談現代公關圖書館的業務流程重組

閆雪松

（林口縣圖書館 黑龍江 牡丹江 157600）

一、前言

業務流程重組的核心思想和內容主要體現在以下幾個方面：（1）工作設計整體化。業務流程重組把原來以職能分工的運作體系改變為作業流程為基礎的組織形式，強調工作設計整體化，每一員工負責某一流程的所有步驟，而不像過去那樣只負責單一步驟或任務，體現出了較強的整合性；（2）組織結構扁平化。業務流程重組強調重新組合流程，減少管理層次，裁減冗余人員，使組織結構扁平化，使其變得靈活、敏捷，提高組織的效率和效能；（3）操作信息技術化。業務流程重組，在具體操作上就是利用現代信息技術來實現“工作設計”模式的變革，在計算機和網絡的條件下，許多工作可以集中起來整體解決。世界信息化的趨勢一方面沖擊著“諸侯分割”的傳統形式，另一方面也為實現“工作設計整體化”為核心的業務流程重組提供了技術手段。

圖書館業務流程重組是指借鑒企業業務流程重組的管理模式，對傳統圖書館的結構進行徹底改變，以體現圖書館的發展方向，從根本上促進圖書館的發展。

二、傳統圖書館的業務流程

傳統圖書館首先是按文獻資料的加工處理過程，將業務流程劃分為采訪、編目、典藏、流通、閱覽、參考咨詢等幾個流程片斷。采訪是指根據本館的服務對象、服務內容和長期以來形成的館藏特色，通過各種渠道訂購、交換、征集符合要求的圖書、期刊、音像資料、電子出版物、網絡信息等，傳統的采訪工作包括選書、交重、定購、填寫訂單、組織采購目錄、驗收、抽取采購卡、總括登記、結算金額、蓋館藏章、打印新書通報、送交編目等。編目是指對采訪到館的文獻信息資源進行分類、編目等加工處理，傳統的編目工作主要是對印刷型文獻，采用手工實現方式，具體包括查重、分類、檢查、抽取主題詞、編制目錄卡片、組織目錄、打印館藏登錄號、圖書入藏等工作。典藏是指對加工處理后的文獻進行物理空間上的收藏、分配，對文獻物質載體進行保管，具體包括文獻在各個部門的分配、包裝、上架等工作。流通是指圖書館為讀者提供的各種文獻的外借服務，具體包括圖書的借、還、預約、續借、查詢、過期罰款、統計等。閱覽是指圖書館為讀者提供的各種文獻的館內閱覽服務，一般來說。這項工作不會分解為更多的流程片斷。參考咨詢是指圖書館利用各種館藏文獻，根據讀者的需求，為讀者提供各種信息儉索、二次文獻、三次文獻、專題報告、情報調研、用戶培訓等工作，這項工作為讀者提供的是特殊服務，需要更多的專業知識。

隨著現代信息技術在圖書館中的應用，以上大部分業務流程都己實現了自動化，其中實現得最好的是編目和流通。在編目部門，卡片目錄己逐漸被計算機書目所替代，原來手工抄寫卡片的方式已發展為計算機錄入的方式；在流通部門，最先應用了條形碼技術，大大提高了借、還速度。然而，縱觀傳統圖書館的總體工作，卻并沒有因為信息技術的使用而取得實質性的進展，完全不符合人們最初的期待。面對這種情況，人們開始從另一個角度出發，來考慮如何從根本上提高圖書館工作的效率，即從業務流程的角度出發，徹底改變傳統業務流程的做法，根據現代圖書館的現實情況，從根本上對業務流程進行重新設計，以期工作效率能夠獲得更大的提高。

三、現代圖書館的業務流程重組

（一）圖書館業務流程重組應遵循的基本原則

1.以圖書館的未來發展戰略為依據。復合圖書館是未來圖書館的發展方向，圖書館的業務流程重組必須符合復合圖書館的要求，復合圖書館的文獻資源建設從以往單純重視印刷型文獻轉向印刷型文獻和數字型文獻并重，服務內容突破了印刷型文獻的限制，擴展為數字信息服務、網絡信息服務，工作方式從手工發展為自動化、網絡化，服務對象從到館讀者擴展為通過網絡與圖書館相連的每個用戶。圖書館業務流程重組必須以這些變化為依據，以完成這些工作為目的。

2.重視業務流程。傳統圖書館重視的是業務流程的各個片段，而對整個流程的合理、高效運作不予考慮。業務流程重組要求圖書館從根本上考慮各個流程的作用，為讀者創造最大的價值，減少一切不必要的工作，關注流程之間的關聯性，提高信息傳遞的速度，讓整個流程以最為有效的方式運行。

3.重視現代信息技術。現代信息技術在圖書館中的應用是圖書館業務流程重組得以實現的前提。現代化的信息設備和信息技術是改進圖書館工作最有效的工具，占據了這一工具圖書館就有可能實現以前手工操作方式下完全實現不了的事。如傳統的編目工作，需要工作人員手工填寫各種目錄卡片，而現在的圖書館則可以在計算機和網絡的支持下，從網絡中心直接下載編目成果。

（二）圖書館業務流程重組的幾大方向

1.采編合—。復合圖書館的采訪環境與以往相比有了較大變化。各個出版社、書店紛紛建設主頁，在網上發布新書目錄。因此，圖書館除了可應用各種新書目錄，還可利用出版社、書店的網上目錄資料，在網上就可直接進行訂購工作。甚至隨著網上書店的建設，圖書館可實現網絡采購，在網上直接完成結算業務。圖書館也可和出版社或書店達成協議，圖書館選定文獻采購的范圍，出版社或書店根據這個范圍專門向圖書館提供最新書目服務。種種新型的書目服務方式減輕了圖書館員的工作，節省了時間；同時，由于出版社和書店的專門服務，采訪工作的質量也就有了保證。

2.服務整合。未來圖書館的服務必須從讀者的角度出發。因此，服務整合也是圖書館業務流程重組的一個發展方向。所謂服務整合，就是將檢索、瀏覽、外借、參考咨詢、讀者培訓等各項服務綜合為一個完整的體系結構的網絡為依據，為讀者提供友好、一致的服務界面，使讀者在同一地點享受到多種服務，方便讀者對圖書館的利用。圖書館對現代信息技術的采用，是實現服務整合的基礎，利用現代信息技術，原來很多工作已經變得多余，您檢索、預約、續借等本來由圖書館完成的工作，現在完全可以由讀者來自助完成。圖書館可以為讀者提供計算機書目管理系統，讀者無論在家中還是在辦公室，都可通過互聯網直接得到檢索、預約、續借、查詢、信息咨詢等服務，而不必再親自到館。

3.主題分工，傳統圖書館將同一主題下的圖書、期刊、工具書、古籍善本、音像資料等的業務流人為地分裂開來，這種做法的出發點是由于載體和類型的不同，而對文獻有不同的處理過程。但實際上、這些同一主題下的信息資源，有關它們內容的深入挖掘所需的是相同的專業知識，并且，同一讀者的文獻信息需求也往往是關于同一主題的。因此，按照文獻載體和文獻類型來劃分業務流程不僅不利于圖書館對專業文獻內容的開發，也不利于響應讀者的專業需求。

4.開發新的業務流程。現代圖書館的內外部環境都發生生巨大變化，圖書館的工作內容、實現手段、服務對象等都出現了新的特點，因此，現代圖書館有必要開發新的業務流程。首先，圖書館的網絡化發展，使得圖書館與圖書館之間加強了合作，圖書館必須有相應的業務流程來完成對外聯系工作，包括資源共享、聯合采購、合作編目、館際互借、聯機查詢、遠距離文獻傳遞等。其次．現代圖書館除了依然重視印刷型文獻的搜集，更重視數字信息資源的建設，包括網絡信息資源、電子圖書和期刊、CD—ROM為主導存儲技術的各類型光盤文獻、數據庫、音像制品、教學軟件、游戲軟件等為主導技術的光盤信息產品等。數字信息資源的采訪工作不同于傳統的印刷型文獻，所采購的往往不是信息資源的本體，而是信息資源的網絡使用技術；采訪的方式也不是傳統意義上的一手交錢，一手交貨，它需要更為專業的知識，以盡可能少的成本為讀者爭取到更大的權利，如允許讀者在不同的地點進行全文瀏覽、下載等。這些新的信息資源獲取方式，需要新的技術、設備和專業技術人員，需要有新的業務流程。最后，現代圖書館的各項工作都離不開信息技術和信息設備的支持，圖書館要建設系統開發、技術維護力面的業務流程，并確立這一流程的重要地位。

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[2]常杰.面向圖書館資料計劃管理的業務流程重組[J].現代情報，2009（2）.

[3]楊錦榮.圖書館業務流程重組的必要性及其意義[J].現代情報，2004（2）.