淺議醫學檔案管理的現狀及對策

孫征難

（廣西河池市第一人民醫院醫務科 廣西 河池 546300）

醫學檔案是指醫院在日常醫學活動中形成的對醫院有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。醫學檔案是醫院改革、發展以及一切醫學活動的憑據，是醫學科學研究的基礎，是醫院進行宣傳教育的生動資料。醫學檔案作為一種專業檔案，除具備一般檔案的客觀真實性、信息性和知識存儲性外，還具有廣泛性、分散性、專業性等特點。醫學檔案管理水平的高低與醫院醫療服務水平的高低成正比，良好的醫學檔案管理是醫院科學管理的依據和保證[1]。因此，加強醫學檔案管理，促使醫學檔案管理的制度化、科學化，充分發揮醫學檔案資源優勢，更好地為醫院自身發展和廣大患者服務，已成為當前和今后一個時期醫學檔案管理的重要課題。

一、醫學檔案管理工作的現狀

對于醫院來講，醫學檔案是其改革與發展歷史的真實、全面的反映，是維護醫院自身權益的重要工具，是規范醫院管理的基礎，是醫院持續發展最有利的工具。目前，在醫學檔案管理的實際工作中，檔案的使用價值越來越得到重視，管理方式也逐步科學、正規化，但仍存在著許多不足。

（一）醫學檔案管理意識不強

由于檔案工作不能直接創造經濟效益，再加上其業務知識有一定的局限性，因而醫院的檔案工作在管理模式、管理手段、管理制度、管理人員等方面存在著許多問題[2]。首先，醫院領導不能夠自覺運用科學管理的思想方法和原理原則去認識、分析和解決醫學檔案管理問題，醫學檔案管理的整體意識、結構意識、人本意識、制度意識、市場意識、競爭意識和創新意識不強；其次，一些檔案管理人員對醫學檔案的重要性認識不足，檔案管理意識淡薄，檔案管理知識缺乏，直接導致在實際工作中只注重病歷、處方、X光片、住院記錄等醫療方面的資料積累而忽略了醫學科研、技術創新方面的資料收集，對檔案的再利用意識不高，只注重對資料的保存，沒有充分開發檔案資源，發揮其巨大的使用價值。

（二）醫學檔案管理制度不全

到目前為止，醫學檔案的管理制度、管理標準都還沒有統一，以致檔案管理出現混亂情況，以至于檔案管理人員無所適從，不知道怎么做才符合要求。同時，傳統檔案的內涵和外延正受到迅猛發展的社會經濟和技術手段的沖擊，但由于缺乏統一的管理標準和模式，各級醫院只能根據自己的理解和實踐進行檔案管理，在很大程度上可能會遺漏一些很有價值的檔案材料；即使存檔材料齊全，但由于完善科學的管理制度的缺乏，也會導致檔案的文字材料內容重點不突出、缺項漏項、圖表資料和文字資料不符等現象。此外，管理制度不全還會導致檔案管理的隨意、混亂，以致查找起來費時費力，降低了醫院的整體工作效率。

（三）醫學檔案管理模式落后

目前，醫學檔案管理還沒有形成科學有效的管理模式，醫院只能憑自身實際探索管理經驗，缺乏系統性和科學性。首先，在管理設備方面，近年來，隨著科學技術的進步，醫院檔案管理的管理硬件(如設備，環境)和軟件(如管理思維、理念、方式)等都不能滿足日益發展的檔案安全管理的要求，有些醫院檔案管理設備落后，缺乏先進的醫學檔案管理理念，沒有專門的檔案管理室，導致檔案材料到處分散在各科室，檢索起來難度較大。其次，在管理技術方面，由于缺乏先進的技術手段，很多醫院還采用傳統的手工檢索方式，降低了檔案的準確性和科學性，不利于檔案的有效利用和開發。最后，在管理范圍上，管理界限模糊，多部門管理檔案現象嚴重，例如，文書檔案、科技檔案、會計檔案、音像檔案等由綜合檔案室管理，醫療病歷檔案由病案室管理，而X線膠片檔案、病理切片檔案、各種檢查影像圖文檔案等則由分屬各個業務科室自己管理，在一個單位里面基本上有三個不同部門管理檔案材料，造成檔案管理局面混亂、檢索難度增大。（四）醫學檔案管理人員素質偏低

目前，各大醫院基本上沒有配備專職的檔案管理人員，一般都是以兼職形式人員來管理檔案，這些人員隊伍專業知識貧乏，高層次的檔案專業人才較少，不能滿足時代發展的要求。此外，在醫院人才培養中，只重視對醫療技術人員素質的培訓，忽略了檔案管理人員素質的提高。醫院幾乎沒有對檔案管理人員進行專業培訓，導致他們對檔案專業知識了解不多，檔案管理技術也不精通，只能根據傳統的辦法和經驗進行管理，嚴重影響了檔案管理水平的提高。

二、加強醫學檔案管理的對策建議

隨著醫院的發展帶來檔案收集范圍的擴大，不同載體檔案數量急劇增加，必然要求高度重視檔案管理工作，在認清不足的基礎上，對癥下藥，從管理意識、管理制度、管理模式、管理人員四個方面完善醫學檔案管理，建立一個科學高效完整的檔案管理體系，逐步實現醫學檔案管理的系統化、標準化、信息化，以適應醫院的持續發展。

（一）強化醫學檔案管理意識

管理意識，是指管理者能夠自覺運用科學管理的思想方法和原理原則去認識、分析和解決管理問題，在長期的管理過程中形成的一種特殊的智慧、欲望和沖動。它是產生于人類社會的管理實踐中，同時又高于管理實踐，對管理實踐起著指導作用。

強化醫學檔案管理意識，就是要轉變檔案管理思想，樹立先進的檔案管理理念。首先，醫院領導干部要充分重視醫學檔案管理工作的重要性，把檔案管理與醫院業務建設同步規劃，同步發展，制定較完善的管理制度，統一檔案管理標準，增強醫學檔案的科學性和完整性；其次，醫學檔案管理人員要加強檔案相關專業知識的學習，強化檔案安全意識，重視檔案的分類管理，提高利用率；此外，醫院領導和職工還需要樹立牢固的服務意識，變封閉型管理為開放型管理，既要“請進來”，為上門查閱檔案的人熱心服務；更要“走出去”，主動為醫學、教育、科研活動提供各種咨詢服務，以擴大醫院的知名度和信譽度，促進醫院長足發展。

（二）完善醫學檔案管理制度

醫學檔案是醫院管理的基礎，它不僅是醫院活動決策、計劃的依據，而且是醫院改革和發展成果管的重要條件和物質基礎。醫院的改革與發展歷程，無不以檔案形式體現出來。醫院是否具備完整、準確、系統的醫學檔案，不僅要求檔案管理人員要認真做好科研文件的形成、積累、整理和歸檔工作，而且更重要的是醫院決策層應按國家有關規定切實地把醫學檔案管理納入常規管理制度之中，與醫院的工作緊密結合，實現日常工作和建檔工作“同步”管理。

完善的管理制度是醫院檔案工作得以順利開展的必要保證。醫院要建立完善的科學管理體制，構建由院長——檔案管理部門——專職檔案管理人員組成的三級檔案管理網絡系統，形成自上而下的檔案管理機制，通過實行一把手負責制，運用行政手段檔案集中統一管理。同時，還要理順醫療技術部門、技術人員和檔案管理部門各自的職責：醫療技術部門和技術人員在日常醫學活動中形成相關醫學文件材料、圖像等，檔案管理部門則應時刻跟蹤醫療技術部門的檔案整理情況，督促、指導醫療技術人員按照統一要求做好材料整理工作，并及時移交檔案管理部門統一歸檔。建立健全檔案工作制度，嚴格按照既定制度進行檔案管理，推行檔案工作標準化、規范化、信息化管理。

（三）轉變醫學檔案管理模式

管理模式是在管理人性假設的基礎上設計出的一整套具體的管理理念、管理內容、管理工具、管理程序、管理制度和管理方法論體系并將其反復運用于企業，使企業在運行過程中自覺加以遵守的管理規則。

轉變管理模式，首先要廣泛應用現代化技術設備，促進醫學檔案的現代化管理進程。技術設備包括硬件和軟件兩個方面。硬件是基礎，軟件是手段。在硬件配備方面，要加強現代化信息處理技術設備特別是計算機的配備，普及計算機應用。在軟件方面，要加強計算機輔助科研檔案管理、電子文件歸檔和電子檔案管理軟件的開發與應用，提高科研檔案編制質量和管理效率，為開發利用和資源共享創造條件。其次，要運用先進的管理技術，全面推行信息化管理，充分利用現代信息技術手段儲存整個醫院的各種業務行政上的檔案，既節省時間，也節省人力物力和財力，以提高工作效率。此外，規范醫學檔案管理范圍，按照統一要求分類存儲相關檔案材料，方便使用者及時查找閱讀。

（四）提高醫學檔案管理人員水平

醫學檔案管理工作不單純限于對病歷檔案的收集、保管、編目、統計，而是醫院的信息中心，要求檔案管理人員必須全面掌握專業知識，例如醫學基礎知識、檔案管理知識、計算機應用基礎知識等多種邊緣學科，使之能夠與高科技的信息融為一體，因此加大醫學檔案管理人員的培訓力度，提高檔案管理人員素質已成為必行之勢。通過建立檔案管理人才梯隊，編制完整系統的人才培養計劃，對檔案管理人員進行定期在職培訓、離職培訓等培訓活動，開闊醫學檔案管理人員的眼界，更新專業知識，提高職業道德與職業素質，增長業務知識，適應醫學檔案業務發展，推動檔案管理水平的提高。

[1]啟勇，王杰寧，鄢驚雷.數字化醫院的內涵特征和基本框架[J].中華醫院管理雜志，2005，1：57-58.

[2]陳福貴，張悅.對我院檔案管理的現狀分析與設想[J].中華醫院管理雜志，2006,6：420.

[3]孫小虹，項濱.醫院科研檔案管理創新的思考[J].中國醫院，2007,2：62-63.