新時期高校檔案管理工作問題及發展對策

續 姍

新時期高校檔案管理工作問題及發展對策

續 姍

本文首先提出了新時期高校檔案管理工作存在的主要問題：檔案管理工作不規范，借閱使用制度不完善；人才隊伍建設乏力，檔案管理人員綜合素質不足；設備更新速度緩慢，不能適應新時期檔案發展需求；工作評價體系不完善，影響檔案管理人員工作積極性。之后，文章提出了新時期高校檔案管理工作的主要發展對策：強化領導責任，規范檔案管理工作程序；加強檔案人才隊伍建設，不斷提高檔案管理人員綜合素質；加強資金投入力度，推進檔案管理設備更新；完善工作評價體系，充分調動檔案管理人員工作積極性。

新時期；高校；檔案管理工作；問題；發展對策

續姍/運城師范高等專科學校助理館員（山西運城044000）。

一、高校檔案管理工作重要性簡介

檔案，是高校各項工作開展的基礎，涉及高校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的歷史記錄。由于高校工作的特殊性，許多檔案都具有很高的學術研究價值，包括一些學術論文、專利、著作以及其它理論的或者物化的研究成果，對學校乃至國家民族的發展都具有極其重要的價值[1]。但是在新時期，由于市場經濟的影響，很多高校的檔案管理工作也出現了這樣或者那樣的問題，包括檔案管理人員思想政治意識不堅定、奉獻意識不強；檔案管理人員業務素質不足，不能適應檔案工作發展需要；評價體系不完善，硬件設施建設滯后等許多問題。而且許多問題有日益加重的趨勢，已經對新時期高校檔案管理工作的正常開展造成了較大影響。因此，在新時期，進一步結合高等教育發展的需要，有的放矢的對檔案管理工作進行調整，不僅是高校檔案管理工作發展的需要，也是我國高等教育內涵式發展的必由之路。本文擬結合新時期高校檔案管理工作的實際情況，分析其中存在的問題，并因地制宜的提出相應的解決對策，為促進新時期高校檔案管理工作健康持續的發展提供新的參考。

二、新時期高校檔案管理工作存在的主要問題分析

（一）檔案管理工作不規范，借閱使用制度不完善

調查顯示，目前很多高校由于對檔案管理工作的重視程度不夠，導致檔案日常管理不太規范，包括檔案的存放、借閱和使用。首先，很多檔案未按規定使用檔案專用裝訂封皮，粘封裝訂線，并在粘封處加檔案管理印章；封皮表面的有關內容未逐項填寫齊全，從而為原始附件的篡改、故意丟失等行為預留了空間。第二，未按規定裝訂保管檔案以及將檔案各類文檔收集、整理、管理和利用，造成檔案資料因管理不當而缺失或不完整，不能保證檔案信息的連續性。第三，檔案借閱和使用過程中，都沒有詳細的登記和檢查核對過程，往往是領導一句話，或者自己私人關系，誰用誰就拿走了。有時，檔案還回來也沒有認真的核對[2]。實際上，對于檔案管理工作來說，很多原因的產生都與部分單位領導與檔案管理人員缺乏足夠的檔案意識緊密相關，再加之有關監督部門的監管力度不夠，未能形成檔案管理檢查的常態化等一系列問題，更是加劇了檔案管理的不規范程度

（二）人才隊伍建設乏力，檔案管理人員綜合素質不足

由于前幾年高等院校中設置檔案管理專業的院校較少，各級專業人才數量較少，高校檔案管理人才隊伍素質參差不齊，專職檔案人員大多是“半路出家”，不少檔案人員缺乏專業知識的理論功底和史料研究的基本能力。另外，很多人都認為高校檔案管理工作是一份徹底的“清貧職業”，認為檔案管理部門也是個“清水衙門”，在這里工作沒什么前途。因此，導致檔案部門招聘人才很困難，正是由于人才匱乏，內部交流也比較少，再加上學校重視程度不夠，導致各級檔案管理人員很少有接受培訓或者急需教育的機會[3]。這種情況在以前并不是很明顯，尤其是近年來，信息化已經逐步普及到檔案管理的一線，檔案管理人員綜合素質的欠缺顯得越來越明顯了。而且，很多高校對檔案管理工作人員的日常思想教育也比較少，使得很多檔案管理工作人員的奉獻精神不足，思想意識形態不堅定，這對工作的影響更大。

（三）設備更新速度緩慢，不能適應新時期檔案發展需求

高校中傳統的檔案管理，主要是以紙質文獻或者實物為主，保存檔案所需要的設備基本就是由幾個大的房間，外加一些檔案柜，這就足矣。而隨著時代的發展，檔案管理中的科技含量越來越高，尤其是信息化已經在檔案管理工作中普及以后，檔案管理工作對于硬件、軟件設備的要求也越來越高。比如計算機、光盤、移動存儲設備、溫度調控設備、濕度調控設備等，都成了檔案管理部門的必需品。但是很多學校由于過于重視教學科研，忽視了對檔案管理部門的投入，導致很多學校的檔案管理部門連基本的數據存儲設備都不足。一些光盤、磁帶、錄像帶也因為室內環境不適宜，出現了老化，甚至消磁，這對于檔案管理來說是致命的。另外，一些保存在計算機中的檔案，由于網絡殺毒軟件落后，導致中毒，甚至被盜取的現象也時有發生。

（四）工作評價體系不完善，影響檔案管理人員工作積極性

職稱評定是目前我國大部分高校測評教職員工工作成績的主要方式，基本上評價的指標就是論文、科研獎勵、專利、教學水平等，然后進行量化打分，進行評定。而對于檔案管理工作人員來說，他們從事的大部分還是以提供服務為主的工作，如果我們將他們與常年從事專職教學與科研的教職工放在同樣一個平臺上去競爭，顯然這對于檔案管理人員來說是顯失公平的。因為，檔案管理人員很少有人能像專職的教學科研人員一樣，獲得眾多的科研、教學獎勵，發表這么多論文，主持這么多課題，有這么多成果，這是不現實的。因此，這對于檔案管理人員來說是一種非常重要的打擊，嚴重影響了檔案管理人員的工作積極性。

三、新時期高校檔案管理工作的主要發展對策

（一）強化領導責任，規范檔案管理工作程序

首先，各高校領導與檔案管理人員要及時溝通，了解現階段檔案管理的實際問題，制定有針對性的工作思路，由相關領導切實負起責任，做到領導垂直管理，一事一議；第二，各高校要不斷加強對檔案管理工作人員對檔案工作的熱愛程度，引導他們正確認識檔案工作的重要性，從意識形態上保證檔案的管理規范；第三，相關部門應定期組織檔案管理的培訓學習，更新檔案管理的要求，分享有效的管理經驗；第四，有關部門應加強對檔案管理的檢查與監督力度，確定獎懲體制，推進檔案管理的規范化進程[4]；第五，對于檔案管理工作中的具體細節要逐一落實，包括收集、整理、清退、銷毀與歸檔等相關過程，每個過程都要有專人負責，責任到人。對于那些不能認真履行檔案管理責任的檔案管理工作人員，要及時的給予批評教育，責令其改正。尤其是檔案收集歸檔、庫房管理、檔案修復、提供利用的一些細節上，更是要加強注意，每一步都不能疏忽，做到步步有人管，點點有人看。

（二）加強檔案人才隊伍建設，不斷提高檔案管理人員綜合素質

對檔案專業人員的素質要求是由檔案工作的性質、任務、目的和內容所決定的。那么要想提升高校整體檔案管理人員的綜合素質，就要從兩個方面著手。首先，要加強對具有對口的專業知識背景，以及豐富經驗的檔案管理人員的引進，要積極的從政策、待遇、環境、職稱等方面給予引進人才足夠的支持，切實關心檔案管理工作人員的工作和生活，引導他們來得了，留得住，干得好。第二，要進一步健全分配體系，在員工中樹立典型，激勵其他員工更加努力工作；對于在崗的檔案管理人員，要切實重視起來，為檔案管理人員參加培訓和繼續教育創造機會[5]。其中，培訓內容要結合實際情況，因需設計，將培訓內容與實際工作相結合。在安排上，除加強專業理論知識學習外，應加大計算機知識的學習，重視網絡知識教育，以適應新時期檔案工作的需要。注重加強檔案工作者之間、相關專業工作者之間及檔案管理單位之間的業務交流。通過交流，使他們盡快了解別人的先進經驗，及時查找自己的不足，吸收好的經驗應用于自己的實際工作中。

（三）加強資金投入力度，推進檔案管理設備更新

隨著科技水平的不斷提高，檔案管理已經開始脫離傳統的紙質為主文獻為主的時代，逐步的開始呈現出紙質文獻、聲像檔案、其它載體模式文獻共存的情況。這種情況下所需要的設備要更多，而且更先進。包括計算機，數據存儲設備，溫度、濕度和光照控制設備，各種殺毒軟件等，這些都是新時期檔案管理不可或缺的設備或者軟件。各高校要在預算之中加大投入力度，保證檔案管理部門工作開展所需要的各種軟件、硬件設備的購置和更新。堅持定期地對檔案管理場所的環境條件，比如濕度、溫度、光線的控制，計算機、數據存儲等設備的維修等[3]。另外，還要加大檔案信息網絡監控力度，不斷提高對電子計算機及相關信息存儲設備進行殺毒，以防檔案，尤其是一些機要檔案泄露。

（四）完善工作評價體系，充分調動檔案管理人員工作積極性

對于高校檔案管理工作人員來說，要積極的對其工作進行分類。對于以提供服務為主的工種，比如普通的檔案管理工作人員，就要通過網上測評、同事測評、領導測評相結合的方式，對其服務意識和服務態度進行測評，確定其工作成績；對于以提供技術為主的，比如設備維修、養護的工作人員，就要考評其技術水平，對設備維修的效果進行評價；對于以管理為主的，就要看其管理的效果，在檔案收集、整理、立卷、歸檔、鑒定、銷毀、保管和提供利用等各方面工作是否能形成有效的體系。最終讓機要檔案管理人員都能有賞罰分明的職稱評價與考核體系，促進其全心全意為檔案管理工作做貢獻[6]。另外，各高校還可以結合本校的實際情況，為檔案管理人員開展教學和科研工作創造條件。比如，有的學校就讓檔案管理人員講授一些檔案管理相關的選修課，讓檔案管理人員與計算機專業的教師聯合進行檔案管理方面軟件的開發。這樣不僅有利于教職工之間的溝通交流，還能為檔案管理人員綜合素質的提高創造一個良好的平臺。

四、結語

作為一名檔案管理人員來說，要懂得文書學、檔案管理學、檔案文獻編纂學、檔案保護技術學、中外檔案史等檔案專業基本知識，熟悉黨和國家有關檔案工作的各項法規和方針政策。這是檔案管理工作的需要，同時也是檔案管理工作發展得前提。作為一名高校檔案管理人員來說更是如此，其身上所肩負的責任比普通檔案管理工作者更大。但是現實告訴我們，高校檔案管理工作所面對的問題的確很多，挑戰也很多。但是我們堅信，只要各高校能夠沿著正確的方向，堅持“安全第一”、“以人為本”、“服務為先”的實施戰略，采取多種措施，調整檔案管理工作思路，使檔案管理工作真正有機的融入到高校全盤工作的發展之中，就能使高校的檔案管理工作獲得更好的發展，使高校檔案管理工作更好地服務于高校的教學與科研工作。

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[1]馬淑芬.我國企業檔案管理中存在的問題及成因分析[J].商品與質量，2011（S2）

[2]李憲寅，張燕超，張務恒.做好檔案工作 促進企業發展[J].煤炭工程，2011（S1）

[3]藺海波.亟待加快發展步伐提高管理水平——關于高校檔案工作的調查與思考[N].中國教育報，2008-6-18

[4]夏麗君.論檔案人員綜合素質問題[J].消費導刊，2010（8）：283

[5]侯舒怡.淺談高校的公文管理與保密[J].科技信息（科學教研），2007（36）：300

[6]王艷婕，王艷輝.淺談高校檔案的保密管理[J].吉林化工學院學報，2010（5）：58-60

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1671-6531(2013)18-0149-02

責任編輯：何 巖