高校辦公室秘書角色與素質(zhì)提升對策

張 偉

（黑龍江科技大學(xué)人文社會科學(xué)學(xué)院 黑龍江 哈爾濱 150027）

高校辦公室秘書的基本工作是服務(wù)師生、參與決策和協(xié)調(diào)督辦，這些職能工作對于從業(yè)人員的綜合職業(yè)素養(yǎng)和技術(shù)知識儲備要求較高。高校辦公室管理人員應(yīng)該努力把辦公室建設(shè)成學(xué)習(xí)型組織，強化職工隊伍的綜合職業(yè)素質(zhì)和新知識掌握能力，建立一個與時俱進、職能型的辦公管理隊伍。為了更好地體現(xiàn)高校辦公室秘書的職能作用，必須明確高校辦公室秘書的角色定位，然后根據(jù)實際情況建立健全一個提高角色實踐能力的培養(yǎng)體系。

1.角色定位

高校辦公室秘書直接服務(wù)于學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)，是對各級各部門領(lǐng)導(dǎo)工作進行必要補充和推進的重要職能工作崗位。秘書工作的角色定位和素質(zhì)提升對于推進高校辦公室管理工作有重要意義。根據(jù)管理學(xué)的定義，秘書與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系就是最基本的辦公室社會關(guān)系，從這種社會關(guān)系中可以分析出高校辦公室秘書的角色定位。具體體現(xiàn)在四個方面：

1.1 服務(wù)關(guān)系

秘書就是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)和基層服務(wù)的，服務(wù)關(guān)系也是辦公室工作的主要關(guān)系結(jié)構(gòu)。要想做好辦公室秘書工作，強化服務(wù)意識是一個先決條件。從業(yè)人員只有掌握了這種“相對無規(guī)律”的辦公室關(guān)系才能正確和順利地完成工作。

1.2 協(xié)調(diào)關(guān)系

辦公室另一個重要職能就是協(xié)調(diào)工作，要起到指揮調(diào)度中心的作用，準確把握領(lǐng)導(dǎo)的意圖，合理安排分配資源和響應(yīng)反饋信息等。協(xié)調(diào)關(guān)系是一種類似“潤滑劑”的辦公室關(guān)系結(jié)構(gòu)，其目的在于保證各項工作的“不撞車，不打架”和最大化效率。辦公室秘書要能眼觀六路耳聽八方，協(xié)調(diào)各方面的人力物力資源，為展開工作提供方便。

1.3 參謀關(guān)系

辦公室秘書雖然沒有最終的領(lǐng)導(dǎo)決策權(quán)限，但是可以起到輔助參謀的作用。這就需要辦公室秘書能夠樹立大局觀，從決策初期的信息調(diào)研、決策過程中的綜合調(diào)度到?jīng)Q策后的執(zhí)行監(jiān)察都要能為領(lǐng)導(dǎo)提供決策信息。參謀工作要緊緊圍繞領(lǐng)導(dǎo)思路展開，在全局角度去思考、去謀劃、去衡量，做到想領(lǐng)導(dǎo)之所想、謀領(lǐng)導(dǎo)之所慮、辦領(lǐng)導(dǎo)之所需。

1.4 督查關(guān)系

督查就是督促和檢查，是對工作落實情況的核實和評估。由于領(lǐng)導(dǎo)主要負責(zé)決策和審核工作，對于具體工作的督查往往力不從心，這就需要辦公室秘書抓住難點、重點、熱點問題和一個時期領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的問題主動進行建議、監(jiān)督和反饋。

2.素質(zhì)提升對策

在明確角色定位的基礎(chǔ)上，高校辦公室秘書要保持積極的工作態(tài)度，培養(yǎng)責(zé)任意識、服從意識、主動意識、創(chuàng)新意識、效率意識和保密意識等工作意識。一名優(yōu)秀的高校辦公室秘書，要能夠面對工作的全面性和復(fù)雜性，要具備辦事、辦文和辦會的工作能力，還要掌握能夠成為一個“專才”、“通才”和“全才”的綜合職業(yè)素質(zhì)。這些都對從業(yè)人員的職業(yè)素質(zhì)提出了很高的要求，需要通過多角度、不間斷的培訓(xùn)和素質(zhì)提升機制來強化：

2.1 提升政治素養(yǎng)和理論水平

良好的道德修養(yǎng)和文化素質(zhì)是辦公室秘書的基本素質(zhì)。堅持正確的價值觀和政治立場是做好辦公室工作的首要條件，因此在高校辦公室秘書職業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)機制中突出道德情操和文化素質(zhì)培養(yǎng)就顯得格外重要。高校辦公室秘書主要服務(wù)對象是具有高學(xué)歷的學(xué)者和管理人員，這十分有助于提升自身的素養(yǎng)和理論水平。

2.2 增強信息素質(zhì)

在這個信息化、網(wǎng)絡(luò)化盛行的時代，辦公室工作也逐步成為一個信息高度密集型工作，信息化程度要求越來越高。高校辦公室秘書需要具備良好的信息意識，掌握一定的信息化工作能力。各部門辦公室要根據(jù)自身實際情況建立自動化辦公環(huán)境，定期組織信息化素質(zhì)交流與學(xué)習(xí)。辦公室的相關(guān)從業(yè)人員也要不斷進行信息化理論學(xué)習(xí)和實際操作鍛煉，提高信息處理能力和增強信息素質(zhì)。

2.3 掌握先進的教育理念

現(xiàn)如今的高校行政管理工作愈加民主化、透明化、規(guī)范化和法制化，不再死搬硬套其他行業(yè)的行政管理工作體系，而是更加貼近社會發(fā)展和教育改革需要。高校辦公室工作也要按照科學(xué)發(fā)展觀的要求不斷進步，相關(guān)從業(yè)人員要不斷更新思想，在提高職業(yè)素質(zhì)的同時兼顧教育管理理念學(xué)習(xí)。辦公室管理人員要組織從業(yè)人員進行教育理論交流和學(xué)習(xí)活動，幫助他們了解和掌握先進的國內(nèi)外教育理念和管理理念,并將其運用到實際工作中去。

3.注意事項

在高校辦公室秘書角色定位與實踐過程中，筆者認為要把握三個關(guān)鍵點：

3.1 換位思考

在角色定位與實踐過程中，高校辦公室秘書必須要明確其職能行為標準，也就是自己該做什么、不該做什么和怎么做好，避免角色不清和意識不到位的錯誤。換位思考無疑是幫助秘書進行角色定位與實踐的好方法，即站在服務(wù)對象的角度（如領(lǐng)導(dǎo)）來分析和明確自己的行為規(guī)范，從對方的要求中總結(jié)自己的工作側(cè)重點，不斷調(diào)整和完善自己的工作觀念和工作方法。比如在工作初期，領(lǐng)導(dǎo)對辦公室秘書的要求就是多看、多聽、多想、多學(xué),盡快熟悉環(huán)境，這時秘書就要從上述工作入手積極響應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的要求；在工作一段時間后，領(lǐng)導(dǎo)的要求會有所改變，希望秘書能夠提出有效意見和輔助決策，這時秘書就要在把握好沉穩(wěn)精干作風(fēng)的前提下提出具有建設(shè)性的決策意見，努力成為領(lǐng)導(dǎo)的信息庫和決策參謀。

3.2 準確定位不越界

秘書的工作特點是參而不決、謀而不斷。高校辦公室秘書要具備主角的意識和配角的覺悟，具體來說就是要掌握領(lǐng)導(dǎo)意圖，積極主動地為各部門提供服務(wù)，要端正態(tài)度，避免角色沖突。另外，高校辦公室工作為從業(yè)人員提供了良好的學(xué)習(xí)環(huán)境，辦公室秘書要在工作中不斷學(xué)習(xí)和提高自身理論水平和綜合素養(yǎng)，虛心向領(lǐng)導(dǎo)、同事和師生學(xué)習(xí)，取長補短。

3.3 培養(yǎng)超前意識

辦公室秘書不應(yīng)被動的接受和執(zhí)行工作，要避免束手束腳，唯唯諾諾和疲于應(yīng)付等現(xiàn)象。辦公室秘書應(yīng)該起到參謀的作用，提前進行信息收集和決策準備工作。比如在發(fā)現(xiàn)問題或漏洞時，辦公室秘書應(yīng)該主動提出，及時提醒領(lǐng)導(dǎo)進行糾正。另外高校辦公室秘書要主動總結(jié)工作經(jīng)驗，積極鉆研現(xiàn)代教育理論和行政管理知識，不斷提高業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)。