試論現代檔案管理工作創新的意義及途徑

張蕾

（哈爾濱市人才交流中心教育分中心 黑龍江 哈爾濱 150010）

現代檔案管理工作創新是檔案事業發展的必然要求，國家在高速發展的今天也對現代檔案管理工作的創新提出更高要求，現代檔案管理工作必須要創新，來適應正處在飛速發展的國家的要求，以更高的效率、更好的服務來迎接嶄新時代的到來。

一、現代檔案整理工作的創新的必要性

如今以計算機網絡大環境下生成的電子檔案，因整理工作是通過計算機和網絡技術實現對虛擬檔案信息的整理，這與傳統的以紙質等檔案實體為對象的手工整理工作模式相比，發生了翻天覆地的變化。主要體現在以下幾方面：1.在以通過“件”為單位整理立卷的變化，電子文檔是“虛擬”的，電子文檔的整理時“非實體”的整理。而我們整理電子文檔時，立卷是以“件”作為歸檔文件整理單位。“件”是檔案信息數據單元，整理時事先由檔案管理軟件系統設計，按照一定特征把文件進行多角度組合，形成“邏輯目錄”。所以在整個整理過程中，傳統“案卷”的概念在電子文檔中已經消亡，傳統的手工立卷、組卷、裝訂等整理方式也將成為歷史。2.全程檔案管理模式，是指針對電子文件從產生導致到最終銷毀或永久保存進行全程的監控和管理。在以電子文件時代，電子文件從產生到最終銷毀或永久保存是一個完整的過程，而且各個階段之間的界限不再像紙質文件那樣明顯、容易區分，這就更加需要對電子文件從生成、運轉到保管、利用和銷毀的整個生命過程實施監控，以確保電子文件的完整性、真實可靠性、安全性和可讀性。3.前端控制形式在網絡環境下，電子文件與檔案管理的各個工作環節之間界限已變得模糊，檔案管理不再是從文件歸檔轉化為檔案開始，而是延伸到文件的形成階段，在電子文件管理系統設計之時就積極介入其中，把電子文件的管理要求融入系統功能設計之中。如由于電子文件數量巨大，要求在電子文件管理系統中預先設置歸檔范圍、保管期限等功能，在文件生成或收到之時即進行實時歸檔和前端鑒定，以保證電子歸檔的可靠性。

二、檔案管理工作的方法創新。

1.在檔案管理工作中設立檔案館管理網，在網上全面開展工作和服務。在檔案館管理網建成后設立局域網，這樣可以使各個單位之間、各個部門之間、每一個職工都享受到這一便捷快速的第一手資料，方便單位及個人在網站上溝通和學習，進而加大信息和資料的積累，為用戶和使用者提供便捷高效的服務。2.設立“電子檔案資料查詢中心”，檔案管理網與單位資料管理部門積極合作，設立“電子檔案資料查詢中心”。可以讓中心設在單位檔案管理網工作室內，是單位內部資料資源的核心部門。電子檔案資料查詢中心可以集中管理網站中各個單位和部門的信息資料，及時了解新聞信息，同時及時的在網站上發布重要的信息資料，真真正正的達到資源共享服務人民的目的。3.資料信息在網站上的自動傳輸和收集，目前個人的電腦里收集的資料信息是很廣泛和多樣的，隨著社會的發展人民自學的性質也是非常高的。如此龐大的群眾資源如何能及時的收集、整理、利用、學習的問題就顯現出來了，所以在網站中設立資料信息的收集部門是非常必要的，這可以使大家集思廣益的信息資料統籌集中收集起來，然后去整理將不同的資料內容分類集中儲存，讓大家在需要的時候想查詢隨時隨地的可以找到相關資料信息，更方便人們使用和學習。4.使用24小時網上服務制，老的舊的檔案管理已經跟不上現代社會的發展，因為人們以前想查詢資料時必須去圖書館、檔案室等地方，這極大的限制了人們在需要資料時獲得資料的局限性，不能很方便的獲得和查詢資料，限制了人們日常的學習和工作，非常的不方便。在現代化信息時代里這顯然已經非常落伍了。所以我們急需要在網上建立資料信息查詢處，方便快捷的讓人們獲得他們需要的資料信息，而且是最新的、最全面的、最準確的資料信息。5.設立政府信息發布文件權威的網頁和人民群眾反映問題收集的網頁，這樣可以使政府更了解民生，和人民群最需要幫助的地方，方便政府開展工作。同時廣大人民群眾也能從政府信息發布中心獲得準確及時的公告，人們也能積極的配合和執行政府的指令和號召。達到國家上下一心，人們相信政府，政府服務于人民的最終效果。

三、現代化檔案管理工作的創新途徑

1.大力發展現代化檔案管理模式，使方便快捷的檔案管理模式輻射到各個單位、部門、個人，讓市民都享受到現代化改革后黨啊管理新模式的福利和好處，讓古老陳舊的檔案管理舊模式一去不返吧。2.讓現代化檔案管理新模式深入到千家萬戶，人人都能知道和查詢到自己的信息，不在是像以前那樣需要查詢或詢問資料就得跑多個地方，排很長很長的隊，把時間都浪費在路上，這不光阻礙了政府部門的辦事效率也給人們帶來很多的煩惱。3.實現資料信息資源的共享。現在我國是高度的法制法規國家，每個公民在日常的生活中和工作中都要遵章守法，任何人都不能越過法律的紅線，人人平等。所以我們的信息資料資源也應該得到平等的共享，不應該因為那個地方偏遠或那個地方窮苦，就不能及時的得到人們想要的信息資料。這些都是不對的，都是需要我們馬上改進的。

結束語：現代檔案管理工作的創新是非常有必要的，只有更好的掌握新方法、新思想、新技術才能更好的服務于廣大人民群眾和社會，只有把創新研發出的好東西全面的推廣和使用，才能使人民生活的更方便、舒適、幸福。

[1]余述文.檔案管理工作手冊.重慶出版社，2005，12.

[2]編委會.行政事業單位財務會計檔案管理工作實務全書.中國經濟科學出版社，2006，8.