談新形勢下縣級綜合檔案館的建設

王梓霖

（穆棱市檔案局 黑龍江 牡丹江 157500）

由于檔案館本身性質和任務，決定了它具有廣泛的社會功能，它不僅有保存和積累國家檔案財富的功能，還有向社會傳播檔案信息、承擔宣傳教育，為社會的經濟、政治、科學、文化等各方面服務的功能。檔案館是按行政區域設置的收集和保管多種門類形式的檔案資料，并向社會提供利用的機構，它更是面向社會、面向大眾，為本地區廣大群眾服務的信息中心和文化陣地。而就目前大多數縣級檔案館的作用只限于保管各級黨政機關、群團產生的文書檔案而科技檔案、專門檔案極少，使其名為綜合檔案館，實為黨政機關檔案館。每年利用檔案的范圍更多的是為領導機關服務，為社會公眾提供服務的比例很小。隨著時代的前進，我們正面臨著新的機遇和挑戰，檔案館的作用也要看它是否與經濟發展、社會需求相適應，建設門類多樣、結構合理、富有特色的檔案館，并為社會提供服務，使檔案的價值發揮社會功能。做好以下幾項工作是新時期縣級檔案館建設的基礎。

一、加強檔案館的宣傳

近幾年檔案部門在社會上開展了多層次的宣傳活動，但這些宣傳活動主要宣傳的是《檔案法》及《檔案管理條例》，而對檔案館的宣傳卻未能做到同步進行。導致人們對檔案館缺乏足夠的認識和了解，由于社會上對檔案館的認知程度差也就阻礙了檔案館發揮它應盡的社會功能。所以，我們在利用廣播、電視、網站宣傳檔案法規的同時，也要對檔案館工作的職能、性質、館藏門類、結構進行宣傳。提高人們對檔案館的認識。

二、豐富館藏，提高利用率

由于受館藏門類和結構的限制，檔案館的年利用人次和卷次是不盡如人意的。利用范圍狹窄，只為領導機關提供服務，尤其是縣級檔案館館藏匱乏是影響其社會功能發揮的重要因素，從而也局限了利用的范圍。目前縣級檔案館被領導利用的文書檔案占大多數而科技、聲像檔案卻很少，從館藏檔案的內容上看，真正具有查考價值的檔案實在不多，可以為社會公眾所用的就更少了。在我國經濟建設的歷史中，經常出現片面追求數量，而忽視質量的問題，在館藏結構上要予以高度重視，注意它的科學性、合理性、避免再現單一、重復的狀況。豐富館藏，提高利用率是檔案館發展的重要途徑，豐富館藏，彌補館藏檔案內容中的空白和不足，更加全面深刻地反映本地區歷史的真實面貌，滿足社會各方面對檔案資源的不同需要。檔案作為人類社會歷史的真實記錄，它應該包括經濟、政治、科學、文化等各方面的內容，即包括一個地域歷史發展的全貌，是一個地域和那里人民記憶的關鍵。因此，如果偏重某一方面，弱化其它方面，其結果必然會造成一個不完整的記錄。為此，縣級的綜合檔案館應增強優化館藏檔案種類、結構意識，正確處理完整與精煉的關系，拓寬收集面，從不同的方面反映一個地區發展變化的全過程。

三、做好縣級檔案館的特色建設

首先要建設館藏的地方特色，即指綜合檔案館要典藏具有突出反映本地區政治、經濟、科學、文化以及民族宗教特色的，具有重要影響和利用價值并經過科學整理的檔案資料，這些檔案資料所反映的內容必須具有強烈的地方色彩，對本地區的現實生活和將來發展都應有重要影響，具有重要的利用價值。其次要建設綜合檔案館館藏特色：即指綜合檔案館的館藏檔案不僅具有地方獨特色彩和風格，就館藏而言，館藏中某些門類或某種載體的檔案較多，從而形成本館特色，如照片檔案、名人檔案等。

四、做好檔案征集工作

征集是檔案收集工作的主要方式也是豐富館藏的重要途徑。從實踐上看征集工作不像接收工作那樣受進館年限的限制，在時間的掌握上具有靈活性。另外征集工作范圍較廣不只是面對領導機關還要面向社會。所以通過征集方式進館的檔案從價值上來說更具有社會性，這就為檔案館發揮社會功能奠定了基礎。開展征集工作是很艱難的它要求征集人員必須具有強烈的責任心和極大的工作熱情，要有正確判定被征集檔案價值的能力；要及時收集有關信息確定征集目標；要掌握一定的心理學知識；正確處理與被征集者的關系；還要將征集工作作為一項經常性、長期性、連續性的工作，只有這樣才能保證征集工作的有效開展。

五、做好檔案開放工作

檔案開放就是在無損國家和個人利益的前題下將檔案向社會公眾開放，以最大限度地發揮檔案的價值。所以做好開放工作是保證檔案館社會功能得以實現的一個主要方面。開放檔案時應嚴格依照檔案法及有關法規認真篩選、審慎鑒定符合開放條件的檔案必須向社會開放；另外應做好開放檔案的宣傳工作。通過發布公告等方式向社會公眾公布開放檔案目錄，介紹開放檔案內容，以便社會公眾知曉為開放檔案之利用創造條件。

六、提高編研工作水平

編研工作是檔案利用工作的較高形式是開發館藏檔案信息資源的重要手段，其水平的高低直接影響到檔案館社會功能的發揮。從目前實際工作來看檔案館縣級檔案館編研工作水平有待提高。一是要加強編研力量。編研工作開展起來周期長見效慢因此在一些檔案館未得到領導的高度重視。無論在機構的設置上、人員的配備上還是職能的安排上都存在著問題，在一定程度上給編研工作的開發增加了難度。只有加強編研力量增加人、財、物的投入為編研工作開展創造良好的外部條件才能保證編研工作的正常開展不斷提高編研工作的水平。其二是提高編研產品質量。撰寫出具有較高使用價值實用性較強易于傳播的編研成品才能說明編研工作在檔案館社會功能的實現中發揮了應有的作用。提高編研產品的質量要求編研人員必須堅持實用性的原則。這一原則應貫穿編研工作的整個過程。

七、運用電子計算機參與檔案館的管理與利用工作

電子計算機的高效、準確有助于實現檔案館的社會功能。實現電子計算機檢索提高工作效率。現在縣級檔案館雖然都配備了電子計算機，錄入了一些檔案信息和目錄但并沒有真正實現電子計算機檢索。有些檔案館把電子計算機的應用看作是實現現代化管理的“花架子”尚未認識到實現計算機檢索的迫切性。因而檔案館工作效率不高影響了其社會功能的實現，建立信息聯網實現檔案信息資源共享。檔案作為一種信息若要充分發揮其作用，必須進入信息高速公路進入社會的大信息網絡，這是實現檔案館社會功能的最佳手段。目前應做到兩點：第一檔案系統內盡快實現三級聯網。即市館、區縣館、檔案室三級聯網使檔案信息在較為廣泛的范圍內得以交流為檔案價值的實現創造條件。第二盡快加入公共信息網使檔案信息的利用具有更加廣泛的社會性最大限度地發揮檔案館的社會功能。

八、進一步提高檔案館工作人員的素質

檔案館工作人員是否具備較高的素質在發揮檔案館社會功能中起著決定性的作用。提高素質應做到以下兩點：

1.鉆研業務提高工作水平

檔案館工作人員作為國家財富的保存者、守護者、檔案館的主人應本著對歷史負責的態度認真鉆研業務開展深層次的研究工作發揮檔案的價值為實現檔案館的社會功能盡到自己的責任。

2.塑造新時期檔案館工作者的新形象

現在的檔案館工作人員已不是過去的“看攤者”、“守門人”了。新的時代要求檔案館工作者必須投身于社會把自己的知識、才學奉獻給社會同時將新的形象展示給社會。筆者認為檔案館工作者的新形象應是知識領域工作者所具有的較高的修養、情操以及檔案服務部門所特有的良好的風范與氣質。理想形象的塑造不是一朝一夕的事情檔案館工作者應不斷增加自身的學識提高自身的修養陶冶自身的情操以自己的博學以及良好的職業道德贏得社會公眾的敬重從而提高檔案館的社會地位更好地實現檔案館的社會功能。

[1]余淑榮.談談縣級檔案館新形勢下檔案接收的幾點看法[J].湖北檔案,1994(5).

[2]譚錦芳.加強縣級檔案館的利用服務工作[J].品牌,2011(5).