對構建數字檔案館建設的新思考

趙奎安

（大連海事大學檔案館 遼寧 大連 116023）

數字化檔案館作為一個可以擴展的網絡應用平臺，不僅具有傳統檔案收集、管理和利用檔案等強大功能，還擁有超大規模的、可互操作的異構電子文件資源庫。如今，數字檔案館建設在我國取得了較為明顯的成就，如何進一步促進數字檔案館建設的創新，這不得不引起廣大研究人員和相關單位的新思考。

一、思考數字檔案館建設的五種理念

（一）提高管理的效益理念

在市場經濟發展迅速的今天，利益理念成為改革和創新的根本動力和首要原則。之所以要將傳統的檔案館改建為數字型，一方面是為了迎合時代和科技信息技術的快速發展，另一方面是為了追求更大的社會效益和經濟效益。采用數字化檔案管理的方式，可以通過計算機網絡管理的方式，使得檔案管理更加標準和規范，在方式方法上可以促進檔案管理效益的最大化的實現。因此，對構建數字檔案館建設的新思考必須從提高管理效益理念開始。

（二）促進科技創新的技術理念

隨著經濟的發展和教育的進步，如今的計算機技術人才越來越多，這就使得計算機軟件和硬件技術的升級和更新的周期變短。作為數字檔案館建設的技術人員，必須遵循“由需求增加而導致科技創新，再由科技創新和升級導致市場需求不斷上升”的客觀規律，這樣一來，技術人員就能夠以市場需求為根本動力創新數字檔案館的建設。根據數字檔案館建設的整體現狀，技術研究人員可以提升檔案管理系統的層次、拓展軟件性能等為主要研究和創新重點，在管理技術研究和創新方面，應以全新的管理思想和管理理念對軟件系統的研究和探索進行管理，這樣就可以從管理思想和管理模式上促進數字檔案館建設的技術創新。

（三）樹立動靜相結合的發展理念

無論是事業單位還是企業單位，對于檔案的保管都必須是嚴密和嚴謹的，將塵封起來的檔案原件在沒有特殊情況下，一般是不應該拆封的，但是，對于檔案中的信息還應進行廣泛的開放，這是一直以來檔案管理工作者長期追求的目標，也是傳統檔案館建設中難以解決的問題。因此，要完善對數字檔案管理的新思考不得不考慮檔案在運用過程中必須解決的問題，對于以上面臨的問題，在構建數字檔案館建設的過程中，管理人員可以樹立運用檔案動態與靜態相結合的發展理念，檔案管理工作人員可以通過運用網絡數字化技術，避免對檔案原件的調用和拆封，從而促進檔案管理的有效性。[1]

（四）重視系統工程的整體理念

數字化檔案館建設最主要的運用平臺就是系統工程，而系統工程最主要的特征就是整體性，只有充分考慮系統工程的整體性，才能有效解決數字檔案館建設中亟須解決的問題，才能對檔案中有價值的檔案進行數字化加工和重新整理從而提高檔案的管理價值，才能將檔案從計算機檔案管理軟件設計編程中直接錄入到網上，從而提高檔案的資源共享效率。

二、加強數字檔案館建設的技術研究和創新

雖然我國數字檔案館建設從某種程度上已經取得了一定的成效，但是受我國區域經濟發展不平衡的影響，數字檔案館建設與我國的基本國情還存在一定的矛盾，其中最主要的問題就是數字化檔案館建設的時間久、周期長、成本高和見效慢，要想解決這些問題，必須加強數字檔案館建設的技術研究和創新。

（一）加強目錄與全文數據庫的同步建設

對于數字檔案中的數據庫建設必須按照利用為根本、經常利用為首的思路，將目錄和全文數據進行同步建設。數據庫中的檔案一般都是需要使用的，因此，對于數據庫檔案中的目錄設置，必須滿足檢索的需要，同時，還應對特殊檔案檢索過程中，設置相應的檔案檢索目錄，以保證檔案檢索的簡便程度。對于保存時間較久而又不常使用的檔案，應該獨立設置目錄或數據庫，以便管理者的檢索和管理，當然，僅僅依靠目錄數據庫作為檔案的檢索平臺，是不可能解決全部檔案的檢索問題的，因此，對于有些檔案還必須依據實際情況進行設置。隨著客觀需要的變化，檔案設置的專題項目也應隨之改變，為滿足社會及更多人的還應組織建立專題數據庫，爭取做到與時俱進，發揮數字檔案館建設的最大作用。

（二）加強電子文件的歸檔與進館的同步

現階段，隨著辦公自動化的快速發展，電子文件為適應社會及相關單位的需要，不得不實現社會信息的共享，由此，電子文件的歸檔與進館同步就成為了構建數字檔案建設的主要組成部分和發展趨勢。檔案館在檔案進行歸檔之前就接收文件，一方面可以保證電子檔案在正是歸檔之前進行全方面檢查，防治出現不必要的錯誤，同時可降低資源的浪費程度以及重復勞動力的使用；另一方面可以提前設計和研究檔案管理方法，對于特殊檔案可以采用特殊的管理和歸檔方式，在實現信息資源共享的前提下，優化電子文件的管理方式，保證電子檔案的壽命及其價值的長期有效。

（三）采用新技術實現檔案館建設的創新

在數字檔案館建設發展到今天的程度時，應該充分利用計算機新技術、新型的科學設計和完善的檔案管理系統進行全面思考和改革。首先，通過利用完善的檔案管理系統，將傳統的檔案實體管理方式徹底消除，以數字化檔案館建設的管理方式對所有業務進行全面管理，從而優化和創新管理方式；其次，通過理應計算機新技術對重新組合和再次創造的業務流程進行固定，以防止檔案管理的混亂，從而強化檔案管理的條理性和嚴密性；最后，通過利用新型的科學設計方案，將大型數據庫的安全機制和系統完備程度進行有效和全面控制，以保證數據庫中數據和檔案的安全使用。[3]

三、結束語

總而言之，數字檔案建設在我國雖然已經取得了較大的發展，但是，它作為一項長期任務，不得不在建設的過程中對其進行不斷研究和改革，加之，這一項目的建設主要依據的現代信息和科學技術的發展，因此，伴隨著信息技術和計算機技術的高速發展，數字檔案建設也應定期進行新思考。在對數字檔案館進行新思考的過程中，應首先明確提高數字檔案館建設有效性的重要理念依據，因為理念和思想是指導實踐的根本，而全新的理念和思想，則是指導創新和改革的基石。