淺談物資采購的風險管理機制

王 豐

(中國兵器工業第五九研究所，重慶 400039)

簡單來說，所謂風險就是指在一個特定的時間內和一定的環境條件下，人們所期望的目標與實際結果之間的差異程度。人們對風險的定義有兩種理解:一種理解強調風險表現為行為的不確定性;而另一種理解則強調風險表現為損失的不確定性。風險管理是社會組織或者個人用以降低風險的消極結果的決策過程，通過風險識別、風險估測、風險評價，并在此基礎上選擇與優化組合各種風險管理技術，對風險實施有效控制和妥善處理風險所致損失的后果，從而以最小的成本收獲最大的安全保障。一般分為風險的識別、風險的預測和風險的處理等3個步驟。對于現代企業來說，風險管理就是通過風險的識別、預測和衡量、選擇有效的手段，以盡可能降低成本，有計劃地處理風險，以獲得企業安全生產的經濟保障。

一、企業物資采購風險概述

企業物資采購主要是指以生產為目的的主要材料、輔助材料、工具等物資的購買活動。其基本使命就是以盡可能便宜的價格，得到完全符合企業生產所需的生產物資。企業采購風險是企業面臨的風險之一，指在采購過程中由于各種意外情況的出現，使企業的實際結果與預期目標相偏離的程度和可能性。通過加強對物資采購環節的風險管理，加強對物資采購全過程的監督，能夠為提高企業產品質量和經濟效益提供有力保證。

企業物資采購的要素主要有:采購主體、供貨商、物資、資金、物流等，采購風險也發生在這些要素身上。關于企業物資采購風險的分類方式有很多種，比如按風險因素分為有形因素風險和無形因素風險，按風險來源分為內因型風險和外因型風險等。由于本文探討的是企業物資采購的風險管理機制，從風險形成因素與企業風險管理機制的關系出發，將物資采購風險分為“制度缺失型”風險和“管理不善型”風險。

(一)“制度缺失型”風險

指企業缺少必要的采購管理制度，缺少必要的風險控制措施，而無法有效防范采購風險可能造成的損失，主要有以下幾種:

1.采購價格風險。供應商有意抬高價格，使企業高價采購回物資，增加物資成本造成損失;當企業認為價格合理情況下批量采購，不久該種物資價格下跌而引起的損失。

2.采購質量風險。由于供應商提供的物資質量不符合要求，而導致企業停工待料、延期交貨或產品達不到到質量標準，給企業甚至給用戶造成損失。

3.采購合同欺詐風險。供應商設置合同陷阱，騙取企業錢財，如:以虛假的合同主體身份與企業訂立合同，以偽造、假冒、作廢的票據或其他虛假的產權證明作為合同擔保;接受合同當事人給付的貨款、預付款，擔保財產后逃之夭夭;簽訂空頭合同，而供貨方本身是“空殼公司”，將騙來的合同轉手倒賣從中謀利，而所需的物資則無法保證;供應商無故中止合同，更改合同條款，違反合同規定等等。

4.采購意外風險。物資采購過程中由于自然、經濟政策、價格變動等因素所造成的意外損失。如交通意外事故導致不能正常供貨，遭受缺貨損失等。

……

(二)“管理不善型”風險

指企業雖然有完整的采購管理制度，但沒有認真執行或執行效果不理想，而無法有效防范采購風險可能造成的損失，主要有以下幾種:

1.采購計劃風險。因企業物資部門及人員計劃管理技術不適當或不科學，導致物資采購計劃不能適應生產，如采購數量、采購目標、采購時間、運輸計劃、使用計劃、質量計劃等與目標發生較大偏離，形成物資采購工作與生產經營脫節的現象。

2.采購存量風險。物資采購量不足或采購不及時，發生生產中斷而造成損失;物資采購量過大，造成積壓，使企業大量資金沉淀于庫存中，失去了資金的機會利潤，形成存儲損耗。

3.采購驗收風險。由于人為因素造成企業未按合同或制度要求對所采購物資在進入倉庫前進行驗收或驗收不仔細，使物資在數量、品種、規格、質量、價格、單據等一個或多個方面發生變形，而造成損失。

4.采購合同風險。(1)合同簽訂風險:由于合同訂立者未嚴格按法律規定或規章制度辦事，導致所簽合同不利于企業而造成損失。如:情況不明，盲目簽約;違約責任約束簡化，口頭協議，君子協定;鑒證、公證合同比例過低等等。(2)合同管理風險:采購合同日常管理混亂，導致無法利用合同有效保護企業利益。如合同殘缺，以致履行時找不到合同文件，使企業難以判別對方是否違約，同時企業自身也常常因為合同管理混亂造成違約而被對方追究等。

5.采購責任風險。許多風險歸根至底是一種人為風險，主要體現為責任風險。例如，合同簽約過程中，由于工作人員責任心不強未能把好合同關，造成合同糾紛;或是采購人員假公濟私、收受回扣、謀取私利等。

……

需要說明一點，某些采購風險其實難以明確判斷其風險形成因素到底是制度不完善還是管理有漏洞，比如“采購意外風險”。這里的判斷邏輯是，對這類采購風險的控制思路是看靠完善制度有效，還是加強管理有效，根據有效性來進行判定的。

二、企業物資采購風險管理的主要問題

企業物資采購風險管理，指企業通過風險分析、風險評估，準確識別采購風險，并制定相應風險控制措施降低采購風險的過程。實事求是地講，雖然不少企業沒有風險管理的概念，但大多數企業能意識到物資采購風險的客觀存在，并采取了一些控制風險的措施。但因為缺乏科學的風險管理思想，風險控制效果遠低于預期，主要表現在:

1.沒有制定物資采購戰略(策略)或風險控制措施與采購戰略不匹配，導致風險管理南轅北轍。物資采購戰略(策略)是企業物資采購工作的指導方向，企業的風險管理活動，應與企業物資采購戰略(策略)保持一致。如果企業風險控制措施與物資采購戰略(策略)相矛盾，則防范風險的作用其實很小。比如，有的企業采用的庫存戰略是聯合庫存管理戰略，物資存量風險(缺貨風險)本來就小，但庫存控制辦法卻是非中心化策略，就是到處儲備物資，生怕缺貨。結果等于花很多錢去解決一個很小的問題，意義不大。

2.風險分析不科學，風險評估不準確，企業無法識別主要采購風險。如果不做全面的風險分析和量化、精細化的風險評估，企業很難準確辨識出主要的采購風險并制定出有針對性的預防措施。如果企業經營者憑感覺認識采購風險，憑想象制定風險控制措施，就算制定出一套約束采購流程的采購控制制度，看似全面，其實沒有重點，無法有效防范主要采購風險。比如有的企業物資價格透明度高，價格風險較小，但進貨渠道不流暢，有極大的存量風險，那么企業的風險控制措施應主要針對缺貨現象。如果企業管理者整天只盯著物資價格的高低，不重視供貨商的貨源情況，就會發生缺貨損失。

3.風險控制措施與企業實際情況或企業文化不適應，無法有效防范采購風險。比如，為防范采購人員收受回扣、謀取私利，現在很多企業都成立了物資價格管理機構用來審批采購價格。不過有些企業的采購物資專業性強，生產廠家和供貨商少，進貨渠道狹窄，因此價格很隱蔽。如果價格管理人員不是采購人員(其實肯定不會是采購人員)，作為局外人，事實上根本無法弄清楚物資的真實價格，價格審批流于形式。這樣的價格審查形同虛設，自然防范不了價格風險。

4.對于采購風險的基本規律缺乏科學認識，制定的風險控制措施顧此失彼。物資采購風險的一個基本規律就是各個風險之間相互關聯，在減少某個風險的同時有可能增加另一個風險，比如減少物資庫存量固然可以減小價格下跌風險和資金成本風險，但有可能增加缺貨風險，反之亦然。在現實中，有的企業對采購風險的關聯性缺乏認識，比如為片面預防價格風險，每次采購物資都要求必須是最低價，而不注意與供貨商的合作關系。這樣做會損失供貨商的忠誠度，傷害進貨渠道，最終會帶來更大的風險。

三、如何建立科學的采購風險管理機制

管理機制，是指管理系統的結構及其運行機理。管理機制本質上是管理系統的內在聯系、功能及運行原理，是決定管理功效的核心問題。管理機制一般表現為三大機制:運行機制、動力機制和約束機制。物資采購風險管理機制主要包括識別采購風險、制定風險控制制度、有效實行風險控制措施等三部分。要想有效的防范物資采購風險，必須要有一套科學的采購風險管理機制，其具體行動就是制定各項采購管理制度并有效執行。建立一套科學的采購風險管理機制，應注意以下幾點:

1.必須建立一支專業高效的采購隊伍，這是有效防范采購風險的必要條件。很多企業不重視物資管理人才的培養，以為這買東西的事誰都會。其實，物資采購是一項專業性很強的的工作。專業的物資管理人才更能看出企業物資采購管理的核心問題，找到解決思路，從而實現防范采購風險、降低采購成本、從采購中要效益的目標。

2.應當制定企業的物資采購戰略。物資采購戰略，是指企業采購所采用的帶有指導性、全局性、長遠性的基本運作方案。一般包括至少5個方面:采購品種戰略，采購發生戰略，供貨商選擇戰略，訂貨談判戰略，進貨方式戰略。企業必須根據自身實際情況，制定出目標明確的物資采購戰略。采購風險管理機制不能違反采購戰略方向，要有利于實現采購戰略目標，并在采購戰略框架下制定風險控制措施。

3.必須進行采購風險分析工作，確認企業物資采購的主要風險，并制定有針對性的風險控制措施。風險分析沒有固定的模式，一般來說，主要包括3個階段:風險識別，找出采購潛在的風險及風險點;風險評估，對所有風險進行評估，找出采購的主要風險;風險控制，即風險管理者采取各種措施和方法，消滅或減少風險事件發生的各種可能性，或者減少風險事件發生時造成的損失。主要方法是:風險回避、損失控制、風險轉移和風險保留。企業管理者如果不進行全面、仔細的采購風險分析，就算看出物資采購的主要風險，也難以發現風險形成的根源，由此制定出的控制措施往往治標不治本。

4.制定風險控制措施時，不能為防范(風險)而防范，必須全面考慮所有的采購風險。如果措施不當，在減小某個風險的同時放大了別的風險，則實在是本末倒置。

5.科學的采購風險管理機制，應當能對物資采購進行全過程、全方位的監督。全過程的監督是指從計劃、審批、詢價、招標、簽約、驗收、付款和領用等所有環節的監督。重點是對計劃制定、簽訂合同，質量驗收和結賬付款4個關鍵控制點的監督，以保證不弄虛作假。全方位的監督是指內控審計、財務審計、制度考核三管齊下，并加強對采購人員績效考核的審計。

6.科學的采購風險管理機制，應有利于企業與供貨商合作。防范物資采購風險，最關鍵的是與供應商建立并保持良好的合作關系，這個觀點得到很多人擁護。這就要求企業必須能對供貨商資質進行有效判斷，準確篩選出優質供貨商，并與它們建立長期戰略聯盟。在監督、審計此類采購活動時，不能過于糾結于“價格”、“數量”等因素。

7.科學的采購風險管理機制，其制定出的風險控制措施能與企業實際情況相適應，并能有效執行。每個企業的情況千差萬別，不僅主要采購風險不同而且風險控制措施也有差別。評價企業風險控制措施是否成功最主要的一條就是看措施能否執行下去，并在實踐中不斷修正，增強執行效果。

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