推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化的認(rèn)識(shí)與思考

褚海燕 賈樹(shù)行

（濰坊工程職業(yè)學(xué)院 山東 青州 2625000）

當(dāng)今社會(huì)已邁入瞬息萬(wàn)變的信息時(shí)代，信息成為比有形資產(chǎn)更為重要的戰(zhàn)略資源。檔案作為基礎(chǔ)性信息資源的一個(gè)方面，在生產(chǎn)和生活的各個(gè)方面正發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。面對(duì)新科技浪潮對(duì)檔案工作帶來(lái)的強(qiáng)大沖擊和深遠(yuǎn)影響，如何加強(qiáng)檔案現(xiàn)代化管理，促進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化和標(biāo)準(zhǔn)化，對(duì)規(guī)范社會(huì)各部門(mén)的工作秩序、提高辦事效率和質(zhì)量、促進(jìn)良好風(fēng)氣的形成起著重要的作用。檔案管理現(xiàn)代化，科學(xué)地開(kāi)發(fā)和利用好檔案資源，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)更好更快地發(fā)展，是檔案管理人員面臨的新課題。

一、加快推進(jìn)檔案管理的科學(xué)化

凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢。建立完善的檔案現(xiàn)代化管理制度是做好現(xiàn)代檔案管理工作的重要基礎(chǔ)和前提。

l.建立現(xiàn)代化的檔案管理制度。遵循《中華人民共和國(guó)檔案法》和《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》，依據(jù)檔案管理的客觀規(guī)律，按照經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的階段性要求，從各單位各部門(mén)的實(shí)際情況出發(fā)，修改完善各項(xiàng)規(guī)章制度，建立符合科學(xué)發(fā)展要求、適應(yīng)檔案工作規(guī)律的現(xiàn)代化檔案管理制度，確保檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)的職責(zé)、權(quán)利及義務(wù)明確，做到各負(fù)其責(zé)、協(xié)同配合，保證檔案工作的渠道暢通、高效運(yùn)轉(zhuǎn)。

2.促進(jìn)組織管理的科學(xué)化。這是提高檔案管理工作質(zhì)量和效率的重要保障。要準(zhǔn)確把握檔案工作的客觀規(guī)律，以現(xiàn)代管理科學(xué)為指導(dǎo)，本著“符合實(shí)際，方便簡(jiǎn)捷，科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)，易于操作”的原則，按照“績(jī)效掛鉤，權(quán)責(zé)分明，職責(zé)量化”的要求，制定可操作性強(qiáng)的現(xiàn)代化檔案工作組織管理方案，把重點(diǎn)工作分解到崗位、明確到個(gè)人，用科學(xué)的組織管理協(xié)調(diào)各方面關(guān)系，調(diào)動(dòng)各層面積極因素，統(tǒng)籌安排、統(tǒng)一指揮、有效協(xié)調(diào)整個(gè)檔案工作的各個(gè)部門(mén)和環(huán)節(jié)，使各方面的工作運(yùn)轉(zhuǎn)協(xié)調(diào)、流暢高效，加速檔案管理現(xiàn)代化步伐。

3.推進(jìn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，就是對(duì)檔案管理業(yè)務(wù)、技術(shù)活動(dòng)中的重要事物和概念制定科學(xué)統(tǒng)一的規(guī)則和技術(shù)規(guī)范，作為檔案管理共同遵守的準(zhǔn)則和依據(jù)。具體工作中，要以案卷組織及其著錄、標(biāo)引規(guī)則為核心，重點(diǎn)加強(qiáng)和完善包括分類規(guī)則、著錄和標(biāo)引規(guī)則、文獻(xiàn)編纂規(guī)則、保密和降解密規(guī)則、縮微規(guī)則及其他技術(shù)、設(shè)備方面的一系列標(biāo)準(zhǔn)，使各部門(mén)同類業(yè)務(wù)、技術(shù)在基礎(chǔ)特征、功能甚至形式上具有統(tǒng)一性、規(guī)范性、互換性，提高檔案管理水平，為檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用創(chuàng)造條件。

二、加快推進(jìn)技術(shù)裝備的現(xiàn)代化

信息化是新時(shí)期檔案工作發(fā)展的重要趨勢(shì)。現(xiàn)代化的技術(shù)和設(shè)備是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化、現(xiàn)代化的必要條件。一是要加快檔案信息處理的自動(dòng)化進(jìn)程。檔案管理現(xiàn)代化的主要內(nèi)容和核心是在檔案管理中廣泛應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)。把電子計(jì)算機(jī)引入檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、保存、編目、檢索、統(tǒng)計(jì)、借閱等工作的自動(dòng)化，不僅能減輕檔案工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高工作效率，而且可以提高檔案的查全率和查準(zhǔn)率，同時(shí)還能大幅度節(jié)省存放空間，真正提高檔案工作效率和服務(wù)質(zhì)量。二是要加大檔案縮微化力度。通過(guò)檔案縮微技術(shù)，利用縮微復(fù)制品對(duì)檔案進(jìn)行存儲(chǔ)、傳遞和使用，不僅能如實(shí)反映檔案文獻(xiàn)的原貌，而且具有保存壽命長(zhǎng)、規(guī)格統(tǒng)一、通用性強(qiáng)、提供利用多樣化等特點(diǎn)，既方便檔案使用者，又有利于保護(hù)檔案原件、延長(zhǎng)檔案壽命。三是要加快配備現(xiàn)代化的科技設(shè)備。高標(biāo)準(zhǔn)配備計(jì)算機(jī)、掃描儀、縮微儀、管理軟件和程序等，加快建立計(jì)算機(jī)局域網(wǎng)，采用現(xiàn)代化通信技術(shù)將檔案檢索提升至聯(lián)網(wǎng)檢索，實(shí)現(xiàn)從文書(shū)處理、技術(shù)圖樣設(shè)計(jì)到檔案管理的一體化，從而優(yōu)化檔案管理工作流程，提升檔案工作層次和水平。

三、加快推進(jìn)檔案工作隊(duì)伍的專業(yè)化

檔案工作專業(yè)性強(qiáng)、涉及面廣，對(duì)工作人員的素質(zhì)要求很高。要順應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的形勢(shì)和要求，切實(shí)加強(qiáng)檔案工作隊(duì)伍建設(shè)。

1.強(qiáng)化檔案管理意識(shí)。檔案管理工作的特殊性，要求管理人員必須具有高度的工作責(zé)任感、良好的職業(yè)道德、嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作態(tài)度、無(wú)私奉獻(xiàn)的敬業(yè)精神。要引導(dǎo)他們牢同樹(shù)立檔案質(zhì)量意識(shí)，認(rèn)清檔案管理工作的重要性，用高質(zhì)量的工作成效來(lái)提高檔案管理質(zhì)量。要不斷提高檔案法律觀念，真正做到依法治檔。要切實(shí)提高檔案的利用效率，本著便于服務(wù)和利用的原則，為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展提供及時(shí)、準(zhǔn)確、周到的服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的經(jīng)濟(jì)價(jià)值和社會(huì)價(jià)值。

2.提高綜合素質(zhì)。檔案工作的性質(zhì)決定了檔案工作者既要具有一定的政治理論知識(shí)，又要具有扎實(shí)的文史知識(shí)、科技知識(shí)和檔案業(yè)務(wù)知識(shí)。越來(lái)越多的現(xiàn)代化辦公設(shè)備和信息處理技術(shù)在檔案管理中的廣泛應(yīng)用，要求檔案管理人員不僅要熟練操作各種設(shè)備，而且要懂得它們的工作原理和維修、保養(yǎng)知識(shí)。所以，要注重對(duì)檔案工作者分層次進(jìn)行基礎(chǔ)知識(shí)教育、高級(jí)理論培訓(xùn)、現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)訓(xùn)練及檔案專業(yè)培訓(xùn)，不斷強(qiáng)化他們的創(chuàng)新意識(shí)，著力培養(yǎng)一支適應(yīng)檔案管理發(fā)展需要和轉(zhuǎn)方式、調(diào)結(jié)構(gòu)要求的現(xiàn)代化檔案管理隊(duì)伍。

3.嚴(yán)格管理考核。通過(guò)完善相關(guān)規(guī)章制度，根據(jù)不同時(shí)期的工作重點(diǎn)，科學(xué)合理地設(shè)定考核指標(biāo)，加大考核評(píng)估力度，建立起符合檔案工作規(guī)律的激勵(lì)約束機(jī)制，用鮮明的考核導(dǎo)向引導(dǎo)檔案工作人員不斷提高工作效能，加快推進(jìn)檔案管理工作現(xiàn)代化。

[1]陳林.對(duì)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的認(rèn)識(shí).黑龍江檔案.2012.4.

[2]劉娜.有關(guān)檔案管理現(xiàn)代化的思考.科技創(chuàng)新與應(yīng)用，2012.9.

[3]尹藝婷.對(duì)檔案管理現(xiàn)代化工作的幾點(diǎn)認(rèn)識(shí).黑龍江檔案，2012.3.

[4]陳素軍.云存儲(chǔ)在電子文件中心中的應(yīng)用初探.中國(guó)檔案，2012.7.

[5]蘇虹.虛擬化技術(shù)在檔案數(shù)據(jù)中心的應(yīng)用.中國(guó)檔案，2012.12.