基于C/S模式的學校公務接待管理系統的設計與實現

劉剛　萬秋霞　古勇

【摘 要】筆者根據多年從事高校接待工作的經驗，從數據快速共享、管理集中唯一、指令迅速下達的角度出發，利用數據庫設計軟件Powerdesigner和Oracle 10g數據庫，開發出了學校公務接待管理系統。本系統力求突破條塊分割的接待模式，以期在實際使用過程中，提高接待工作的效率，減輕接待人員事務性任務的工作量，從而更好地完成日益增多的高校接待工作任務。

【關鍵詞】C/S模式；公務接待；管理系統

近年來，隨著我國高等教育的迅速發展和高校社會服務功能發揮的不斷擴大與深入，高校之間、高校與各級政府和企業等社會各界的交流也日漸增多，舊有條塊分割的接待模式已無法很好地滿足現狀。如何在一個統一的平臺下實現接待信息迅速共享，并根據接待任務變化迅速下達指令，從而讓接待工作更加高效、科學、規范，成為了一個很有必要研究的課題。針對以上問題，能否利用管理信息系統進行解決，國內暫時還沒有相關的成功案例或系統研究，筆者對學校公務接待管理系統進行了調研、探索，以數據快速共享、管理集中唯一、指令迅速下達為基本目標，開發出了學校公務接待管理系統，力圖實現接待項目、接待資源和接待工作人員調配等各環節的有效整合和優化，以提高接待工作的效率。

一、需求分析

（1）接待資源管理。接待資源管理是整個公務接待過程的基礎工作，為接待工作建立一個資源庫，對接待所需資源的管理，包括酒店、賓館、景點等資源信息和人員信息的管理與更新維護。（2）公務接待安排。此部分是整個接待的核心內容，根據具體的接待流程可以分為三個部分：一是接待工作的前期準備。包括以下內容：對來訪單位、來訪人員情況的登記，主要是新增、修改、刪除等操作。二是接待工作的具體實施。包括導出接待工作方案、短信聯系所有訪客、參會人員以及相關活動項目工作人員等。三是接待工作的總結。包括接待日志，總結經驗、教訓，以便日后進行相關的信息查詢。（3）禮品管理。學校辦公室負責禮品進出的統一管理，向禮品商家進貨，并向負責接待的相關部門和單位發送禮品，以及對禮品的庫存盤點，涉及到的工作環節主要包括禮品的品類維護、入庫管理、出庫管理、庫存的盤點匯總等。（4）信息交流平臺。由于整個接待過程涉及到的人員類多量大，涉及接待聯絡人、具體經辦人、嘉賓及陪同人員、來訪客人等，通過系統以短信形式進行工作的通知和調配，將會大大減少繁瑣的通訊工作量。（5）系統管理。主要是對系統用戶的管理和系統的初始化配置。

二、系統設計

（1）功能模塊。根據前文對系統需求的詳細分析，將數據進行整合描述，可以得到如圖1所示的功能模塊設計。

其中，幾個重點的功能模塊具體說明如下：第一，數據字典管理。數據字典是本系統設置的基礎模塊和重點模塊，如圖2，可以根據需要進行增加、修改、刪除某個項目。如可以將來訪單位類型分類定義為部屬院校、省屬院校、民辦高校、上級領導等。

第二，文檔模板管理。主要是指將系統內的信息導出成word文檔時需要的模板。此處可以將用戶自己建立的word模板進行導入、修改、刪除等操作。第三，接待成員管理。主要是對接待環節中各個主要項目、輔助項目相關的工作人員的管理，而工作人員又可以分為主要接待負責人、參會陪同人、具體實施人，在這里實現對某個項目新增、修改、刪除某個類別的工作人員。第四，接待記錄管理。包括新增、修改、刪除某個接待事件相關的信息，并自動生成接待事件編號。這里關聯到了資源管理模塊，包括對相關資源的錄入、資源聯系人的管理、預訂資源等操作。第五，禮品管理。包括禮品類別的新增、修改、刪除；禮品入庫單、禮品出庫單的查詢、新增、修改、刪除、打印等庫存跟蹤管理，包括查詢某個時間點，某件禮品的庫存數量等。第六，短信平臺管理。本系統采用了用于收發短信的設備短信貓，在需要收發短信的時候，在短信貓里面插入SIM卡，通過數據線和計算機相連，在相應的系統軟件中就可以實現短信收發的功能。該設備是通過計算機的串口進行通訊，通過AT指令進行控制，本系統只需要調用二次開發包或者控件中的API即可實現。（2）數據庫。本系統采用的數據庫設計軟件是Powerde

signer。利用該軟件可以設計概念數據模型，這種模型也即

CDM。然后再將CDM轉換為計算機上某個DBMS所支持的數據模型，這樣的模型就是物理數據模型，即PDM，然后再根據

PDM圖生成創建數據庫表。經過上文的需求分析，本系統數據庫中設計了基本的16個數據表，分別是：用戶表、數據字典表、文檔模板表、來訪單位表、訪客信息表、接待記錄表、活動安排表、資源庫列表、資源聯系人、已預定資源表、禮品類別表、禮品出庫單、禮品入庫單、庫存日志表、短信發送表、短信接收表。

三、系統實現

（1）開發工具與環境。本系統采用的是客戶機/服務器

（Client/Server）體系結構，是將應用系統從邏輯結構上劃分為了客戶端和服務器端，Client端軟件能夠請求服務器軟件提供的資源和服務，通過充分利用兩端硬件環境的優勢，將任務合理分配到Client端和Server端來實現，降低了系統的通訊開銷。針對本系統運行環境主要是校園局域網，本系統的設計策略是先建立C/S結構的局域網絡應用，再向Internet/Intranet模式下數據庫應用過渡，相對而言易于把握、成本較低的。基于此C/S系統結構，鑒于Powerbuilder強大的數據庫連接能力和查詢、報表和圖形功能，有著面向對象技術與良好的可視化的應用開發環境，以及有著與數據庫設計軟件Powerdesigner良好的結合性，本系統選用了以Powerbuilder為開發平臺，Oracle 10g為后臺數據庫。（2）部分重要功能的實現。第一，判斷同一個預定資源是否有時間沖突。在這里提供一個算法，具體可通過一個函數或存儲過程來實現。算法輸入：活動地點act_add、活動日期

act_date、新預設的起始時間set_start、預設的結束時間set_end、沖突標記符flag_clash。算法輸出：沖突標記符flag_clash。算法過程如下：一是根據活動日期act_date、活動地點act_add取出在同一天同一地點已經作了安排的接待記錄，可以用游標實現，并設置沖突標記符flag_clash初始值為false。二是對上一步結果集的記錄進行循環地逐一查詢，讀取每條記錄中的活動起始時間s_time，結束時間e_time。三是將s_time，e_time和將要預設的起止時間set_start、set_end比較，考慮到兩場活動之間需要預留間隔以便重新布置，所以可以預設一個間隔時間t_re

served。若set_end>s_time且set_start

四、系統測試及運行效果

前文主要論述的是系統的設計與實現，貫穿整個過程的還有一個重要的工作，那就是軟件測試。測試工作滲透到系統分析、設計直到編程的各個環節中。通過基于不同的運行環境，建立不同權限的系統用戶，不同類型的來訪單位及成員，不同的資源類型，安排不同的活動日程等，按照接待的流程和各自的功能進行了測試，包括對各個功能相關數據的新建、查詢、修改、導出、刪除等。不過軟件測試工作還將伴隨著用戶的使用過程，以便系統不斷修正與更新，力求能更好地滿足實際需求。（圖4為系統運行效果圖）

本系統的開發，將工作人員從繁重細瑣的事務性工作中解脫出來，為高校學校公務接待提供了一個高效、科學和規范的管理平臺，作為階段性成果，本系統還有待經過實踐的進一步檢驗，進行個性化開發和升級，為以后承擔如高校校慶、大型活動的接待任務提供準備。

基金項目：本文是中南財經政法大學高等教育研究項目《學校公務接待管理系統項目開發》研究成果。