談對中學檔案管理的幾點認識

趙玉

（泰來縣第二中學 黑龍江 齊齊哈爾 162400）

中學檔案材料是學校在教學、科研、學校管理及其他各個工作環節中，所形成的真實的可利用的文字、圖表、照片、獎狀、圖像載體等材料。是學校歷史的真實記錄，它全面反映了學校最基本的職能活動。是國家檔案的重要組成部分，它不僅是學校的寶貴財富，更是國家的珍貴財富。檔案工作是學校工作的重要組成部分，是衡量學校管理水平和辦學質量的一個重要標志。做好檔案管理工作，將有利于學校的改革和發展，更有利于整個教育事業的健康發展。要做好學校檔案管理工作，使檔案能真正成為有價值的檔案，能更好地為教育事業服務，為學校的改革、發展和教育教學服務，應著重做好以下工作：

一、思想重視是關鍵

首先，學校領導要充分認識檔案工作的重要性，對檔案管理工作給予足夠的重視，在人力、物力及“智力”上給予充分的保障。學校應專門設置檔案室，集中統一管理全校的檔案，并建立一支高素質的檔案人員隊伍。

其次，要積極尋求檔案行政主管部門的幫助與指導，加強規范化、制度化建設，創造一個良好的工作氛圍。

第三，要加強對《檔案法》、《檔案法實施辦法》的學習、宣傳教育，使學校領導依法決策、依法管理、依法行政得到進一步加強，檔案人員的檔案法治意識和法律素質進一步提高，依法管理檔案在學校形成氛圍，使廣大教職工、學生樹立良好的檔案意識和法制觀念，使檔案管理真正走上法制化軌道。

二、提高案卷質量

注重材料的收集工作。中學檔案材料是學校整個教育教學活動的原始記錄和真實寫照，只有把它收集完整，才能全面、真實地反映學校的工作軌跡和本來面貌。在收集中要注意幾點：一是要明確歸檔的范圍和重點，根據學校的實際情況，確定歸檔的范圍，并把這些要求公布到各處室。在收集中要注意重點材料，明確材料之間的有機聯系，這樣才能達到正件與附件、請示與批復、正文與原稿、批復文件與原件等材料的完整性；二是要將處理完的文件及時歸檔。三是依靠各處室做好材料的收集工作．因為他們對自己處室所形成的材料最熟悉，對文件之間的聯系與價值最清楚，充分發揮他們的作用，才能保證文件材料的完整性。另外要注重分類立卷的科學性。學校立卷和保存檔案的目的，是為了真實的反映學校的歷史記錄，以備調用。中學的各種記錄和材料較多，并隨著學校的改革和發展，還在不斷地增加，如不進行科學的立卷，其調用的方便性將會大打折扣，缺乏科學分類立卷的檔案資料難以被調用，其調用的減少又反過來影響檔案管理工作的開展，并削弱了檔案管理人員管理檔案的積極性。因此，立卷的科學性顯得尤為重要。所謂科學的立卷，就是要善于抓住文件的特征立卷，把具有共同特征和聯系密切的文件組合在一起。根據《規則》以件為單位進行文書立卷，以件為單位的立卷方法，查找利用方便，便于鑒定、保密、保護等，是提高案卷質量的有效方法。

三、提高認識 加強管理

提高和增強中學全體員工對檔案工作重要性的認識，是搞好學校檔案工作的先決條件。首先，學校各級領導要帶頭學法，作貫徹落實《檔案法》的帶頭人，通過學習與廣泛宣傳，形成人人關心，自覺地維護檔案工作的新風尚。其次，要制定切實可行的檔案管理制度，按《檔案法》要求，規范各類檔案的分類、歸檔要求和管理辦法，使檔案工作做到有章可循，有法可依。再次，要加強對檔案工作的領導，主要領導應親自過問檔案工作，解決檔案工作中存在的各種實際問題，促使學校檔案工作跟上當今新形勢教育教學改革的步伐。要按上級檔案管理部門的要求，建立綜合檔案管理機構，集中統一管理全校的文書、教育教學、設備、基建、會計、學籍、團隊等各種門類和載體的檔案。各部門要積極參與和配合，及時收集并上交有關資料，使檔案資料的完整性、準確性得到保證。

四、提升素質、強化服務

檔案管理工作水平的高低、質量的優劣，取決于檔案工作人員的素質。這就要求檔案工作人員既要加強政治思想教育和職業道德教育，又要真正樹立“業務精通，愛檔如珍，維護歷史，服務現實”的概念。檔案人員素質，一方面要注重檔案人員的繼續教育，積極組織他們參加業務培訓，學習檔案專業理論知識；另一方面要有選拔年紀輕、懂電腦且熱愛檔案事業的人擔任學校專職檔案管理員，學習現代管理知識和先進技術設備的操作技能，更新知識，提高管理水平，使學校的檔案工作跟上新技術革命和辦公自動化步伐。

在檔案服務上，檔案管理人員要解放思想，更新觀念，充分認識新形勢對檔案工作的新要求，積極探索檔案開發利用的新思路、新方法，主動樹立服務意識，主動開發服務功能，努力為學校政策服務，為廣大師生員工服務，為社會各界服務。

五、運用現代技術，參與檔案管理

檔案管理的現代化主要體現在兩個方面:一方面是利用現代高科技手段提高檔案工作效率，克服以往檔案工作的人工操作的落后性，不斷地添置現代化的設備，如利用計算機進行檢索，利用檔案的縮微技術、掃描技術、傳真技術、網絡技術及現代化的檔案保護技術，使檔案工作從落后的手工操作走向現代化的管理。另一方面是現代管理手段進行文檔一體化的管理，克服中學各部門之間歸檔材料銜接不緊、重復勞動等問題，通過計算機技術對文件、檔案的全部信息進行統一管理，對文件信息的生成、檔案信息的轉化、檔案信息的全文提供及利用實行一體化管理，使中學學校檔案室不僅是管理部門，更是一個信息供應中心。

因此，中學檔案管理人員應該積極創新思維，努力學習，不斷提高自身的思想、文化及業務素質，使中學檔案工作逐步走上科學化、規范化、標準化、自動化、法制化的管理軌道，以適應學校改革和發展的需要。

[1]喬曉紅.我對中小學檔案管理工作現狀的看法及建議[J].山西檔案，2011（S1）.

[2]王惠新.如何做好中小學檔案管理工作[J].蘭臺世界,2010(S2).

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