關于房產(chǎn)檔案信息化管理的重要性

尹德福

（齊齊哈爾市房地產(chǎn)產(chǎn)權市場管理處 黑龍江 齊齊哈爾 161000）

隨著我國城市建設進程的加快，房產(chǎn)檔案的數(shù)量呈不斷的增長態(tài)勢，隨著房產(chǎn)檔案數(shù)量的增加，傳統(tǒng)的檔案管理模式越來越無法適應檔案發(fā)展的需求，導致房產(chǎn)檔案利用率低下，檔案管理工作效率及質(zhì)量低下，所以在計算機技術和信息技術的支撐下，房產(chǎn)檔案信息化建設取得了快速的發(fā)展，有效的提高了房產(chǎn)檔案利用的價值。

1.房產(chǎn)檔案信息化建設要逐步實現(xiàn)標準化與規(guī)范化

檔案信息化建設中，需要對檔案信息進行采集、歸檔和管理工作，所以需要統(tǒng)一的標準，這樣才能實現(xiàn)電子檔案的歸檔和管理工作，所以標準化和規(guī)范化是房產(chǎn)檔案信息化建設的基礎，實現(xiàn)不了標準化和規(guī)范化，則房產(chǎn)檔案的現(xiàn)代化和信息化建設也無從談起。

1.1 要綜合利用檔案管理技術。

檔案管理技術是一項長期的，并不斷發(fā)展的重要技術，信息技術與檔案管理技術相互結合后所形成的電子數(shù)據(jù)，保存起來也具有較大的風險性，至于保存的期限還有等時間的檢驗。因此在進行房產(chǎn)檔案的管理時，在房產(chǎn)檔案管理技術的基礎上還需要結合電子檔案的特點，從而發(fā)揮檔案管理的綜合優(yōu)勢。目前在房產(chǎn)檔案管理中雖然已實現(xiàn)了無紙化，但微縮技術仍是房產(chǎn)檔案管理工作中的最主要技術之一，這樣就在電子檔案的形成過程中使檔案通過數(shù)字圖像形式進行存儲和顯示，也可以通過微縮膠卷的形式進行存儲。另外在數(shù)據(jù)錄入完成納入系統(tǒng)后則很難再進行核對，所以在錄入時要保證錄入的質(zhì)量，并做好錄入完成后的核對工作，從而保證檔案數(shù)據(jù)的質(zhì)量，促進檔案建設的快速發(fā)展。

1.2 要重視房產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)這一基本信息的建設

數(shù)據(jù)庫是檔案現(xiàn)代化管理的基礎,數(shù)據(jù)庫最基本的信息單元是每條檔案信息的著錄項目,也是進行檢索的一條途徑。所以在進行檔案處理時,所提示的檔案信息須有一定的廣度和深度,確保系統(tǒng)存儲的檔案信息內(nèi)容豐富。否則難以滿足利用者的各種檢索要求,我們在設置字段的類型時注意從利用者的角度來考慮,本著方便利用者查詢又能滿足自身工作需要的原則,同時要注意數(shù)據(jù)庫結構的設計,建設有特色的數(shù)據(jù)庫,要做到各有千秋,各有特色,人無我有,避免重復。數(shù)據(jù)庫結構的設計并不是簡單地將單機數(shù)據(jù)庫向網(wǎng)絡中移動。單機數(shù)據(jù)庫中不合理的地方要加以改進,不足的地方給予補充。

房產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)的備份問題也是不容忽視的。房產(chǎn)檔案信息多數(shù)都存貯于計算機硬盤和磁性介質(zhì)當中，這樣當系統(tǒng)出現(xiàn)問題或是硬盤發(fā)生損壞時，則會導致房產(chǎn)檔案信息的丟失，從而帶來嚴重的損失，所以為了保護房產(chǎn)檔案信息的安全性，系統(tǒng)要自動的對數(shù)據(jù)進行定期的備份并進行存貯，同時存貯的地方盡量放在遠離系統(tǒng)運行的地方，這樣可以有效的保證數(shù)據(jù)的安全性。隨著網(wǎng)絡技術的發(fā)展，對房產(chǎn)檔案信息進行異地備份存貯，充分的保證了數(shù)據(jù)的安全性。

1.3 強化網(wǎng)絡,維護檔案系統(tǒng)安全

要進行權限控制,并保護信息擁有者和最終用戶的利益,可分為用戶管理、角色管理和授權管理。建立網(wǎng)站時必須設立防火墻,進行安全掃描、入侵檢測、安全域隔離等。檔案信息在網(wǎng)絡傳輸過程的安全措施包括用戶身份證、數(shù)據(jù)加密、信息保真等。用戶通過網(wǎng)絡進入檔案網(wǎng)站服務器,需要對檔案信息利用者進行身份認證,從而得到網(wǎng)上利用檔案資格。為確保數(shù)字信息在網(wǎng)上傳遞過程中的全安性和完整性,還要預防網(wǎng)上黑客攻擊。因此,檔案信息資源網(wǎng)絡系統(tǒng)安全需要隨著網(wǎng)絡環(huán)境的變化和技術的不斷發(fā)展進行及時調(diào)整和加強。

2 樹立檔案工作系統(tǒng)意識,用創(chuàng)新的觀念進行信息化建設

房產(chǎn)檔案是一種珍貴的社會資源，其優(yōu)質(zhì)高效的對這部分資源進行開發(fā)和利用，對社會的發(fā)展具有積極的促進作用。隨著檔案數(shù)量的增加，檔案的系統(tǒng)化管理工作更為重要，在工作中需要制定一體化的文檔管理模式，同時在檔案整理工作上，樹立系統(tǒng)化的工作意識，可以使整理工作更為主動和超前。同時，做為房產(chǎn)檔案的管理人員，需要對檔案及與檔案有關的相關信息有個深入的認識。由于長期以來房產(chǎn)檔案的管理模式比較落后，所以在信息化建設中有許多基礎性的工作需要進行，不僅需要大量的人力、物力和財力，同時還對質(zhì)量有嚴格的要求。所以在房產(chǎn)檔案的工作中要具有系統(tǒng)的意識，從而有利的提高工作效率和工作質(zhì)量，同時在保證房產(chǎn)檔案的合理開發(fā)和利用，還需要在觀念和意識上進行創(chuàng)新，從而促進檔案信息資源開發(fā)工作的開展。

3 不斷拓寬房地產(chǎn)檔案利用渠道,服務經(jīng)濟與社會發(fā)展

作為房地產(chǎn)檔案工作者,要適應這種轉型的需要,破除陳舊落后、不適應時代發(fā)展的觀念,樹立正確的思想觀念,促進房地產(chǎn)事業(yè)的健康發(fā)展。房地產(chǎn)檔案工作由原來的封閉型轉向開放型,是房地產(chǎn)檔案工作適應新形勢要求的一個重要舉措,開放型的房地產(chǎn)檔案工作,在保證國家機密安全和用戶利益的前提下,要盡量滿足利用者對房地產(chǎn)產(chǎn)權、產(chǎn)藉、資料及證件等檔案材料的需求。為社會的發(fā)展、政府的決策提供真實可靠的房地產(chǎn)信息,為廣大群眾在社會的經(jīng)濟活動中提供有力的房地產(chǎn)證明和保障,為解決房地產(chǎn)糾紛和房地產(chǎn)訴訟中提供確鑿的法律依據(jù)。在信息化實踐中,要積極探索新的途徑,尋找新的角度,全方位、多層次地開發(fā)檔案信息資源,用創(chuàng)新的思維加大信息資源整合開發(fā)利用力度。

4 結束語

新的發(fā)展形勢為房地產(chǎn)事業(yè)提出了新要求,房產(chǎn)管理將進一步規(guī)范化、法制化,房產(chǎn)事業(yè)最基礎的檔案信息化建設將日益加強,標準會更規(guī)范、技術會更前沿、追溯會更快捷、服務會更方便。作為一名房產(chǎn)工作者要抓住創(chuàng)新的契機,迎難而上,提升房產(chǎn)檔案管理水平,為房產(chǎn)檔案信息化建設做出新貢獻。