機要文件管理工作的思考

胡鳴香 上海鐵路局辦公室

機要秘書崗位是單位管理機關(guān)機要文件的重要崗位，是管理機關(guān)信息傳輸?shù)闹行臉屑~站。該項工作表面上看似簡單輕松，其實并非如此，它不僅涉及內(nèi)容繁雜瑣碎，而且對工作責(zé)任心要求極嚴，時時處處都要講政治、講安全、講程序，其時效性、準確性、規(guī)范性極強。如果處理不當(dāng)或者工作不細致，就很容易出問題，而且很可能是大問題。筆者結(jié)合工作實踐，就如何從“嚴、實、和、勤”入手，忠于職守、履行職責(zé)，切實做好機要秘書工作略陳管見。

1 要嚴

所謂“嚴”就是嚴格、嚴謹、嚴密，凡事“嚴”字當(dāng)頭。機要工作事關(guān)國家安全和利益，容不得半點疏漏，毛澤東同志曾教導(dǎo)我們說，保密工作九分半不行，九分九也不行，非十分不可。

機要秘書接觸的密級文件較多，是重點涉密崗位。同時，機要室又是單位機要文件信息傳輸?shù)闹行臉屑~。因此，機要秘書要有很強的保密意識，不但嘴要嚴，還應(yīng)對自己從事的每一項工作進行認真分析，自覺遵守保密法規(guī)，嚴格遵守各項保密制度。所以，機要秘書務(wù)必保守機密，做到不該透露的絕不透露，不該說的絕對不說。

做好涉密文件的管理工作是機要秘書的重要工作之一，其中機要文件的傳閱要嚴格控制傳閱范圍。傳閱的范圍要合理，要寬嚴適度。如果收文上標有閱讀范圍，就按規(guī)定的范圍組織傳閱，不允許隨意擴大閱讀范圍。凡屬于國家絕密的文件、資料，隨到隨傳，保證做到人不離件、件不離人，當(dāng)天送、當(dāng)天收。為隨時掌握文件的走向和流程，避免機要文件橫傳，機要文件的傳閱采取輪輻式傳閱法，其做法是以機要秘書為中心，以閱讀文件人員為外圈，從中心點開始給第一個人看，閱畢退回中心點，再由中心點傳給第二個人看，依次下攤，嚴格履行閱文簽字手續(xù)。

2 要實

所謂“實”，就是實在、實誠、實際，實心實意。機要秘書崗位是一項很實在、很具體的工作，要靠實績來檢驗，來不得半點虛假，一定要真干、苦干、實干，察實情、出實招、見實效。

目前筆者從事的機要秘書工作內(nèi)容，主要包括妥善處理局黨委及路局機要文件、電報、函件、刊物以及其它機要材料的收受、登記、送批、傳遞、下發(fā)、保管、清退、銷毀和歸檔；嚴格把控局黨委及路局印章、介紹信的管理和使用；規(guī)范管理加密電話、機要傳真機（市）的保管和使用；主動及時辦理局屬單位黨組織及局屬單位印章的刻制、驗收、頒發(fā)和繳毀；迅速取送要件、急件；按時指導(dǎo)局機關(guān)各部門和上海地區(qū)局屬各單位黨的機要工作；準時無誤地完成黨委公務(wù)網(wǎng)（市）的接受、傳遞、發(fā)送工作。這些看似簡單的工作內(nèi)容，其實每一件都要經(jīng)過好幾個流程才能辦結(jié)，而手上的日常工作常常紛繁交錯，往往一件還沒處理完，另一件又接踵而來。這就要求我們在工作中具有強烈的責(zé)任意識，合理安排好每件事情，做到忙而不亂，對工作中的一點一滴都要結(jié)合實際，及時總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，考慮有無疏漏之處，確保工作的正確率。特別是針對有些具有很強時效性的機要文件，在收到文件后，首先要注意傳遞文件的時間，避免發(fā)生文件傳遞不及時的錯誤。這就要求我們必須熟悉單位領(lǐng)導(dǎo)之間的分工，了解各部門及其分管領(lǐng)導(dǎo)的工作規(guī)律和時間安排，準確領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)指示精神，掌握文件的急緩程度，機動靈活，掌握時機。

3 要和

所謂“和”，就是和諧、和睦、和氣，和合諧一。機要秘書崗位，是每天與所屬各單位、各部門打交道最頻繁、最一線的工作崗位。因此，機要秘書必須具備主動服務(wù)的意識，為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為部門服務(wù)、為基層服務(wù)，在不影響正常工作的情況下，只要能做到的，不分份內(nèi)份外，都要竭盡所能將事情辦好。

目前的機要文件作用包括兩個方面：其一是具有普遍指導(dǎo)意義的文件；其二是有特定作用的文件。如何充分利用這一資源為各單位各部門工作服務(wù)，必須對文件進行分步跟蹤、系統(tǒng)管理；對重要文件如領(lǐng)導(dǎo)批示、上級部門批復(fù)、關(guān)系單位人事及業(yè)務(wù)等重要文件都要做好登記備注，方便單位領(lǐng)導(dǎo)及部門同事隨時查詢調(diào)閱；根據(jù)部門需求及時進行電話跟蹤提醒，督促上級部門加快辦理速度。在不違反保密規(guī)定的情況下，要熱心、熱情、熱忱為大家服務(wù)，及時查找調(diào)閱文件內(nèi)容，及時跟蹤協(xié)調(diào)辦理進度，真正做到真心、用心、貼心，為確保單位正常有序運轉(zhuǎn)提供切實保障。

4 要勤

所謂“勤”，就是“腦勤、手勤、腿勤”，一般來說，機要秘書崗位有一套較為固定的工作程式, 機要人員長期按這一固定程式工作,干得越久,角色強化作用就越趨明顯,在不自覺的情況下,潛移默化地促使人趨向于因循守舊，腦子里懶得想事,得過且過,不愿意多角度、多層次思考工作方法、手段、技術(shù)的創(chuàng)新,工作中容易出現(xiàn)簡單化、機械化傾向。

要想改變這一局面，出色地完成本職工作，首先，就要開動腦筋，勤于記憶，上至中央和上級黨委、政府的重大方針、政策等各項具體規(guī)定，下至各部門和基層的各項基礎(chǔ)數(shù)據(jù)以及各種動態(tài)、反映，都應(yīng)進入機要秘書的大腦，到了領(lǐng)導(dǎo)需要之時，才能得心應(yīng)手，及時提供；要勤于學(xué)習(xí)、勤于思考，不斷學(xué)習(xí)新知識接受新理念，不斷思考工作中的得與失。

其次，要勤于動手，多做少講，求真務(wù)實，注重實效；要多動筆墨，勤于積累，定期總結(jié)，須知“總結(jié)”是介于實踐與理論之間的橋梁與紐帶，只有通過總結(jié)這一重要環(huán)節(jié)才能將實踐中取得的經(jīng)驗教訓(xùn)從感性到理性，進而上升為理論，不斷用新的工作方法、工作思路，指導(dǎo)新的工作實踐，解決新的工作問題，以此循環(huán)往復(fù)以至無窮。再次，要勤跑腿，不怕多跑路，不怕添“麻煩”，把工作做實做細；多向領(lǐng)導(dǎo)匯報請示，多與部門溝通，多與局屬單位聯(lián)系，進一步加強協(xié)作，提高效率，不斷完善自己、超越自我。

在新的歷史條件下機要秘書工作必須從講政治、講大局的高度出發(fā)，牢固樹立“保守機密，慎之又慎”的思想，對于所從事的機要保密工作要根據(jù)上級組織的周密安排、精心部署，超前謀劃、未雨綢繆，使機要秘書工作更好地發(fā)揮輔助參謀作用，為我局的企業(yè)管理、運輸經(jīng)營、改革發(fā)展貢獻一份力所能及的力量。