淺談高等教育自學考試畢業生檔案的網絡化審核

劉 勇

（江蘇省教育考試院，江蘇南京，210024）

1.自學考試畢業生檔案材料網絡審核的基本概念及其主要特征

開展自學考試畢業生檔案材料網絡審核是指依托自考生電子檔案為基礎，以計算機信息處理技術及網絡技術為支撐的技術密集型的自學考試畢業生檔案材料的審核管理模式。 其主要特征是：

1.1 檔案材料的電子化

自考生的基本信息、圖像信息、成績信息、 筆記卡信息等共同構成電子檔案的主要內容。 自考生的各類信息通過相關技術手段采集并存儲于計算機內作為審核畢業生檔案材料、 辦理畢業證書的基本依據，以替代紙質檔案的基本功能。

1.2 信息傳輸與發布的無紙化

自學考試畢業生檔案材料審核情況的發布、專業計劃調整與替換標準、考試機構的相關公告等均可以通過網絡傳輸發布，實現審核過程的全程無紙化。

1.3 審核的遠程化

對自學考試畢業生檔案材料的審核不受地域和場所限制，在計算機網絡所能涵蓋的范圍內，只要具備基本的軟硬件設施即可完成任務。

2.網絡審核自學考試畢業生檔案材料的功能實現

自考畢業生檔案材料的網絡審核打破時空、地域限制，充分利用電子檔案建設的成果，使得檔案審核工作更加規范，手續更加簡化。 同傳統的審核自考畢業生檔案材料、辦理畢業證書的模式相比較，由于取消了自考生紙質檔案在省、市、縣（市、區）、主考院校間的傳遞，無需再長期租賃場地存放歷史檔案，辦理自考畢業證書的成本也將大幅減少，工作效率將得到極大的提高。 網上注冊、審核將過去以運轉考生紙質檔案為核心的人力密集型工作，轉變為以電子檔案傳遞為核心的技術密集型工作，工作效率將得到極大的提高。

2.1 自考生通過網絡提出畢業申請

自考生必須在規定的時間內登陸網站，在網上填寫并確認核實自己的基本信息后提出畢業申請，并由計算機對該考生能否畢業進行實時預測。 為方便自考生，考試機構將審核畢業生檔案材料的流程透明化，提供辦理畢業證書情況的查詢服務： 考生可隨時用注冊的賬號登陸查詢自己提出的畢業申請處在什么樣的審核狀態，考生還可以通過網絡系統提供的平臺向當地自考辦、 省級教育機構進行咨詢。 這樣可以在很大程度上縮小考生與考試機構之間的距離，為自考生提供了方便、快捷的主動式服務。

2.2 審核工作是重中之重

工作人員通過審核系統對自考生提出的畢業申請進行處理。 網上審核系統真實地反映了傳統的人工審核檔案的流程：分別為縣（市、區）自考辦和市自考辦進行初審，主考院校進行復審，省級教育機構進行終審。 不同的工作人員通過自己設定的口令登陸不同的級別進行審核，而不同級別所做的審核工作各有側重，做到分工有序。

縣（市、區）自考辦審核的重點是根據自考生攜帶的畢業生檔案材料核查自考生通過畢業申請系統提交的基本信息的真實性，若情況屬實，則將該考生的電子檔案材料提交到市自考辦審核，否則將該自考生的畢業申請退回。 考慮到很多自考生的成績由于歷史原因沒有并入到考生電子檔案庫，在現場確認時，自考生可以帶相關成績證明調閱紙質檔案進行核實。 追加的成績檔案信息提交到市自考辦再次確認。 縣（市、區）自考辦工作人員定期將確認后的自考生檔案信息上傳至省數據庫。

市自考辦審核主要是對縣（市、區）審核通過的自考生進行再次確認。考生的基本檔案信息與縣（市、區）審核時的修改信息被鮮明地反映出來，以便讓市考辦審核人員進行確認。 同時市考辦操作人員對縣（市、區）考辦操作人員提交的追加成績進行再次確認，以避免人為的操作錯誤。

省級終審主要是對市里提交的已審核通過的自考生畢業生檔案材料進行審核。 縣、市追加的成績在省級教育機構工作人員的確認下才能并入電子檔案，并將審核通過的自考生的電子檔案送至主考學校確認。 主考學校審核再次進行自考生筆跡卡對比，對自考生成績、加試情況進行審核。 省級終審是對審核畢業生檔案材料、辦理畢業證書的全過程進行監督，可以對主考學校的審核結果復議，提供打印畢業生名冊、畢業生登記表及查詢等服務。

3.開展網絡審核自學考試畢業生檔案材料的優越性及價值

目前，一部分省市考試機構辦理自學考試畢業證書只是將自考畢業生檔案材料發布在網絡上供考生核實，并沒有將網上審核檔案材料這一最關鍵的環節引入自學考試畢業證書辦理工作中，使得審核工作通過信息化實現，這也是目前全國自學考試考籍信息化管理的瓶頸所在。

充分認識到審核自學考試畢業生檔案材料、 辦理畢業證書的復雜流程后，我們可以從以下兩方面著手：一是自考畢業生網上注冊，即提供考生使用的系統，考生通過網絡登陸核實修改自己的基本資料，直接與省教育考試院進行交流，并能夠隨時查看自己檔案材料的審核情況； 另一個就是網上審核，即通過全省各地自考辦工作人員使用的系統將傳統畢業生檔案材料審核流程真實地體現出來。 只有如此，才能滿足兩方面人員的不同需求。

3.1 引入考生檔案所在地區域劃分思想

自學考試考生分布區域廣，人員分散、流動性強，不像高考那樣以居住地、戶籍所在地進行管理。 因此，只有建立靈活的區域概念，直接反映自考生檔案所在地的變化，才能真實展現自考生檔案的流動性。 區域內工作人員只對本區域自考生負責，而縣（市、區）、市、省之間又存在著管理關系。 因而由省級考試機構根據自學考試檔案管理的隸屬關系對全省各級考試機構進行獨立的區域劃分，并對每個子區域進行編碼，形成一個塔形的區域管理關系，每個考生的基本信息里都包含所在區域代碼，這樣有效地避免了下級操作人員跨區管理所產生的越權。區域劃分的靈活性也可以保證以后各級機構設置的變動不會影響管理的有效性。

3.2 審核工作完全無紙化

傳統的審核自考畢業生檔案材料、辦理畢業證書過程中，大部分表格需要考生填寫，十分繁瑣。 如畢業生登記表需要將考生檔案成績全部記錄下來，這在審核畢業生檔案材料、辦理畢業證書的高峰期給工作人員帶來了極大的工作量，也極易導致一些人為錯誤。 同時，考生圖像庫也沒能充分利用，大部分需要照片的表格還是需要考生或工作人員粘貼。 而在畢業生檔案材料網絡審核、畢業證網上辦理過程中，所有表格均由打印機輸出，考生相片從數據庫中取出，這就在工作上極大地方便了自考生和工作人員，另一面也實現各類表格的統一輸出。

3.3 審核判斷的智能化

全國高等教育自學考試的課程計劃進行了多次調整，導致人工審核畢業生檔案材料、 辦理畢業證書過程中，需要根據多種輪次替換關系進行判斷。 而利用計算機進行畢業判斷完全程序化，既做到了速度快，判斷結果準確，同時可以靈活地根據國家新的考試計劃進行畢業條件判斷的調整。

3.4 管理權限的嚴格控制

省級考試機構為每個市（地區）級考試機構、主考院校分配唯一的管理員賬號，管理員再對本區域以及下級區域設置一般管理人員并對其賦權。 任何管理人員的操作都將寫入數據庫以備查詢，做到責任到人。

[1]梁其鍵著.考試管理的理論與技術[M].華中師范大學出版社，2002年。

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