企業設備儀器檔案管理的常見問題及應對策略

王 璐

（齊齊哈爾二機床（集團）有限責任公司 黑龍江 齊齊哈爾 161005）

隨著我國經濟的快速發展，我國的形形色色的企業也是遍地開花，相應的各種精密的大型企業也在企業中變的很常見，設備儀器一般分為自制設備、外購設備、信息設備及其特種設備，信息設備（計算機的軟硬件）。企業設備儀器檔案對于維護儀器設備正常運轉，設備管理中的作用越來越突出。部分進口的設備購買合同，招投標書，技術協議等在日后的項目管理中也是必不可少的，萬一以后出現什么矛盾，設備儀器檔案就是不可缺少的憑證。要想充分發揮這類設備儀器在社會主義現代化建設中的作用，就必須做好企業設備的檔案管理工作。因此，一套健全的科學的建檔方法以及儀器設備建檔理論是重要的，這對于一個項目的順利推進及其竣工驗收有著很好的信息支撐作用。

1.企業設備儀器檔案管理的特點

1.1 企業設備儀器檔案管理的動態性。簡單的說就是企業儀器設備在報廢或者轉移之前，設備的檔案會隨著儀器的變動而發生變化，在儀器報廢或者轉移之前，設備的儀器檔案就處在一個不確定，始終改變的狀態。舉一個簡單的例子，企業引進一臺新儀器之后，在投入使用之后，必然要有檢修、更新，維修記錄，或者改造圖紙等，只要這臺機器在使用，就會有新的文件生成，直到儀器停止使用，檔案才會停止。

1.2 企業設備儀器檔案管理的綜合性。企業設備儀器管理就是綜合管理設備儀器，顯而易見設備儀器檔案管理具有綜合性的特點。具體的講有以下的幾個方面：1）階段綜合性，企業引進設備要經過規劃，選購到使用，維修再到檢修，最后是設備改造、更新。這幾個階段是交替發生的。2）部門綜合性，一般在一個企業里，設備的管理會涉及很多的部門，只有進行綜合管理，才能有效地利用設備儀器。在設備管理中，要秉承設計制造與使用相結合，維護與檢修結合，改造，修理與更新結合。3）多樣性特點，將設備用不同的方式區分會有不同的結果，例如按照來源有，自制設備以及外購設備；按照設備的行業特點，可以劃分為機械動力類設備、儀器儀表設備；按照重要程度，可以劃分為一般設備與精密高端設備；按照設備的使用性質可以分為通用設備與專用設備。

2.企業設備檔案管理中常見的問題

2.1 分散保管

現在的企業中，沒有一整套的設備管理系統，而是進行分散保管。這也與相關的規定也是背道而馳的，在實際操作中，應該遵守“成套性”原則進行管理。設備從開始的購置到最后的入庫會產生不同階段的記錄，部分單位會根據企業職能的設置，應該吧一整套的設備儀器檔案分成兩塊保管。一部分是早期的購置請示到投標書等文件；另一部分后來產生的記錄，說明書等。這樣做不能全面反映一套設備的整個流程，也不利于后期的利用。

2.2 歸檔一些不是原件的文件材料

一些企業在進行固定資產投資項目的檔案驗收時出現設備儀器檔案是復印件的情形，包括設備購置合同以及技術協議。這種做法不僅不符合檔案本質屬性，歸檔要求，也是不具有法律效應的，同時也就失去了歸檔的意義。有以下幾點原因會造成這種狀況：1）購置設備時簽訂的合同，協議份數不足，用復印品代替。2）購置設備的流程不規范，特別是中小型企業使用傳真方式就簽訂了合同。3）使用進口設備，由代理公司代理的。

2.3 儀器檔案管理人員職責不明確

企業進行一個項目時，各個部門之間有很多交叉的環節。在項目檔案的管理中，由于不明確各部門檔案管理職責，當出現問題時，各個部門之間就相互推脫，相互推卸責任。一般來說，項目立項在資產管理部門，而采購、招投標在采購部門。兩個部門經常想把合同、協議納入自己的部門，而驗箱時，卻都不注意“合格單”等文件，導致檔案殘缺。

3.企業設備儀器常見問題的應對策略

3.1 設立設備儀器檔案牽頭管理部門。檔案牽頭管理部門就是資產管理部門，也就是固定的資產投資部門。應由設備儀器檔案牽頭管理部門協調各相關部門，收集、集中、整理、分類、編號設備運行各個階段產生的文件資料。這樣集中管理設備儀器檔案，不僅是按照相關的規定作業，也能維護儀器檔案的完整及安全，以便使用。

3.2 企業設備儀器管理人員在歸檔及收集文件時應該嚴格按規定把關，堅決不收復印件。歸檔人員有義務告知采購的部門，在購置設備時，簽訂的合同、協議份數不能少，應按照相關的規程進行簽訂相關的文件，對于代理公司購置的設備，應該特別備注，盡可能最后原件。

3.3 明確不同部門在各個階段的職責，保障檔案的完整。設備從購置到竣工之間要經歷計劃、采購、開箱、使用管理這些階段。不同的階段，各部門分工不相同，責任也不同，應明確各自的管轄范圍及應承擔的責任。立項時，資產部門應負責收集本階段的文檔，如購買請示等；采購時，采購部門應該負責收集整理儀器設備的招投標書，簽訂的合同協議，特別主要要求合同必須都是原件，而份數必須充足；開箱時，兼職檔案員必須參加驗收并收集此階段生成的檔案；使用過程中，資產管理部門應協調相關的部門，及時整理歸檔培訓、使用、養護、維修生成的文件材料。

總結：我國的科學技術發生著日新月異的變化，各種高性能的復雜靜謐的大型的儀器走進了企業，企業儀器設備的養護和維修也越來越復雜，利用健全穩定的設備檔案管理體系科學合理的管理儀器設備愈發重要，也成為企業競爭間的一個重要籌碼。企業單位應該結合自身特點建立起一套科學的建檔方法與建檔理論，這樣就為了提高企業工作做好保障，為企業發展的提供扎實的基礎，為企業固定資產的投資驗收做好鋪墊。

[1]張莉.設備檔案管理存在的問題[J].科技創新導報,2010(12).

[2]張光成,孫世勃.工業企業測量設備管理若干問題的研討[J].科技創新報,2010,(25).