概論檔案信息數字化的目的和要求

趙明赫

（黑龍江省青岡縣黨史研究室 黑龍江 綏化 151600）

一、檔案信息數字化的目的

檔案信息化假設的根本目的是最大限度地發揮檔案資源的價值。檔案部門配備電腦、構建信息網絡，只是營造了檔案信息里有的“高速公路”，這些“高速公路”能否真正發揮效能，取決于有無充足的運送對象——數字檔案資源。對傳統檔案進行數字化，旨在為信息傳輸“備貨”，其意義不言而喻。具體目的有以下幾個方面

（一）提高檔案信息的利用效率

數字化后的檔案可以在網絡環境中提供利用，充分發揮網絡傳輸面廣、越時越地、快捷便利的特點，解決傳統利用方式中同時利用帶來的矛盾。此外，數字化后的檔案可以與辦公OA系統生成的現行電子文件在同一系統中提供利用，極大提高了文檔信息利用率。

（二）保護歷史檔案

許多歷史檔案因無力老化或保管不當而脆弱易損，如不及時搶救，很可能徹底損壞，通過制作其數字化副本代替原件流通利用，可保護重要歷史檔案免遭進一步損壞。

（三）規避安全風險

通過異地存放多套數字化副本，確保檔案信息的安全，規避各種自然災害或認為損害對檔案信息可能帶來的災難性后果。

二、檔案信息數字化的要求

（一）規范性要求

規范性是開展檔案信息數字化最基本的要求，也是確保數字檔案信息可用性的基本條件。規范性要求的內容是：所有數字化的檔案信息必須按照規定的技術模式、文件格式和工作標準進行數字化，并盡可能采取通用標準。

檔案數字化的目的是利用網絡這種新的信息傳遞方式來提供檔案服務。因此，數字檔案信息的存儲與傳遞必須制定并采取各方認可的規范與標準，以避免因存儲格式和軟件平臺的不同而不斷轉換，造成資源浪費和時間延誤，降低信息存儲與傳輸的效率。目前，我國檔案界已制定了許多數字化規范，對檔案信息的數字化起到了很好的規范作用。例如2005年4月國家檔案局為紙質檔案的數字化發布了檔案行業標準《紙質檔案數字化技術規范》有關照片、錄音、錄像和縮微影像檔案的數字化規范也在研究和待定之中。規范化還有助于選擇最佳的檔案數字化技術方案。

（二）安全性要求

安全是開展檔案信息數字化必須考慮的重要要素。安全要求有兩層含義：

1.確保檔案原件的安全

數字化需要對檔案原件進行掃描、錄音或攝錄，因而有可能對原件進行拆卷、加工或其他必要的處理。由于數字化檔案大多數是要繼續保存的，在數字化處理過程中必須最大限度地保護檔案原件，盡量避免造成檔案原件內部特征和外部特征的不可逆變化。否則，一旦發現處理質量不如人意或者處理好的數字化檔案信息被破壞和丟失，便沒有挽回的余地。對于具有文物或史料價值的檔案，遵守這一點尤為重要。為將數字化工作對檔案原件的安全威脅降至最低，必須仔細設計檔案數字化的工作流程，制定嚴格的操作規程，確保數字化工作安全有序地開展。

2.維護檔案信息的保密性

我國檔案行業標準《紙質檔案數字化技術規范》要求“紙質檔案的數字化，必須符合國家檔案開放規定以及有關規定”，“對所要進行數字化的對象要按照一定的原則和方法進行確認。雖然數字化的檔案大多數是開放文件，不具有保密性，但為了保護檔案原件或為備份擬移交文件而進行的數字化，則可能涉及到保密檔案。檔案數字化工程常常有外來人員參與或交由專門的數字化公司承擔，為此對參與數字化工作的公司和人員應進行嚴格的安全保密教育，簽訂安全保密協議，限定其操作權限和保密責任。對于內容十分敏感或者有非常嚴格使用范圍的檔案文件，應考慮由專門人員采用專門的設施進行數字化。數字化后應將過程中存在操作終端或服務器中的相關文件徹底刪除，以免失密。

（三）效率性要求

檔案數字化工作面廣量大，耗時耗材，必須十分講究工作的效率與效益。效率原則有兩方面的要求。

1.要采取最優化的技術方案

應在充分研究的基礎上選擇最優化的檔案數字化方案，包括最優化的工作流程、最合理的文件格式、最有效的信息存儲模式和高效、經濟的數字化加工系統。技術方案決定著整個數字化工程的成敗和效率，而高效率的數字化加工系統更是檔案數字化工程的“善事之利器”。數字化加工系統的效率與設備投入的多少并不成正比，高效的數字化加工系統是硬件設備、軟件系統和工作流程的合理配置，一味追求高配置的硬件設備，講究掃描儀的掃描速度而忽視軟件處理效率和加工力量的配備，會因設備利用率低下而造成浪費。多數情況下，配置兩臺中速掃描儀要比配置一臺高速掃描儀的性價比更高。

2.要實現檔案數字化工程的專業化和社會化

對傳統檔案的數字化是檔案工作從紙質時代向數字時代轉型的過渡性工作。在過渡階段，由于傳統檔案存量較多，需要集中處理，數字化任務比較繁重。但存量得到解決后，隨著無紙化辦公的進一步發展，檔案數字化任務也就基本完成。因此，對大部分檔案館來說，數字化只是階段性工作，至少經過一個階段后工作量會銳減。每個檔案館都配置龐大的數字化加工系統是沒有必要的，可以通過相互合作或通過外部的數字化公司來集中解決過渡時期的檔案數字化任務，由此以較低的成本獲得專業化服務，避免大量高配置設備的低利用率，從而提高整個社會的檔案數字化勞動效率。

三、小結

因此，原則上屬于歸檔范圍且永久或長期保存的、社會利用價值高的檔案可列入數字化加工的范圍。那種認為“數字化檔案館系統以能否產生和積累數字化的檔案信息資源作為判斷其成敗的標志”的觀點是值得商榷的，“有文比掃”更是巨大的資源浪費。為避免網上數字化檔案信息的冗余與浪費，保證全網檔案信息資源的全面、充足與系統，各檔案館在選定擬數字化檔案時，要加強協作，強化專題特色，側重將本館所藏的特色檔案首先轉化為數字資源，從而實現整體上的互補，減少重復勞動。

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