檔案信息服務工作拓展研究

付俊杰

（齊齊哈爾市產權處 黑龍江 齊齊哈爾 161006）

一、創新檔案信息服務的工作方法

（一）創新職能轉變和服務機制。用創造性的思維方式來開展檔案服務工作，是改革開放的要求。要在履行職能上做到“三個轉變”，即由收、藏、借用這種一般性服務，向挖掘、編輯、研究高層次服務轉變；由疲于應付日常業務，向開動腦筋、搞好超前服務轉變。由只注意搞好內部服務，向服務社會轉變。創新服務機制,檔案室要充分發揮職能作用，既做到合理分工各負其責，充分發揮每個人的積極性和創造性，又要加強聯系，密切配合，步調一致地做好檔案服務工作。在服務機制上創新，要加強檔案工作人員職業道德教育，制定一整套職業道德規范和章程，并使大家自覺遵守。提高檔案工作者的業務水平。檔案工作者業務水平的高低，直接影響著檔案的利用效果，檔案工作者必須努力學習專業知識，提高服務本領。每個檔案工作者都要成為多面手，而且業務技術要精，這樣才能擴展服務面，提高服務質量。規范和章程不能流于形式，要表彰先進，樹立典型，做到學有先進，趕有目標，充分發揮獎懲制度的作用。要嚴格履行章程，定期檢查與評議執行情況，用制度約束檔案工作人員的服務行為，不斷提高檔案專業人員的素質。

（二）檔案部門要開拓思路。要更加主動地為人民群眾服務，加快建立健全覆蓋社會群眾的檔案資源體系和方便人民群眾的檔案利用體系。創新管理思路，由事后搜集材料變為事前介入、事中參與。長期單調而枯燥的工作方式、傳統而落后的工作方法，使得許多檔案工作者缺少創新意識和創新欲望，而服務的落伍，必將使檔案工作失去生存的活力和市場。因此要改變檔案工作既無動力又無目標的狀況，努力使檔案部門由事后搜集材料變為事前介入、事中參與的新的檔案管理工作理念。在提供檔案服務時，要注重對檔案資源進行深度開發，通過整合、加工、編研，努力從浩如煙海的檔案資料中篩選出最有價值的東西，使檔案服務實現由個別查找向系統整理提升，由簡單匯總向專題研究提升，從而為廣大需求者提供更多的“增值服務”。

（三）創新管理模式，利用現代化技術提高工作效率。在基于信息化的國家創新發展中，以科學的發展觀為指導，國家檔案局適時提出實現“兩個轉變”，建立“兩個體系”的工作思路。以社會公眾信息需求為導向，立足于以人為本的思想，著眼于經濟、民生，檔案信息服務正面臨著重要變革。我國檔案工作許多傳統的做法和管理模式對做好不同時期的檔案工作起到了積極作用，但也有一些傳統做法已不再適應當前社會發展的需要，必須進行創新。其實，我們只要肯觀察，就不難發現在我們日常檔案管理工作中，還有許多工作可以利用現代化技術來提高我們的工作效率，如采用條形碼來代替檔號，既安全可靠，又方便快捷，可大大提高借閱歸還檔案的速度。因為無論是檔案的業務工作，還是檔案的管理工作以及檔案信息的交流，都可以應用計算機進行現代化管理，幫助解決具體問題，提高管理效率和管理水平。

二、開展檔案信息特色服務

（一）開展多部門聯動的主動服務。在具體實施上可與農業、計生、民政、土管、財政、科協等部門聯合進行，將館藏檔案中一些政策性、法規性、公益性、服務性等與群眾關系密切的檔案資料、現行文件進行復制，整理成宣傳材料，深入到鄉村集市、社區街道、免費贈送群眾，向群眾宣傳土地承包、計劃生育、宅墓地分配、農業稅征等群眾關心的有關政策和法律法規，充分發揮檔案的信息功能，為群眾提供全方位、多層次、寬領域的檔案信息服務，使群眾能直接感受到檔案給他們帶來的實惠，拉近檔案部門與老百姓的距離。

（二）建立多層次網絡服務方式。在信息技術日益發展的過程之中，網絡化、數據化已成為未來檔案管理的主要發展趨勢。隨著數字化檔案信息資源的大量出現，用戶網上查找索取檔案信息的需求日益凸顯。針對網上用戶特點，應適時開展多層次的網絡服務：把傳統服務中對單份文件的導引，發展到對檔案文獻信息中的知識單元、內容的引導，盡可能地對檔案信息內容進行濃縮、提煉，引導用戶找到自己真正需要的信息。建立網上咨詢系統，利用現代科技完善自身的工作與服務，提高參考咨詢服務效率，幫助利用者查找其所需要的檔案信息，為用戶提供深層次、多樣化服務。

（三）開發檔案的“產品”特性，服務由“窄”變“寬”由“淺”變“深”。當前，檔案部門要學會利用現代計算機技術提供遠程服務，要利用網上信息量大、傳遞速度快的優勢，使服務范圍由“窄”變“寬”，服務層次由“淺”變“深”。檔案部門還應拓展服務方式和服務領域，充分開發所看管的檔案財富，通過加工、處理，使其變成工作需要的優質“產品”。廣泛開展對現有館藏特色檔案和社會散存特色檔案情況的調查研究，理清現有資源中反映某主題特色的檔案哪些較全，哪些需要征集，掌握社會上收藏單位的線索，并制定相應的接收和征集方案計劃，明確重點。同時，也可以根據老百姓休閑日增多，追求精神享受的特點，建立一些“檔吧”等形式，使老百姓在優雅的環境中，一邊從檔案中吸取知識、了解歷史，一邊從中感受檔案工作帶給他們的便利，拉近檔案與百姓的距離。重視對現特色檔案的線索調查，跟蹤收集、整理，確保特色檔案完整性、系統性。最后對館藏特色檔案信息資源進行深入挖掘、整理和開發利用，建立特色檔案信息資源庫或編制專題性檢索工具以保持特色檔案信息資源內容的集中，便于利用。

三、結束語

21世紀是發展與變革互相促進的世紀，伴隨著我國經濟、政治、科技、文化等眾多領域的體制改革，檔案信息服務也亟待進行體制創新，服務創新，工作創新。也唯有不斷地更新觀念，加強探索和實踐才能在檔案服務工作中為社會，為人民創造新價值，使檔案工作能與時俱進，不斷推向深入。