簡論加強高校院系資料室建設

孟姍姍

高校院系資料室作為本校圖書文獻資料服務工作的基層機構，與圖書館共同構成學校的文獻信息中心，同是為教學和科研服務的學術性機構。但不少院系資料室服務功能遠遠不能適應教學科研日益增大的文獻信息服務需求。如何加強院系資料室建設，是一個亟需解決的問題。本文就此作一些初步探討。

院系資料室的現狀

隨著高校的迅速發展，教學科研對文獻信息服務的需求越來越大。多數院系資料室在為教學、科研提供圖書資料信息服務方面付出了大量辛勤勞動，作出了應有的貢獻。但為數不少的院系資料室存在的問題較多，難以把為教學科研服務工作做得更好，無法滿足服務對象日益增長的服務需求。出現這種情況的原因是多方面的，主要有：

一是人員結構不合理的問題比較普遍。不少高校院系資料室一方面人浮于事，另一方面缺乏圖書館管理專業人員，這種人員結構不合理的結果，導致管理服務混亂，使文獻信息服務水平難以適應教學科研的需要，有的相關服務甚至基本上處于架空狀態。

二是管理制度不健全的問題比較突出。不少資料室正是因為缺乏制度保障，導致了一系列本來可以避免的混亂現象：人力資源管理方面，人員編制、專業知識結構、崗位設置，缺乏嚴格、明確的規范，造成人員配置與相應的工作需要脫節。圖書資料信息管理方面，購進、借出登記制度不健全或雖有制度但未能嚴格執行，造成一些圖書資料損壞、丟。

三是缺乏現代信息技術設施。充分利用現代信息技術開展圖書資料信息服務，是強化院系資料室服務功能、提高服務水平的必然途徑。而多數院系資料室至今缺乏相關設施、設備，有的甚至沒有設置信息技術工作崗位的這個設想。

四是所需資金缺乏保障。校圖書館經費是納入學校開支計劃的，一般都有比較可靠的保障。而院系資料室經費是“自主投入”的，由于缺少資金，文獻資料添置、必要的設施建設和設備購置無法得到保障，創新服務方式、滿足服務需求基本停留在口頭上。

存在以上問題的主要原因

首先，從主觀上看，一些學校和院系領導對資料室建設缺乏應有的重視。校領導對圖書館的關心支持比較到位，而對院系所屬的資料室的建設與發展情況院則很少關注。其次，在傳統的圖書館和資料室管理體制下，一些管理方式不利于資料室的發展。通過對多數資料室存在問題的原因加以分析，筆者以為這種管理體制方面的一些問題值得探究。比如，圖書館的經費來源主要是學校統籌安排、保障所需，這是《普通高等學校圖書館規程（修訂）》（以下簡稱《規程》）明確規定了的。而資料室的經費，則由院系“自主投入”，院系在經費緊缺的時候，“自主投入”資料室的經費就失去了保障。

關于加強院系資料室建設的幾點建議

院系資料室需要加強和改進的問題是多方面的，筆者僅就以下問題談幾點建議。

1.關于管理體制改革問題

加強資料室建設是院系師生和科研人員共同關心、重視的一件事情，更有不少人參與了深入探討，提出了寶貴的建議。概括起來主要有兩種意見：

第一種意見是將高校圖書館改為圖書總館，將院系資料室改為分館，由總館直接領導管理，仍承擔直接為院系服務的職責。認為這樣有利于加強管理，促進資料室提高管理水平。這個意見存在的主要問題一是經濟條件好的院系資料室因分館是總館的分支機構，受總館領導可能“受制于人”而不樂意改為分館，其所屬人員也會因個人收入可能減少而未必愿意納入校圖書總館。勉強將其納入總館系列，可能會引發一些新的矛盾。二是將資料室改為分館后脫離院系領導而直接由圖書館管理，使資料室和院系的關系由密切變為疏遠，會產生弱化院系服務的問題。三是按照《規程》的規定，設立分館僅限于“規模大、院系多或校園分散的高等學校”,而不適用于所有高校。

第二種意見是“實行一體化”。即建立以高校圖書館為主導，各院系資料室共同參與的校園資料協作系統。所謂協作系統，是指參照類似上海市文獻資源共建共享協作網和全國范圍的CALIS文獻保障系統建立的校園資料共建共享系統。協作網成員單位和參建單位可以開展館際互借、館際文獻傳遞、通用閱覽證等資源共享服務。這種更大范圍內的共享，有利于減輕會員館或參建單位的服務壓力，提高服務效率。這種區域性甚至全國性的協作網或文獻保障系統的創立已取得成功，是高校資源共享的一個重大創新，受到普遍歡迎。

筆者認為以上兩種意見各有其長，特別是第二種意見：建立以高校圖書館為主導、各院系資料室共同參與的校園資料協作系統，有利于擴大信息共享范圍、提高信息服務工作效率，具有廣闊的發展前景。但各個高校的情況不同，不論哪種意見，都難以作為普遍通行的圖書機構管理模式推行。筆者認為，資料室管理體制改革不管采取哪種做法，都應從本校圖書館和院系資料室的實際情況出發，按照《規程》關于完善職責、健全制度，加強管理，強化服務功能的要求，在此基礎上爭取加入區域性或全國性的協作網，獲得更廣闊的文獻信息共享權，有利于把信息服務工作提升到更高更新的水平。

2.關于缺乏資金和現代信息技術設施的問題

資料室資金短缺，主要是建設和發展（設備購置、設施建設、大批量圖書資料添置）所需的大筆資金沒有保障。這一部分資金由院系“自主投入”的做法，筆者認為是不妥的。根據《規程》第三十三條關于“高等學校應保證圖書館正常運行和持續發展所必需的經費和物質條件”和第三十四條關于“高等學校圖書館的經費列入學校預算”的規定，資料室的經費應包括在“高等學校圖書館的經費”之中，共同由學校管理。因為第八條關于：“高等學校的院系（所）資料室是全校文獻保障體系的組成部分”的規定，已經明確了資料室與圖書館是同一個序列的，既然同屬一個序列，經費就應當由學校像“保證圖書館正常運行和持續發展所必需的經費和物質條件”一樣統籌安排，而不應當由院系“自主投入”。這樣既有利于資料室的資金保障，也有利于學校加強對院系的財務監督，避免院系占用資料室資金。

3.關于加強專業隊伍建設的問題

為了提高人員業務素質，改變隊伍結構不合理的現狀，必須采取得力措施：

①建立嚴格、科學的用人制度，為加強隊伍建設提供制度保障。糾正“安置性”用人，避免“人浮于事”和缺乏專業人員的現象的長期延續。

②選用人員注重素質。在考察思想素質的同時，必須重視其文化程度和圖書管理專業知識及能力的考察，擇優選用。

③確定合理的人員結構比例，有計劃地聘任多種學科的專業人員，形成以專業人員為核心的骨干隊伍，為強化服務功能、提高服務水平提供專業人才資源保障。

④建立完善培訓機制，采取多種方式和途徑培養、提高人員業務素質。

⑤建立完善激勵機制，鼓勵隊伍的進取精神。

4.關于健全制度的問題

按照《規程》關于“高等學校圖書館應以讀者第一，服務育人為宗旨，健全服務體系，做好服務工作”的規定健全和完善圖書資料的信息服務工作制度。首先要突出服務觀念。所謂“讀者第一”，應當以急讀者之所急的意念和作風，用快捷便利的方式最大限度地滿足教學科研的需求。尤其是學生的需求，還應當從他們對圖書資料信息缺乏了解的實際出發，建立相關的圖書信息介紹等輔導制度。與此同時，對現有的制度進行必要的完善，不論是對資料室自身還是對服務對象，相關制度都應當做到權利與義務對稱，糾正重視管理忽視服務的現象。對違反制度的行為，必須按照校紀、法規予以處理。不能擅自擬定處罰條款，對一些重大問題的處理決定，應當告知當事人不服處理決定有申訴的權利。

參考資料：

[1]普通高等學校圖書館規程（修訂）[S].教育部教高[2002]號.

[2]鐘惟東.高校圖書館與資料室體制改革的第三模式 復旦大學國際關系公共事務學院資料室[R].上海高校圖書情報工作研究，2008，1.

[3]夏旭.讀者服務工作的新挑戰與對策[J].津圖學刊，1997，(4).

[4]郭秦茂.高校圖書館規章制度中侵犯讀者權益現象分析[J].西安財經學院現代情報，2005，4.