷價，考核毛利，體現真實的毛利率，反映經營成果。

2、合同執行反饋：

1）及時將合同執行情況反饋給各個對應的銷售員；

2）及時將公司相關部門或人員對合同執行的意見和建議反饋給供應商，并督促供應商采取相應的行動。

（4）第四行為模塊：送檢入庫。

1、入庫：

1）跟質量管理相關人員聯系，完善首營品種的相關手續。按照GSP要求，及時在質管人員處更新供應商、品種相關信息。

2）跟物流中心和供應商聯系，跟蹤品種入庫的及時性和貨源的充足度。

3）由于各種原因造成的品種入庫不及時，則立即聯系供應商、質管人員和相關銷售員，針對具體情況，協調上下游客戶給出解決方案，最大限度保障業務工作正常開展，做好對上下游客戶的服務工作。

2、單據保存：

1）對入庫過程中的信息及時記錄；

2）保存送檢入庫過程中的入庫單。

3、申請付款：

1）將收到的發票連同入庫單交財務部，做好發票的交接手續；

2）根據協議或合同，填寫付款通知單向財務部申請付款。

（5）第五行為模塊：退換貨；

1、出現原車銷退的情況，及時與物流中心、銷售員聯系，找出問題，根據實際情況進行解決。

2、處理滯銷品種、破損品種的退換貨，必須最大限度保障公司利益，跟上下游客戶共同商議，共同解決問題。

3、對藥監局公布的有質量問題的品種通過銷售員及時召回，退