新時期提升民辦高校辦公室管理效能的探討

丁 坤

丁坤/宿遷學(xué)院助理研究員,碩士(江蘇宿遷223800）。

民辦高校辦公室主要職能是圍繞學(xué)校中心工作，積極發(fā)揮參謀助手、綜合協(xié)調(diào)、督查督辦等，它是承擔(dān)溝通左右、銜接上下的中樞機構(gòu)。面對繁忙冗雜的辦公室工作，我們理應(yīng)主動分析，找出癥結(jié)，探索創(chuàng)新，不斷提升管理效能，為促進學(xué)校建設(shè)與發(fā)展貢獻力量。

一、新時期民辦高校對辦公室工作的特殊要求

民辦高校的運行機制和管理體制相比公辦高校有其特殊性，有別于公辦高校黨委領(lǐng)導(dǎo)下的校長負責(zé)制。民辦高校實行的是董事會領(lǐng)導(dǎo)下的院長負責(zé)制,院長辦公會是學(xué)校內(nèi)部運行的決策機構(gòu)，舉辦方以董事會的方式實施對學(xué)校的管理,重大決策由董事會決定。相比公辦高校，自由性和獨立性更大。民辦高校自身機制體制的特殊性,對辦公室工作提出了特殊要求，工作思路、工作方式及工作作風(fēng)都要適應(yīng)并緊跟學(xué)校發(fā)展需要。民辦高校大多建校不久,在組織管理、參謀協(xié)調(diào)、承辦落實、監(jiān)督檢查等職能方面尚需進一步完善,日常工作繁冗復(fù)雜,許多工作需要打破常規(guī)。民辦高校辦公室職能多元化，工作任務(wù)重，在崗位設(shè)置、人員配備方面要更加精簡靈活，工作人員要不斷提高政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)技能，從而切實提升辦公室管理效能。

二、影響民辦高校辦公室管理效能的原因分析

近年來經(jīng)過不斷探索與實踐，民辦高校辦公室的日常工作慢慢步入正軌，但是仍然存在不少問題影響其管理效能，主要因素有：

（一）規(guī)章制度不完善，影響規(guī)范管理

規(guī)范健全的規(guī)章制度是高校科學(xué)發(fā)展的重要保障，但當(dāng)前多數(shù)民辦高校的首要任務(wù)仍然停留在規(guī)模擴張上，缺乏正規(guī)的管理和健全的制度。工作中，依然存在種種狀況，很多規(guī)章制度間缺少銜接性，一些文件出臺的時間缺乏科學(xué)、連續(xù)性。民辦高校辦公室工作強度大、事務(wù)繁雜，除了公文收發(fā)、印簽管理、檢查督辦等一些常規(guī)工作外，還有諸如各部門工作協(xié)調(diào)，外事服務(wù)、來賓接待等輔助工作。面對如此繁冗雜亂的工作，沒有一整套科學(xué)規(guī)范的規(guī)章制度和辦事流程，極易造成管理混亂。特別是在面對一些重大活動、突發(fā)事件時，建立一整套科學(xué)的管理規(guī)章制度是至關(guān)重要的，這不僅能讓辦公室工作忙而有序，還能在一些關(guān)鍵時刻彰顯學(xué)校的聲譽，維護學(xué)校形象。

（二）隊伍素質(zhì)不高，影響管理

辦公室是高校的服務(wù)性部門，辦公人員素質(zhì)直接影響到服務(wù)質(zhì)量，。在實際工作中，大家往往會認為辦公室工作就是整理文件、接打電話、端茶倒水等，誰都可以勝任，沒有技術(shù)含量。因思想觀念存在誤區(qū)，辦公室人員專業(yè)特長難以發(fā)揮，工作積極性大打折扣。民辦高校辦公室人員很少有外出學(xué)習(xí)和培訓(xùn)機會，造成他們工作水平很難上臺階，加上繁碎事務(wù)較多，科研時間有限，研究成果有限，晉級職稱難度大，這種狀況極易造成其思想散漫、學(xué)習(xí)意識不強，養(yǎng)成“不要創(chuàng)新，無法創(chuàng)新”的習(xí)慣，導(dǎo)致了工作水平降低從而影響辦公室自身建設(shè)和發(fā)展。

（三）信息建設(shè)不快，影響高效管理

傳統(tǒng)的辦公方式，工作人員基本每天都在“辦文、辦會”的運轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)上費時耗力。信息化建設(shè)已成為新時期民辦高校提升管理水平和工作效率的必然趨勢，辦公室要充分利用自身職能，積極收集和歸整各種信息，以備為領(lǐng)導(dǎo)決策及時提供信息，而信息的收集離不開計算機信息技術(shù)。但由于辦公經(jīng)費的困擾，辦公自動化系統(tǒng)難以得到大力推廣。大部分民辦高校都不同程度存在著辦公室信息化建設(shè)不足、硬件設(shè)施不配套、資金投入少、辦公條件差等問題。即使已經(jīng)配備現(xiàn)代化的設(shè)備，應(yīng)用也只是停留在表面，缺乏專業(yè)的信息處理。而辦公室工作必須追求時效，不論是社會有關(guān)信息的傳遞和校內(nèi)外重要情況的反饋，還是上級部門下發(fā)的文件及學(xué)校上報的請示，都需要迅速執(zhí)行。傳統(tǒng)工作方式不加以改進，信息化建設(shè)緩慢，必然會影響學(xué)校整體運轉(zhuǎn)效率。

三、提升民辦高等院校辦公管理效能的路徑

通過分析民辦高校對辦公室工作的特殊要求，以及探討影響民辦高校辦公室管理效能的主要因素，建議民辦高校辦公室應(yīng)著重加強以下工作，切實提高管理效能。

（一）轉(zhuǎn)變管理理念，建設(shè)創(chuàng)新型辦公室

民辦高校辦公室要站在學(xué)校改革和發(fā)展的高度，轉(zhuǎn)變觀念，從傳統(tǒng)的一些低層次照章辦事的事務(wù)性工作擺脫出來，實現(xiàn)完全創(chuàng)新型改變。民辦高校辦公室可以積極轉(zhuǎn)變管理理念，引入現(xiàn)代企業(yè)先進的管理模式，有利于對機構(gòu)的精簡、辦事效率的提高、實現(xiàn)效益最大化。以傳統(tǒng)的民辦高校辦公室崗位五級設(shè)置管理為例，可以試行兩級管理，主任下面設(shè)文秘、綜合、黨務(wù)、宣傳、檔案等崗位，層級壓縮，精簡人員，業(yè)務(wù)上直接受主任指導(dǎo)，定期實行輪流換崗。如此以來，所有人員都能獨擋一面，成為名副其實業(yè)務(wù)能手，為提高辦公室工作效能創(chuàng)造條件。

（二）加強制度建設(shè)，建設(shè)服務(wù)型辦公室

民辦高校辦公室崗位精簡，人少事多，工作瑣碎繁雜，臨時性和突發(fā)性事務(wù)頗多，沒有完善科學(xué)的規(guī)章制度作保障，很難發(fā)揮管理效能。所以民辦高校辦公室管理應(yīng)從全局出發(fā)，獨自建立各項工作的規(guī)章制度和規(guī)范要求，加強制度監(jiān)督檢查和落實，按流程辦事，減少主觀隨意性。例如，辦公室可以根據(jù)各部分工作內(nèi)容制定短、中、長期計劃，形成辦公室管理系統(tǒng)體系，真正做到忙而有序。要確保工作規(guī)范化，就要完善會議組織、公文處理等常規(guī)制度的建設(shè)，公文優(yōu)質(zhì)處理，會務(wù)工作應(yīng)精簡，檔案規(guī)范管理，最大限度地提高管理效能。

（三）提升團隊素質(zhì)，加強學(xué)習(xí)型辦公室的建設(shè)

每個辦公室工作人員都應(yīng)該具備一定綜合能力和應(yīng)變能力，包括觀察分析、語言表達、文字撰寫、統(tǒng)籌規(guī)劃、涉外事務(wù)處理能力等，做到“既當(dāng)專家又做通才”。針對民辦高校辦公室人員一崗多職狀況，更需提高綜合素質(zhì)方能切實提高工作效率，倡導(dǎo)“工作學(xué)習(xí)化、學(xué)習(xí)工作化”的模式。同時，要注重優(yōu)化辦公室團隊結(jié)構(gòu)，穩(wěn)定工作隊伍。要正確選人，把工作認真、公道正派、具有突出業(yè)績的管理者提拔到院辦管理崗位，辦公室工作崗位則吸納一些文字表達、溝通能力綜合素質(zhì)較高的同志，努力建設(shè)一支協(xié)作配合的學(xué)習(xí)型團隊。

（四）整合信息資源，建設(shè)數(shù)字型辦公室

辦公自動化隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和計算機技術(shù)的發(fā)展，越來越成為一種必然的趨勢。借助發(fā)達的電子郵件、辦公QQ群、包括視頻會議等網(wǎng)絡(luò)工具，很大程度上簡化了工作程序并節(jié)省辦公時間、提高了辦事效率，也大幅降低了行政成本，充分實現(xiàn)了資源共享。辦公室應(yīng)高度重視校園建設(shè)，利用各種資源建立高效的校園網(wǎng)，并啟用如辦公自動化、檔案管理、圖書信息、財務(wù)管理系統(tǒng)等，這樣可以加速學(xué)校辦公室資源整合，有效提高辦公室管理。

（五）明確職責(zé)定位，激勵型辦公室

在工作中因職責(zé)定位含糊不準(zhǔn)，經(jīng)常出現(xiàn)互相推諉的現(xiàn)象，民辦高校的辦公室更需要講求管理效能，而且必須對職責(zé)明確定位，這就需要建立一整套完善的體制，分清崗位責(zé)任和目標(biāo)責(zé)任，針對專人落實每項工作，避免因職責(zé)劃分問題出現(xiàn)重復(fù)工作、推諉等現(xiàn)象，更需要明確工作目標(biāo)，以此為標(biāo)準(zhǔn)進行績效考核。同時擬定配套一些激勵措施，提高辦公室人員工作積極性，從而有效保障工作的落實。還需建立考核工作人員的一整套監(jiān)督體系，對于沒有按要求完成工作的，給予相應(yīng)的處理，對于很好積極完成的人員，給予適當(dāng)?shù)莫剟睢Ｙp罰分明可以大大提高辦公室人員工作積極性。要根據(jù)辦公室人員的需求和特點，給予如科研，提拔，學(xué)習(xí)等機會。調(diào)動大家積極性，提高工作效率。

四、結(jié)語

隨著我國高等教育事業(yè)的迅速發(fā)展，民辦高校辦公室要適應(yīng)新時期的要求，審時度勢，轉(zhuǎn)變以往陳舊觀念，界定自己工作職責(zé)，創(chuàng)新有效的工作方法，加強隊伍建設(shè)、整合信息資源等，不斷提升其管理效能，充分發(fā)揮橋梁和紐帶作用，為民辦高校實現(xiàn)從單純的規(guī)模擴張向規(guī)范管理和內(nèi)涵建設(shè)轉(zhuǎn)變，提供科學(xué)規(guī)范的制度保障和更深層次的服務(wù)。

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