檔案信息資源開發利用之我見

張冬梅

（黑龍江省慶安縣黨史研究室 黑龍江 慶安 152400）

當今世界,知識和信息已成為經濟發展的重要資源。從經濟強國信息化建設的經驗和全球信息化發展的總趨勢看,國家信息化建設包括三個不同層次的內容:一是產業信息化;二是經濟信息化;三是社會信息化。社會信息化的主要特征是反映在社會的各個領域中,存在于經濟、政治、文化、軍事、教育及一切與人類生活相關的事物與場所,均以信息與媒體的方式處理和存儲。因而,檔案館(室)也是一種公眾文化信息機構,而且是一種原生性的信息資源,具有其他信息無法比擬的重要性。

現代檔案工作是在繼承傳統檔案服務的內容、組織、形式、方法、管理的基礎上不斷更新,依托現代化的物質基礎和科學技術手段,為檔案利用者提供電子文獻、資料信息、網絡檢索等多方位的服務,把那些可能在經濟建設中發揮重大經濟效益的檔案信息通過各種方式提供給利用者,逐步提高檔案服務工作的經濟效益,最大限度地提高檔案信息的利用效果。總之,檔案部門在為經濟建設服務的過程中,傳統的工作模式與方法已不能適應新形勢的需要,必將被現代化管理所代替,事實也證明積極開發利用檔案信息資源已成為現階段檔案工作的必由之路。

二、檔案信息資源開發利用的途徑

1.豐富館藏,為檔案信息資源的開發利用提供物質條件。開發利用檔案信息,必須有豐富的檔案信息資源,要改變貧乏、單一的館藏結構,檔案部門要密切注視經濟建設發展的新領域,做到經濟建設延伸到哪里,檔案工作就拓展到哪里,采取主動、積極的措施,把應由檔案部門接收保管的各種檔案全面收集、有效管理,增加檔案信息的儲存量,以提高檔案信息開發的質量、層次,以豐富的檔案內容最大限度地滿足經濟建設利用檔案的需求,從而獲得更好的經濟效益。

2.編研工作是揭示館藏、提高檔案信息資源開發利用水平的有效途徑。檔案信息本身具有潛在的價值,這種價值要借助人們的利用活動才能得以實現。編研工作是對檔案信息資源開發和深化,是給利用者提供更加系統、完善、精練的檔案資源工作。所以,檔案工作者要打破“守攤子”的舊格局,打破常規思維,要了解市場需求,及時調整工作思路,樹立以利用為中心、以效益為重點的編研意識,變被動為主動,只要有了適銷對路的編研成果,檔案信息資源的開發利用才能落到實處。當然,編研工作作為檔案工作的一個重要環節,也毫無例外地以經濟建設為中心,為經濟建設服務,要全面、系統地調查檔案信息資源情況和利用者的需求,根據一定的市場需求,將有價值的檔案信息資源進行加工、整理,有針對性地進行編研,并提供給需求者,以求產生最大的經濟效益和社會效益。

3.科學的檢索,是檔案信息資源開發利用的必要保證。檔案工作者要打破以往傳統思想,編制完整、系統、科學的檔案信息檢索工具,查檔方式就會由原來的只閱覽枯燥無味的實物,轉化為通過聽聲音、看圖像來瀏覽數字化后的檔案信息。所以,檔案部門的計算機檢索是開展檔案利用能力的一個全新方法,也是時代為檔案工作提出的新課題,檢索的好壞直接影響著檔案信息資源的有效利用。

4.建立檔案信息網絡,是檔案信息資源開發利用的必然趨勢。檔案信息網絡的建立是對檔案信息高速傳輸、快速檢索創造條件。它是以橫向的區域性和縱向的專業性來輸入、存儲、輸出等環節綜合形成的。建網就是建立檔案信息系統和網絡,形成地區性和全國性的信息網絡系統,有條件的檔案部門還可以在正確劃定密級的情況下,有選擇地進入公共信息網。這樣,一方面克服了檔案部門單一的容量小、信息面不廣、開發能力不強、信息交流渠道不暢的弊端,又能充分發揮信息網的輻射作用,以吸收更多的檔案信息利用者,使檔案信息資源得到更廣泛的利用。

5.電子信息,是檔案信息開發利用的拓展和延伸。現代的各檔案館(室)利用網絡資源和計算機系統為檔案利用者提供各類信息的現代服務方式,特別是以CD-ROM型為代表的電子出版物的出現,為檔案館(室)提供了比以往功能更齊全的信息載體,不僅使檔案增加了一種館藏類型,更重要的是創新了檔案館的傳統服務模式和功能結構,它突出的表現在快速的檢索功能,受到利用者越來越廣泛的使用。當然,檔案的電子信息服務是建立在電子出版物和通訊網絡基礎之上的,它既能為本地區的信息資源用戶提供查閱世界各地檔案館所收藏檔案資料與文獻信息的服務,也能為全社會、甚至全國的利用者服務。

6.情報信息,是檔案信息資源開發利用的又一特色。情報信息是檔案館獨具特色的信息服務方式,它是指為特殊需要,如教學科研、決策參考等提供高水平、高層次的信息化服務方式,是檔案實現從“物的傳遞”向“知的傳遞”的轉化。它主要是將文獻和其他知識載體中有用的信息和知識開發出來,形成二、三次的信息產品,提供給檔案利用者。這是檔案工作學術性和情報職能的體現,是檔案現代信息服務的重要方式。情報信息主要有以下幾種:一是根據利用者的需要,選擇重點的課題,進行深入的調查研究,對研究的課題所需要的文獻資料定期檢索,然后定期將檢索結果提供給所需要的利用者;二是對文獻資料進行代譯服務,主動翻譯,進行譯文檢索翻譯指導等;三是對有些專題進行分類剪輯,把剪輯好的有關信息資料提供給利用者等。

7.提高檔案工作者的素質,是檔案信息資源開發利用的關鍵。檔案信息資源開發工作水平的高低與檔案工作人員的素質有著直接的關系。檔案部門要想做好檔案信息資源的開發利用工作,為利用者和經濟建設服務到位,必須大力提高檔案人員的素質,以適應形勢發展的需求,從而推動檔案事業的全面發展,檔案工作者不但要有扎實的專業知識,還必須具備一定的現代科技知識和廣泛的社會知識,具有較強的信息捕捉能力,從復雜紛繁的檔案資料中提煉出有價值的信息并能及時地傳遞出去,讓它在經濟建設中更好地發揮作用,才能更好地推動檔案信息資源開發利用工作的進一步發展。