試析信息化條件下如何改進檔案管理工作

夏彥忠

（甘南縣規劃處 黑龍江 齊齊哈爾 162100）

新世紀以來，信息化時代的到來和科學技術的迅速發展，促使了人類社會的轉變和改革。當前，人類社會正在從工業社會向著信息化社會轉變和邁進，信息技術在當前社會生活中所發揮的作用越來越明顯和重大，可以說是推動社會經濟發展的基礎資源。與此同時，在目前的信息化時代發展中，信息作為社會經濟發展首要資源的同時對于企業經濟發展也性后曾一定的影響，同時其中也存在著一定的問題和缺陷，成為業內人士關注和重視的首要環節。檔案作為社會發展的主要記錄載體，對其實現信息化管理可謂是社會發展的必然趨勢，也是未來經濟體制得以完善和優化的關鍵所在。

一、檔案管理概述

隨著信息化時代的發展和到來，傳統的檔案管理技術和方式早已無法滿足數字化社會發展需要，基于此，檔案管理工作越來越受到人們的關注和重視，成為現代化檔案管理工作的核心環節和問題。電子檔案作為當前檔案管理工作的主要方式，其發展給檔案管理工作而言是一種轉變，也是一種基于和挑戰。因此在目前的工作中，我們該如何做好相關檔案管理工作越來越受到人們的關注和重視，成為整個社會發展中最受關注和重視的工作環節。

1.檔案信息化概念

檔案信息化也就是我們目前常說的電子檔案，電子檔案是與傳統紙質檔案相對應的一種檔案體系，是基于傳統的檔案管理為基礎形成的一套新型的管理措施和方式，是通過將檔案內容存儲的計算機磁盤、軟件和相關的移動設備之中的一種管理措施和方式，是一種利用互聯網技術、電子技術為主的圖像、文件、聲音等集合體，其在管理的過程中是以虛擬檔案為主的管理措施和管理模式，也是現代化檔案管理工作中最受人們關注和重視的環節，也是現代化檔案管理工作中最受人們關注和重視的方式。

2.檔案特點

在目前的電子檔案管理工作中，需要根據檔案應有的特點來進行總結和歸納，從而實現一套系統化、綜合化的管理措施和管理模式，進而滿足檔案管理和應用需要。經過多年工作總結和歸納得出，目前的電子檔案管理工作中，其主要的特點有：首先、電子檔案在應用的過程中是一種非人工直接識別和讀取的信息模式；其次其信息存儲有著高密集性和高密度性，檔案的體積小、保存管理方便；再次，檔案信息與各種載體之間是一種可分離的性能，也是多種媒體信息相互促進和綜合采用的一種形式。

二、檔案管理信息化改進要點

在目前的社會發展中，隨著檔案事業和社會信息技術的飛速發展，各種新理念、新流程不斷的涌現了出來，成為整個社會發展的關鍵所在。檔案作為記錄社會生產中各事項的主要載體和記錄依據，也是日后相關工作人員信息索取的主要基礎，因此在目前的管理工作中對其優化和完善十分關鍵，也是整個社會發展中最受人們關注和重視的工作環節和工作模式。

1.轉變檔案管理方式

在傳統的檔案管理工作中，由于檔案媒介和檔案基礎都是以紙質、照片、錄音和圖像等作為主要載體的，因此在檔案管理工作中對于這些檔案管理而言至關重要，同時在管理的過程中更是從多個角度去入手分析和總結的過程。同時在檔案管理模式中，則是利用手工、人工親手親為的方式對檔案材料進行管理、整理、收集、鑒定和保管的一種綜合性管理措施和工作模式，其在管理工作中存在著工作量大、工作步驟繁瑣、工作流程繁雜的特點，因此在目前的檔案管理工作中成為人們改善和研究的要點。同時這種管理方式在應用的過程中管理效率低、人員勞動量大、搜索能力低，因此在工作中采用信息技術為主的管理模式對其優化和完善十分關鍵。隨著現代化管理技術和設備的引進，特別是計算機、光盤、縮微、多媒體等技術的發展為檔案管理的現代化提供了良好的的客觀環境，現代技術促使傳統的檔案管理模式面臨著新的挑戰。當前，檔案管理工作的重點也應適應數字化管理的需要，從實體檔案管理轉變為對信息資源的管理，以信息為管理對象，對形成的各種門類的檔案進行數字化加工，利用現代化技術手段對檔案信息資源進行管理。

2.建立有效的信息系統，充分、合理、安全地使用電子檔案

要實現檔案信息化，就必須建立有效的文件檔案管理計算機信息系統，為此，檔案管理部門要做好以下幾項工作：首先，改進和規范在應用計算機條件下文件檔案管理工作流程，使之適應檔案信息管理的需要；其次，依據文件處理流程來進行檔案信息化系統軟件功能設計；再次，在信息系統中建立完善的內部控制制度，確保檔案的安全。

在電子檔案使用過程中，首先是應注意電子檔案安全性問題。因為計算機網絡化的快速發展，電子檔案涉及范圍迅速擴展，數量也急劇增加，特別是計算機網絡化的快速發展，隨之而來的問題就是如何在網絡下防范計算機病毒以及黑客的攻擊，確保電子檔案的安全。其次是電子檔案的真實性問題。在實際工作中，由于從電子文件的生成到歸檔缺少程序化管理系統，不能實現系統間的直接鏈接，目前無法保證電子文件元數據完整歸檔，多數電子檔案與其相對應的紙質檔案之間未建立統一的管理方法；儲存電子檔案選用的載體不耐久等原因，影響了檔案的完整性、可靠性，從而影響了檔案的真實性。

3.在檔案信息化建設過程中必須重新思考檔案管理的原則、理論與方法

由于現代信息技術在檔案管理中的運用，新的檔案管理理論、方法和原則等不斷涌現，提出了一系列檔案學基本理論從未遇到過的新問題。如檔案管理機構的職能與檔案工作體制的變化問題、檔案管理人員的業務素質問題、電子檔案的鑒定問題、電子文件數據管理問題、數字檔案館（室）建設問題、檔案工作參與信息高速公路建設的問題等等。對這些在檔案信息化建設中因新技術運用所引發的理論問題，檔案管理部門都必須做出理性與科學的思考。

三、結束語

總之，在信息化條件下電子檔案已在檔案管理工作中占有非常重要的地位。檔案部門轉變觀念，改變傳統的檔案管理模式，就能夠建立有效的文件檔案管理計算機信息系統，使檔案管理工作更好地適應信息時代發展的要求，為經濟建設和社會發展服務，為建設具有國際競爭力的技術服務公司服務。