信息時代下檔案管理工作的創新

莉 偉

（通遼市疾病預防控制中心 內蒙古 通遼 028000）

檔案管理工作的創新，將檔案資料面對政府機關以及企事業單位以及個人，在擴大服務范圍的同時，使得社會中一切利用檔案信息的個體或者組織都能夠利用檔案信息，充分體現了檔案信息的價值，并且通過創新管理，對檔案信息進行科學加工與處理，使得廣大的群眾從中吸取知識，并且運用到實際工作中，從根本上實現檔案管理工作服務群眾的根本功能。因此，對信息時代下檔案管理工作的創新的探討有其必要性。

一、檔案管理工作創新的必要性

在信息時代下，檔案管理工作的創新，實現了電子文件的自動上傳與收集，突破了傳統的管理模式，實現了現代化的服務模式，運用現代化的服務手段，結合相關的網頁和計算機程序，建立能夠自動上傳統電子文件的工作程序，計算機系統實現電子文件的自動歸檔，從而有效地保證工作人員及其檔案利用人員能夠在第一時間得到相關的檔案信息。

另外，檔案管理工作創新發展全面順應了信息時代的發展需要，如在線服務的開展，滿足信息化社會發展下人們的學習、工作以及生活對信息環境的需要，突出了信息的時效性，與此同時，與現代網絡技術和信息系統結合，滿足人們及時準確地獲取豐富的知識信息的需要，實現了檔案信息的網上查詢、閱讀，獲得信息的途徑更加方便快捷，手段更加科學，這種創新性的服務形勢不僅工作效率高，而且程序新穎，突破了傳統的手工式、被動式的檔案提供利用方式，建立起相應的數字檔案室，將相關的數據或者文件進行整理，將其匯編成專題，利用數據庫查詢、電子信箱服務等服務方式，實現網上快速通訊，強化信息交流，尤其是隨著檔案室查詢資料的人員不斷增多，更好地維護公民自身合法利益，讓社會公民對現代投資興業有一個更加全面的了解，適應了新形勢的發展需要。

二、檔案管理工作的創新途徑

1.思想觀念的創新

任何一項工作上的創新與跨躍，一定是以創新的思想觀念作為指導。并且觀念創新為動力，促進工作的發展。同樣，檔案工作的創新也不例外，通過創新思想觀念的引導，促進檔案工作的建立與發展，而且檔案工作的壯大也離不開創新。為此，必須要重視檔案管理工作觀念的創新，針對信息時代下，檔案管理工作的發展需要，突破工作環境的封閉性、后端性，運用創新的思想觀念，拓寬檔案管理工作的視野，強化檔案管理工作的創新思維，充分發揮檔案管理工作在新時代下的作用和功能，避免檔案管理工作的墨守成規，一定要有新意，打開工作新局面，與時代同步，適應形勢需要。而且在信息時代下，檔案管理工作的創新沒有任何的經驗可以借鑒，必須要通過解放思想，勇于大膽嘗試，更新工作觀念，不斷摸索，不探索中前進，促進檔案管理工作在創新工作中得以快速發展。

2.服務手段的創新

在現今的信息時代下，檔案工作必須要注重于其服務功能，突出其服務群眾的特點。從某種角度上講，服務群眾既是檔案工作思想的創新，檔案管理工作的核心。因此，在明確檔案管理工作服務群眾的基礎上，突出服務手段的創新性，汲取檔案工作群眾思想中的精華，從中獲得源源不斷的檔案管理動力，推進檔案管理工作的發展，具體可以從以下幾點入手：

首先，要加強電子文件的自動上傳與收集。目前，對于檔案管理部門而言，在單機上所形成的電子文件及其相關的收集工作，是檔案管理工作中不可忽視的關鍵性問題。其與傳統的紙質文件存在著很大的區別，其中，最為特殊的一個差異就是許多的電子文件通過上傳或者是下載就可以實現有效的管理。因此，在這樣的工作環境下，必須要改善傳統的管理模式，改善傳統的服務模式和服務手段，利用網頁和計算機程序，建立能夠自動上傳統電子文件的工作程序，確保工作人員以及其他人員能夠在第一時間上傳文件、收集文件以整理文件和接收文件，通過計算機系統實現電子文件的自動歸檔。

其次，開展在線服務。隨著社會的信息化發展，人們的學習、工作以及生活環境已經發生了很多的變化，現代社會環境下，人們更加重視信息的時效性，因此，需要通過網絡技術和信息系統及時準確地獲取豐富的知識信息。但是傳統形式下的檔案利用方式，必須要由專門的人員到檔案部門進行查詢、或者是閱讀檔案復件、參加檔案展等獲得所需要的信息，這種服務方法不僅工作效率差，而且程序過于老套，因此，必須要利用現代的檔案服務手段和方式代替傳統的手工式、被動式的檔案提供利用方式。為此，檔案管理部門需要建立相應的數字檔案室，將相關的數據或者文件進行整理，將其匯編成專題，利用數據庫查詢、電子信箱服務等服務方式，實現網上快速通訊，強化信息交流。

3.服務領域的創新

隨著社會信息化的改革，到檔案室查詢資料的人員不斷增多，公民出于自身利益的需要，為了更好地維護自身合法利益，明確現代投資興業的需要，希望能夠及時快捷地了解相關的政策信息，從而適應新形勢的發展需要。因此，檔案管理工作必須要拓寬其服務領域，實現服務領域的創新。比如在信息化社會中，檔案管理部門需要將檔案資料面對政府機關以及企事業單位以及個人，擴大服務范圍，盡全力地面向社會中一切利用檔案信息的個體或者組織，為此，需要檔案管理工作人員充分發掘檔案信息的價值，經過科學加工與處理，讓廣大的群眾從中吸取更多的知識，在實際工作中，可以建立檔吧等網絡平臺，服務群眾，一方面，既可以讓沉悶枯燥的檔案管理工作變得趣味橫生，另一方面，要吸收群眾會員，要讓各界群眾成為檔案管理的主角，從而使得檔案管理工作的作用和功能得到最大限度的發揮與利用。

三、檔案管理工作的創新措施

在知識經濟時代的今天，對檔案管理工作提出了更高的要求，因此，必須要改變傳統的檔案管理工作模式，采取創新的舉措，適應現代化管理的發展需求，使得現代檔案管理工作跟上時代的發展需要，從根本上實現檔案管理工作的自動化、現代化、數字化以及信息化發展，充分體現檔案管理工作的價值，提升檔案管理的經濟效益和社會效益。因此，以下針對檔案管理工作的創新措施進行簡單的分析。

首先，要實現檔案管理的現代化。在檔案管理工作，必須要根據現代信息化要求，將所有檔案信息電子文件妥善保管起來，尤其是信息管理系統、資源管理系統、ERP系統、CAD/CAM系統等，將這些先進的信息化設備的技術引進到檔案管理工作中，積極推進檔案管理工作的信息化建設，使檔案管理成為信息化管理的一個重要組成部分，使得發揮出最好的時效價值。

其次，要實現檔案管理的數字化，檔案管理工作的創新，需要利用信息時代下的數字化技術，建立相應的數字數據庫，順應檔案管理工作的發展需要，運用創新的思想觀念，建立數字化網絡平臺，將檔案管理服務系統與其他的網絡信息系統聯系起來，開展網上服務形式，拓寬檔案管理工作的視野，強化檔案管理工作的創新思維，充分發揮檔案管理工作功能和價值，打開檔案管理工作新局面，跟上時代步伐，適應新形勢的需要。

四、總結

總而言之，在信息時代下，檔案管理工作的創新，首要工作就是解放思想，大膽嘗試，創新工作觀念，不斷探索，創新工作方式和服務手段，促進檔案管理工作在創新工作中得以快速發展。

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