淺談高校捐贈檔案的管理工作

鮑 戎

（南京理工大學檔案館，江蘇南京，210014）

高校捐贈檔案是高校教職員工、校友等相關(guān)人員或相關(guān)單位捐贈的反映高校教學科研成果、重要事件和日常事務等具有保存價值的紙質(zhì)、磁質(zhì)、光盤和以其它介質(zhì)為載體的歷史記錄。隨著高等教育事業(yè)的改革發(fā)展和深入推進，高校在科學技術(shù)和國民經(jīng)濟發(fā)展中發(fā)揮著越來越重要的作用，捐贈檔案的數(shù)量和質(zhì)量不斷提高，捐贈檔案工作在高校檔案管理中的地位和作用也日益提升，成為高校檔案管理工作的重要組成部分。高校檔案館的管理人員，必須主動適應這一新形勢發(fā)展的需要，強化對捐贈檔案的接收和管理意識，從而更加科學有效地規(guī)范高校捐贈檔案的管理工作。

1.高校建立捐贈檔案的意義

高校人文薈萃，校友遍布各行各業(yè)、世界各地，眾多著名專家學者對國家科技、文化、教育等方面做過巨大貢獻，他們收藏了較多的史實資料，藏品豐富。這些散存于相關(guān)社會組織、個人手中的資料及藏品涉及到高校乃至國家的歷史方方面面，不僅是珍貴檔案，也是對高校眾多學科教學科研歷史和教師自主教學科研成果的體現(xiàn)。收集這些資料、藏品，建立高校捐贈檔案，將從側(cè)面反映高校的教育科研活動和成果。

高校捐贈檔案是一種專門檔案，它除了具有檔案的基本屬性之外，還具有涵蓋文書檔案、基本建設(shè)檔案、科技檔案等其它門類檔案的特點，收藏、管理和應用這些檔案的意義重大。

1.1 有助于檔案館的特色建設(shè)，豐富和優(yōu)化檔案館藏

高校檔案館以收集單位部門移交的檔案為主，私人捐贈者較多地是捐贈收藏品（實物）。捐贈檔案可以很好地改善檔案館的館藏結(jié)構(gòu)，填補館藏空白，形成特色館藏。例如：可以在高校檔案類目基礎(chǔ)上，根據(jù)高校的特色設(shè)立名人檔案、教學成果檔案、科技創(chuàng)新成果檔案、文化和藝術(shù)檔案等，形成高校檔案館自身的特色。

高校的教學、科研等活動大多是教師單獨承擔或自發(fā)進行的，有相當數(shù)量具有保存價值的材料，諸如教學講稿課件、自制教具及科研研究手稿、學術(shù)交流記錄、實驗計劃、現(xiàn)場照片、樣品樣機等，保存在個人和團隊手中。將這些真實記錄高校各項工作的檔案捐贈歸檔，不僅能豐富館藏，對高校檔案資源體系進行有效且必要的補充，也能更全面客觀地反映高校教學科研等各項活動，同時對保護高校自主知識產(chǎn)權(quán)也有積極意義。

1.2 有助于藏品保存和價值升華

散存于社會組織、個人手中的資料及藏品往往得不到妥善保管和傳承。捐贈到檔案館不僅能使藏品得到很好地保護，使歷史得以留存，還可以使其被更多需要它的人充分利用并展現(xiàn)其價值。這是國民崇高品格的體現(xiàn)，是愛心的傳遞。捐贈檔案在使檔案事業(yè)受益的同時，也使檔案的價值和人的境界得到升華。

高校捐贈檔案不僅有效地豐富了高校檔案館藏，更重要的是有助于傳承高校優(yōu)秀文化、理念和成果，有助于高校以史為鑒，調(diào)整、優(yōu)化資源配置，提高辦學水平。

2.捐贈檔案的宣傳組織

捐贈檔案內(nèi)涵豐富、載體多樣、特色鮮明、作用巨大，如何能讓更多的社會團體和個人認識到捐贈檔案的重要性，積極向高校檔案館捐贈檔案，是檔案工作者首先要研究的問題。

2.1 完善捐贈檔案管理辦法，建立完善科學的管理制度

高校要規(guī)范捐贈檔案的制度，明確捐贈檔案管理方法，建立健全安全保密制度，采用先進手段和科學方法保管好捐贈檔案，避免捐贈檔案的毀壞、遺失和泄密，保證捐贈檔案的完整性和安全。只有捐贈檔案管理制度化、規(guī)范化和科學化，捐贈者才會相信自己的收藏能在檔案館得到妥善的保存和利用。高校的檔案捐贈工作才更易得到多方面關(guān)注，爭取到更多支持，得到人們的極大信任，才會有越來越多的人愿意將珍藏捐贈給檔案館。

2.2 做好宣傳工作，開拓捐贈渠道

檔案館應修正長期以來所遵循的以校內(nèi)相關(guān)單位部門為中心的檔案收集模式，不斷拓展高校檔案收集工作的視野。對潛在的捐贈者要積極主動上門拜訪，進行宣傳、引導和指導，以“走出去，請進來”的方式，使更多的人了解檔案館有著專業(yè)的保管技術(shù)、儲藏條件好，館藏是私人藏品的更好延續(xù)。鼓勵社會機構(gòu)及個人向檔案館捐贈檔案，豐富和擴大捐贈內(nèi)容及范圍。使每個有檔案意識、公益意識的人都有可能向檔案部門捐贈有價值的檔案資料。促使館藏檔案資源具有更為濃郁的文化氣息，更可以優(yōu)化與創(chuàng)新檔案利用服務方式。

2.3 誠心對待每位捐贈者，提高捐贈積極性

要從多方面體現(xiàn)檔案部門對捐贈者的尊重，對捐贈品的重視，以誠相待。比如，可以為每一位檔案捐贈者頒發(fā)捐贈證書、贈送紀念品，在檔案館宣傳欄或檔案館網(wǎng)頁上介紹捐贈者及捐贈檔案。對重要的捐贈檔案可以制作各種形式的副本贈送給捐贈者保存留念，避免捐贈與個人收藏之間的矛盾。同時檔案館還應該對捐贈檔案進行價值鑒定、挖掘利用、編緝研究，部分捐贈檔案經(jīng)保護性處理后可向公眾開放，對突出的捐贈者要進行宣傳表彰。

這些舉措會使捐贈者得到人們的尊敬，也能增強捐贈者的榮譽感和責任感，提高捐贈積極性，使捐贈者個人乃至社會公眾樹立起自覺、科學的檔案觀，積極認同高校檔案工作在現(xiàn)代社會中的重要地位和存在價值，更好地樹立檔案工作在社會公眾中的良好形象，謀求與社會公眾更為直接的親和力，以聚集人氣，豐富和弘揚獨具特色的檔案文化。

3.捐贈檔案的科學管理

捐贈檔案是檔案館藏的重要方面，由于其來源的特殊性，需要檔案工作者精心管理。

3.1 把好篩選登記關(guān)

館藏資源要合理配置、科學管理，首先要做好捐贈檔案的篩選和登記工作。捐贈者由于文化背景、職業(yè)身份、捐贈動機等不同，加之受捐贈的饋贈性等影響，捐贈時往往有很大的不確定性。檔案工作人員應當按照捐贈制度的要求對捐贈資料進行驗收登記與篩選整理工作，接收人員不僅要鑒定資料的真?zhèn)巍⒖煽啃院唾|(zhì)量，考量其是否具有作為檔案的價值，還要根據(jù)檔案館館藏建設(shè)的方針和原則進行篩選、分類。在確定捐贈檔案后，檔案館應與捐贈方簽訂捐贈檔案協(xié)議書，明確捐贈檔案材料的所有權(quán)以及相關(guān)問題并登記造冊。

3.2 做好捐贈檔案的整理和保護

捐贈檔案包括紙質(zhì)材料、音像材料和實物證據(jù)材料等。由于此前一直由私人或相關(guān)組織保管收藏，難免有污染、破損和殘缺，檔案工作人員在接收捐贈檔案后必須細心整理，按規(guī)范修整被污染破損的檔案，做好保護工作，以利于長期收藏。

另一方面，捐贈檔案形式上的多樣性也要求我們保證捐贈檔案的系統(tǒng)成套性，并考慮不同材質(zhì)檔案的特殊保管環(huán)境，需要積極引用先進技術(shù)，創(chuàng)造優(yōu)越的館藏條件。

3.3 科學組卷和系統(tǒng)歸納

捐贈檔案因其來源的特殊性，其整理與其它檔案又有所區(qū)別。捐贈檔案應使用明顯標識，比如加蓋“捐贈檔案”圖章、登記捐贈者和捐贈方式等信息。這樣有利于統(tǒng)計捐贈檔案情況、方便檔案利用，也可達到激勵捐贈的效果。捐贈檔案一般是以捐贈者為單位來組卷的，都是由一整套具有內(nèi)在密切聯(lián)系、不可分割的檔案材料所組成，具有成套性，需要按照捐贈檔案的形成程序來進行收集和整理，以保證捐贈檔案全面反映客觀事實。

與此同時，捐贈檔案又與高校各項工作環(huán)環(huán)相扣，不可分割，具有不可或缺的史料價值。必須科學地建立捐贈檔案的索引方法，加強與學校檔案整體的有機聯(lián)系。在方便按捐贈者檢索的同時，能夠有效地形成對學校相關(guān)事件檔案的支撐。反之，通過將捐贈檔案和學校檔案進行整體聯(lián)系，可以發(fā)現(xiàn)校內(nèi)檔案收集的一些缺漏，進而可以引導捐贈，或定向征集相關(guān)的捐贈檔案，實現(xiàn)正常檔案和捐贈檔案之間相互促進的良性循環(huán)。

3.4 正確利用捐贈檔案

捐贈者是懷著對檔案館的信任和盼望自己的珍藏能夠發(fā)揮最大限度的利用價值而捐贈檔案的。檔案工作人員應當將捐贈檔案當作檔案館的珍貴館藏，珍惜和愛護捐贈檔案，對捐贈檔案進行充分的開發(fā)利用，這樣才是對捐贈者的負責和尊重。

在捐贈檔案公開、公布和利用方面，應該嚴格按照《中華人民共和國檔案法》的規(guī)定執(zhí)行。“向檔案館移交、捐贈、寄存檔案的單位和個人，對其檔案享有優(yōu)先利用權(quán)，并可對其檔案中不宜向社會開放的部分提出限制利用的意見，檔案館應當維護他們的合法權(quán)益。”特別要注意的是，對沒有超過著作權(quán)保護期限的捐贈檔案，版權(quán)依然歸捐贈人所有，不能直接轉(zhuǎn)化為社會檔案信息資源。檔案館在捐贈檔案的公開、公布及利用過程中，必須遵循《中華人民共和國檔案法實施辦法》 第二十六條的規(guī)定，“不得違反國家有關(guān)知識產(chǎn)權(quán)保護的法律規(guī)定”，充分維護捐贈人的合法權(quán)益，注意保護捐贈者的著作權(quán)。

隨著捐贈檔案數(shù)量的增長，捐贈檔案已經(jīng)成為高校檔案館藏中不可缺少的重要組成部分，在高校教育改革與事業(yè)發(fā)展中正發(fā)揮著越來越重要的作用。高校檔案館要不斷建立健全捐贈制度，在實踐中改進捐贈檔案的接收、篩選和整理、保存方法。檔案工作人員也要以高度的責任心，不斷學習、總結(jié)經(jīng)驗，深入思考、勇于創(chuàng)新，積極做好捐贈檔案的管理工作。

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