事業(yè)單位檔案管理存在的問題探討

白玉艷

（黑龍江省鶴大公路管理處 黑龍江 雞西 158100）

一、事業(yè)單位檔案管理過程中存在的問題簡析

檔案管理的最終目的是為了給社會(huì)大眾提供相關(guān)的、有利用價(jià)值的檔案資料，從實(shí)質(zhì)上說，便是為社會(huì)提供實(shí)踐服務(wù)。因此，檔案管理活動(dòng)中所產(chǎn)生的任何一個(gè)環(huán)節(jié)，比如檔案信息的搜集、整理、保存等等，都是在為后續(xù)的利用工作奠定基礎(chǔ)。檔案管理工作的最終服務(wù)對象就是社會(huì)大眾。這是大范圍下的檔案管理的內(nèi)容定義。而在較小范圍內(nèi)，比如：對于事業(yè)單位內(nèi)部的檔案管理工作來說，其管理的最終目的是為了給企業(yè)的內(nèi)部部門或相關(guān)的其他盟企、政府機(jī)關(guān)等機(jī)構(gòu)提供檔案信息的利用，并通過對其檔案資料進(jìn)行有效的管理，為企業(yè)獲得一定的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)形象，以便更好的促進(jìn)企業(yè)發(fā)展和進(jìn)步。當(dāng)前，我國事業(yè)單位在檔案管理過程中存在著不少的管理問題，這些問題在不同程度上對事業(yè)單位的運(yùn)作和發(fā)展進(jìn)行著制約，甚至影響著事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)以及社會(huì)服務(wù)功能的發(fā)揮。

1.事業(yè)單位對檔案管理工作的重視程度低

對事業(yè)單位人員對檔案管理工作的重視程度低主要分為兩個(gè)方面的原因：一方面，部分事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者對檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不全面，甚至有的領(lǐng)導(dǎo)者對檔案管理的概念都還模糊不清，認(rèn)為其在具體的實(shí)施過程中，不能為事業(yè)單位創(chuàng)造客觀的、直接的經(jīng)濟(jì)或社會(huì)效益，因此在實(shí)施時(shí)往往只有三分鐘熱度，導(dǎo)致了檔案管理工作在事業(yè)單位的管理活動(dòng)中不能被長期堅(jiān)持，從而走向衰亡；另一方面的原因則是由于事業(yè)單位的檔案管理人員對自己所在工作的不重視，認(rèn)為檔案管理就是對單位、部門的資料進(jìn)行保管，且這項(xiàng)工作又繁瑣又無用，既不是單位的核心工作，又不能為單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，當(dāng)管理人員抱著這樣的心態(tài)進(jìn)行工作時(shí)，往往會(huì)造成重要檔案信息的遺漏、丟失等現(xiàn)象發(fā)生，并且嚴(yán)重打擊檔案管理人員的工作熱情。

2.事業(yè)單位檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)不高

目前，在我國的事業(yè)單位檔案管理工作中，由于檔案管理人員專業(yè)技能不夠硬，職業(yè)道德素質(zhì)不達(dá)標(biāo)而造成的重要檔案資料丟失、遺漏，甚至泄密等現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。特別是近幾年來，隨著事業(yè)單位人事制度的改革與調(diào)整，使得相當(dāng)一部分沒有接受過專業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)和檔案管理技能培訓(xùn)的人員就職了檔案管理崗位，由于其對檔案管理的重要性、歸檔的要求、檔案信息資料的收集和查找等業(yè)務(wù)不了解，對檔案管理的具體操作流程不熟悉，對檔案資料的搜集意識(shí)淡薄等，造成了檔案管理工作無法正常開展，嚴(yán)重降低了事業(yè)單位的檔案管理水平。

3.事業(yè)單位檔案管理無法及時(shí)更新到位[1]

檔案管理的更新，同樣體現(xiàn)在兩個(gè)方面。一是離職退休人員的檔案無法及時(shí)歸納整理，另外封存；二是新的檔案無法及時(shí)更新到檔案庫。在人事變動(dòng)的過程中，如果檔案管理的工作無法及時(shí)交接妥當(dāng)，更新到位，就會(huì)導(dǎo)致大量的檔案變成“死檔”、“棄檔”，即增加檔案整理的信息量，更增加了尋找檔案的工作量，不科學(xué)，更談不上工作效率。

4.事業(yè)單位檔案管理的制度不健全

由于事業(yè)單位的檔案管理無法為事業(yè)單位帶來明顯的利益，而檔案管理工作的開展，有特別的繁瑣，耗時(shí)耗力，事業(yè)單位不愿意加大投資力度在這樣的工作上，導(dǎo)致許多的事業(yè)單位沒有完善的規(guī)章制度，或者執(zhí)行力度不夠，任由檔案管理工作的員工自由散漫，隨意發(fā)揮，無法跟上事業(yè)單位前進(jìn)的腳步。

5.事業(yè)單位檔案管理缺少高科技的管理模式

在實(shí)際的工作中，許多事業(yè)單位還沒有引進(jìn)高科設(shè)備來規(guī)范管理檔案的意識(shí)，計(jì)算機(jī)技術(shù)還無法廣泛應(yīng)用到檔案管理的過程中。許多事業(yè)單位對于檔案管理的工作，還是偏重與手工操作和紙質(zhì)檔案的整理，使得科學(xué)化管理檔案淪為一句口號(hào)，一紙空文，得不到落實(shí)。

二、解決事業(yè)單位檔案管理問題的對策[2]

1.提升事業(yè)單位檔案管理的地位和加強(qiáng)相關(guān)人員的培訓(xùn)。要讓事業(yè)單位的檔案管理員工意識(shí)到自己的工作重于泰山，是事業(yè)單位一切人事管理的基礎(chǔ)，適度對檔案管理的工作，尤其是優(yōu)秀的檔案管理員工進(jìn)行表彰，提高他們的榮譽(yù)感，增加他們的工作熱情。另一方面，要對檔案管理員工進(jìn)行科學(xué)化、專業(yè)化的培訓(xùn)，提高檔案管理人員的進(jìn)入門檻，只有任用專業(yè)的檔案管理人員開展事業(yè)單位的檔案管理工作，才能適應(yīng)事業(yè)單位的發(fā)展，跟上時(shí)代的步伐。

2.及時(shí)更新事業(yè)單位的檔案。事業(yè)單位，尤其是規(guī)模較大的事業(yè)單位，人員的變動(dòng)，檔案的更新都是一份工作量非常龐大的工作，檔案的管理人員要及時(shí)收集新的檔案完善檔案庫，對于廢棄的檔案另作封存，才能更好的提高事業(yè)單位的工作效率。

3.合理有效的利用現(xiàn)有的檔案庫。合理有效的利用現(xiàn)有的檔案庫中的資源，為自己的工作開展提供信息，是檔案管理工作開展的最大意義，也是事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)重點(diǎn)關(guān)注的原因。只有當(dāng)科學(xué)化的檔案管理能大幅度提高事業(yè)單位的工作效率，才會(huì)引起越來越人的重視，才會(huì)讓檔案管理人員有更高的榮譽(yù)感，才會(huì)讓領(lǐng)導(dǎo)愿意投入更大力度來發(fā)展檔案管理的工作，才是一條可持續(xù)發(fā)展的道路。

三、結(jié)束語

總之，這是一個(gè)信息化計(jì)算機(jī)技術(shù)蓬勃發(fā)展的時(shí)代，事業(yè)單位對于信息量的需求日益增長，普通傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足事業(yè)單位日漸繁復(fù)的需求和先進(jìn)的管理模式。事業(yè)單位的檔案管理需要變革，需要完善，需要配合事業(yè)單位的發(fā)展，需要跟上時(shí)代迅速邁進(jìn)的腳步。

[1]聞武.我國事業(yè)單位人事檔案管理存在問題及對策[J].行政事業(yè)資產(chǎn)與財(cái)務(wù).2011(22).

[2]程巧玲.事業(yè)單位檔案管理中存在的問題及對策分析[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào).2011(20).