應收賬款賬籍管理在礦建施工企業中的應用研究

毛立臣

【摘 要】應收賬款管理是建筑施工企業的重要管理內容，也是經營管控的難點，其原因是多方面的，如非長期合作即是原因之一，客觀造成債務人多，原因復雜，清欠難度大，清收成本高。面對煤炭行業經濟下行的深刻影響，如何有效管控施工企業的應收賬款，本文進行了有效探索，賬籍管理方法在作者企業經營中也發揮了較好地作用。

【關鍵詞】應收賬款；賬籍；清收；資金鏈

一、研究背景

受全國宏觀經濟增速趨緩和能源結構變化等綜合因素影響，煤炭行業已結束本輪較長地發展周期，煤炭企業微利經營即將到來。如果煤價繼續走低，有些煤礦將出現虧損，經營困難局面短期內難以改變。作為煤炭行業中的煤礦施工企業，經營形勢將更加嚴峻，應收賬款快速增長，造成礦建施工企業資金周轉困難，甚至出現資金鏈斷裂，經營難以為繼。如何做好應收賬款管理，是礦建施工企業重要的經營管理內容。加強以債務人為對象的賬籍管理不失為較好地應收賬款管控方式。

二、研究內容

煤礦施工企業的產品具有特殊性，一般工期較長，對安全和技術質量要求較高，施工期間的工程款支付層級較多，與施工期相比時間長，完工后保證金預留比例大、質保期長，施工企業的應收賬款，就是因提供建筑、安裝等施工和勞務而應向建設單位收取的工程款。由于涉及到建設方、監理方、施工方或分包方，簽證、決算和審計等多個環節，工程款發生壞帳的可能性較大，從而增加應收款項的管理成本和回收成本，因此，對應收賬款進行有效的分析，加強基礎資料的收集和整理是企業財務管理的一項重要內容。

（一）賬籍的建立及內容

應收賬款賬籍依戶建冊，一戶一冊，以形成應收賬款的事實為依據，欠款人為戶頭，分別進行造冊登記，采取活頁式管理。賬籍分為表格（見附表）與文字兩大部分。文字部分包括應收賬款形成的原因、欠款人自然情況與還款能力、超過約定預留金額的說明、責任人清欠狀況、特別事項說明、清欠責任人變更及責任人落實獎罰兌現情況說明等。

（二）賬籍的管理

設立賬籍管理員，賬籍管理員在每月財務結賬后，按戶頭與財務對賬，確保各戶名下的應收賬款余額與財務一致。并且定期對賬籍戶數進行整理，根據賬期劃分A、B、C、D四級管理。債務人信譽好，償債能力強、能夠依照合同約定的信用期結算，欠款余額逐漸下降的應收賬款為A類；債務人具備償債能力，卻無端制造爭議拒付部分貨款或雜費，或欠款余額正在上升的應收賬款為B類；債務人資產或經營情況發生重大變化致使償債能力下降，或因改制、分立、合并等導致債務主體變更，或有轉移隱匿資產現象，或惡意拖欠貨款，以及賬齡1年以上3年以內的應收賬款為C類；債務人資產或經營狀況惡化、瀕臨破產或已經破產，債務人有詐騙嫌疑或為自然人已死亡或被逮捕，以及賬齡達3年的應收賬款為D類。賬籍管理員每月初向應收賬款管理人員報告賬籍戶數和賬款變動情況。對一個季度內沒有變動的C、D類戶，除按規定考核清欠責任人外，限期由清欠人做出書面說明，存入賬籍。

如賬籍中某戶應收賬款結清，且無連續業務，可以清戶，但該戶賬籍（所有表格和文字）全部整理封存入檔。該戶再次進入，由賬籍管理員自編文字材料，說明前期該戶資信等情況，重新造冊。

（三）賬籍管理責任人職責

在賬籍實施過程中要求明確應收賬款管理人員為第一責任人，設置賬籍管理員專人負責管理賬籍。企業以賬籍管理員提供的各種數據和報表為依據，進行賬籍管理、賬款變動情況分析，并對相關責任人考核及兌現獎罰。

（四）應收賬款客戶信用管理

在賬籍建立的基礎上，管理部門必須建立健全客戶信用動態檔案，如實記載客戶的法定名稱、法定地址、主營場所、注冊資本、業務范圍、經營規模、資金信用、商業信譽、資產及財務狀況、法定代表人的自然情況和股東或出資人的有關情況；根據交易風險的大小，正確認定客戶的信用等級。考核部門必須對客戶信用進行動態跟蹤調查，廣泛收集掌握客戶檔案記載事項的變動信息；對客戶信息和信用等級的真實、準確性承擔責任。

（五）應收賬款清收管理

企業要明確每筆應收賬款清欠的業務執行人，并在考核部門建擋備案，按照誰負責誰清收的原則實行終身責任制。有多人共同參與、談判、簽約的合同，除能夠證明反對該筆業務成交者外，為共同責任人。對領導交辦的業務，經辦人未表示異議的，經辦人為該筆應收款的清收責任人。

清收責任人員崗位調換、離職，必須對經手的應收賬款進行交接，凡清收責任人員調崗，必須先辦理包括應收賬款在內的工作交接，交接未完的，不得離崗，交接不清的，責任由交者負責，交接清楚后，責任由接替者負責；凡離職的，應提前30日向企業提出申請，批準后辦理交接手續，未辦理交接手續而自行離開者其薪資和離職補貼不予發放，由此給企業造成損失的，將依法追究法律責任。離職交接依最后在交接單上批示的生效日期為準，在生效日期前要交接完成，若交接不清又離職時，仍將依照法律程序追究當事人的責任。

按照內部牽制原則，企業可在財務部下設財務監督小組，由財務負責人領導，配置專職會計人員，負責對有關業務往來帳核算和監督，定期對每一筆應收賬款進行分析和核算，保證賬帳相符。應收賬款管理部門要規范核算，及時反映每筆往來款項，以隨時掌握應收賬款的形成、回收增減變化情況，并按月與客戶核對和清理。對過期的應收賬款逐筆查清原因，及時向領導匯報，分清責任，責成有關人員提出明確的處理意見，制定具體催收計劃，責任到人，考核部門要跟蹤督促執行。

建立、完善合同臺賬，注意收集、記錄、整理、保存各類憑證，特別是在變更、解除合同時，一定要及時向對方索取書面憑證，做好法律防范的基礎工作。由于訂立合同把關不嚴或因證據不足無法追討而給公司造成損失的，要視情況追究有關人員的責任。

定期召開應收賬款會議，對信用政策的執行情況進行檢查，分析應收賬款形成原因，評價其合理性和潛在的風險，制定相應的對策，落實專人，采取有效措施解決存在的問題。公司定期或不定期開展清收專項審計，檢查應收賬款內部控制制度執行情況，防范因管理不善而出現挪用、貪污及資金體外循環等問題，對實際問題，要視情況追究有關人員的責任。

（六）運用法律手段清收應收賬款

強化法律意識，充分運用法律手段清收應收賬款。對于A類和B類應收賬款，要認真分析潛在風險，對于即將發生或已經發生損失、經協商清收無效的，應抓住訴訟時機盡快起訴。對于C類和D類應收賬款，應在分析歸類的基礎上有步驟地進行起訴。

因人為因素錯過訴訟時機或超過訴訟時效，造成經濟損失甚至喪失勝訴權的，依照本規定追究有關人員責任。對于有詐騙嫌疑的案件，應立即報公安機關立案查處。

（七）加強應收賬款壞賬管理

應當在期末分析各項應收賬款的可回收性，并預計可能產生的壞賬損失。對預計可能發生的壞賬損失，計提壞賬準備。對持有的未到期應收票據，如有確鑿證據不能收回或收回的可能性很小時，應將賬面余額轉入應收賬款，并計提相應的壞賬準備。對不能收回的應收款項應當查明原因，追究責任。對有確鑿證據表明確實無法收回的應收賬款，如債務客戶單位已撤銷、破產、資不抵債等，根據企業的管理權限審批，沖銷提取的壞賬準備。

三、賬籍實施的意義

通過建立賬籍，企業在經營過程中形成的賬期三個月及以上、金額10萬元及以上、集團公司單位以外的各種應收款項，包括工程款、分包勞務收入、掛靠隊伍的管理費和產品銷售收入等進行登記造冊，能夠加強應收賬款管理的基礎工作，明確諸筆應收賬款的清收責任，保證資金正常回籠，提高資金調控能力。