試論檔案信息自動化建設

趙紅俠

（吉林省白城市引嫩入白工程建設管理局 吉林 白城 137000）

檔案信息化系統不單單是檔案專業和計算機專業兩者的結合，而是多種現代技術的融合，是多個部門合作的結果，通過不同部門各司其職，共同協作，來完成這樣一個復雜的系統工程。檔案信息系統也在不斷的更新，以滿足不同時代的不同要求，這就需要我們檔案工作者做好基礎工作，為檔案信息系統的發展做好準備。

一、提高檔案標準化、規范化水平才能推進檔案信息自動化以制度來規范檔案信息系統建設過程中出現的一系列問題。我們在建設和發展檔案信息自動化系統過程中常常會遇到很多的問題，這些問題或者比較普遍，或者不常出現，不管如何我們都應該有一套行之有效的制度來進行規范和約束，并且對于制度的更新也應該與時俱進，將新出現的問題納入制度的制定和完善范圍，這樣通過不斷出現的新問題來完善制度，制度的確立有利于各項事務的開展，有理可循，才能讓工作有序進行。制定各項標準來讓工作有一個評判標準，推進檔案信息自動化建設的制度化和標準化、規范化。

二、自動化建設要著眼子提高系統的整體水平檔案信息自動化系統不是單一的一個部門或者一項學科的應用，是多種技術的融合，那么在提升檔案信息化系統的建設工作時，我們就不能顧此失彼，應該要綜合提升，全面發展，這樣做，才能夠對自動化建設方面，有利的達到保證檔案信息系統的整體水平的提升，特別是一些專業學科的交匯點，我們一定要優先達到一定的水平，只有水平上充分的得到了提高，我們才能夠更加充分的利用好網絡這一便利功能來進行交流溝通，通過組合來發揮檔案綜合學科的優勢。在工作中我們不能說讓每一個節點都是處于同樣的發展水平，我們可以優先培養和鼓勵一部分單位的提升，對其進行技術支持，通過推廣來逐漸的完善整個系統，提升整個系統的水平，但是我們的最終目的仍然是總體的提升。

三、有重點地抓好數據庫建設當前我們國家的檔案信息自動化系統，我們環顧總體的水平來說，我們國家的信息管理，仍然處于一種從文件處理轉變的過程當中，怎樣才能更好的完成這個轉變，最主要的一點就是要更加的完善數據庫的相關組建。開發和建設數據庫系統是國家檔案信息工程的核心和基礎，這是一個工程的主體所在。數據庫是檔案信息工程的重要內容，是為了更好的對信息進行保管和使用，并且數據庫工程的建設不是短時間就可以完成的，需要一步一不的建設，那么這個過程勢必就需要時間和耐心。

四、慎重選定技術路線檔案自動化建設和各項現代科技的應用分開，未來檔案信息傳輸所使用的技術線路以及采用何種信息技術都將是檔案自動化建設的重要問題。目前我國普遍采用微機、服務器、數據庫等作為信息的傳輸和存儲方式，網絡技術的發展為這些應用提供了更加廣闊的空間。我們國家的信息技術方面，當前的發展處于高速運行當中，選擇檔案信息自動化系統的技術路線是十分重要的，而且，必須要努力施行和當前形勢想匹配的更加完善的技術，這樣做，才能夠更好的整合經濟效益和技術，使其更加的和諧統一，技術路線的選擇要符合我們的實際。檔案部門對先進技術的潛在需求很大，但是，現在的狀態是，實際上的需求無法跟上先進技術的需求量，宏觀監測需要的信息量和使用頻率同微觀經濟需求有很大差別，這就導致了，我們所購買的設備處于使用率降低的后果，沒有達到應有的利用率，雖然建立了網絡，但是，傳輸的量非常低的狀況。對于當前的現狀要做到分析數據絕對的真實，要把先進的技術的發展方面全部的考慮進來，再進行每一項具體的決策。

五、實事求是地改進管理體制集中統一是管理任何社會化大生產所必需的方式，信息自動化這一高新技術系統也不例外。人機結合是自動化系統的建設方針，其含義為檔案業務人員直接使用微機開展工作，這亦是研究自動化系統管理時必須考慮的原則之一。檔案信息自動化系統的管理體制，要能使高度集中管理和方便使用相結合。目前我國檔案信息自動化系統的管理體制，同時存在集中統一管理不力和使用不方便的問題，主要方面是集中統一管理不力，我國檔案工作是在各專業基礎上發展起來的。應下決心解決分散現象，從管理制度上保證業務技術規范、標準，硬軟件的選用，上下各個層次和各專業辦公自動化等都應納入統一的檔案信息自動化系統管理之中，實行集中統一管理，不能各行其是自建系統，造成信息分割和資源浪費。也要下決心解決方便使用的問題，如長期將檔案部門的“硬任務”集中于一個部門，在檔案部門這一信息系統之內再組建一個“檔案信息系統”，就很難提高檔案工作整體水平。建立集中統一管理下的分散式系統，這是一份非常理想的模式，但是，也是存在著一些問題的，這些問題都亟待我們去解決。

六、注重檔案系統建設資金的效用最大化檔案自動化建設過程需要檔案部門對其進行大量的資金投入，因此可以說是檔案部門的最大投資項目，而資金的來源主要就是政府撥款、地方籌措、單位自籌以及獲取資助等等途徑，這些途徑所獲得的資金數量是有限的，而且常常是不能夠滿足檔案自動化建設的所需，那么如何利用好這些資金就很關鍵了，將這些獲得的資金最大化利用將會為檔案自動化建設減少不少的阻礙。當前檔案自動化建設主要有兩個不足之處，一是項目都不是長期的，不能有一個項目是屬于地方財政長期建設的，在獲取項目資金方面也需要多重審批，導致了時效性不高；另一個則是資金使用的不合理，浪費和分散的情況比較嚴重，資金本來就不是很充足還被浪費和分散，這樣很難發揮資金的最大化效用。

七、重視人才管理人才是任何一個行業是事業發展的最基本保障，所有的工作都是通過人來完成的，所以人就成為了影響行業發展和質量的直接因素。在進行檔案信息化系統建設過程中，我們除了要關注各項制度、硬件方面的提升和完善，還要注重對檔案隊伍的建設，組建一支高水平、高素質的專業隊伍，能夠讓檔案信息化建設工作開展的更加平穩和迅速。通過對人事入職的嚴格考核，在職培訓以及崗前培訓等等途徑去提升現有檔案工作人員的素質和尋找高素質的新檔案工作人員。