醫(yī)院人事檔案管理探討

尹曉曦

（牡丹江市疾病預(yù)防控制中心 黑龍江 牡丹江 157000）

人事檔案是黨政軍群機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位在管理所屬人員時形成的以個人為單位集中保存的一種特殊的專門檔案，是全面地歷史地考察和了解一個人的依據(jù)，是黨的組織工作、人事工作不可缺少的重要參考依據(jù)。人事檔案管理又是人事管理的重要組成部分。因此，加強(qiáng)人事檔案管理，充分發(fā)揮人事檔案的資源優(yōu)勢，更好地為醫(yī)院選拔和使用人才提供更加真實可靠的材料，就顯得更為重要。

一、醫(yī)院人事檔案的種類、內(nèi)容和檔案工作的基本原則

（一）醫(yī)院人事檔案是按醫(yī)院構(gòu)成人員劃分的

1.按職業(yè)和專業(yè)來分,有醫(yī)生檔案、護(hù)士檔案、管理人員檔案、會計檔案、工人檔案。

2.按職務(wù)級別來分，分為高級人員(指副主任醫(yī)師以上人員)、中級人員(指主治醫(yī)師級)、一般人員檔案。

3.按政治面貌分，可分為黨員、團(tuán)員、非黨團(tuán)人員或民主人士檔案。

4.按是否在職，又可分為在職人員、離退休人員和死亡(犧牲)人員檔案。

但無論怎樣劃分,各種人事檔案的內(nèi)容、規(guī)格和整理辦法必須統(tǒng)一。一個人在同一時期只能有一種人事檔案。

（二）醫(yī)院人事檔案的特性與內(nèi)容

為了整理、使用方便，醫(yī)院人事檔案可分為兩大類進(jìn)行管理。

1.干部檔案。干部，在醫(yī)院一般是指已列入中央有關(guān)部門確定的干部統(tǒng)計范圍的人員，包括醫(yī)院各種管理干部、醫(yī)生、護(hù)士、會計等。也可以說，凡是列入全國干部定期統(tǒng)計對象的人員的人事檔案，都應(yīng)該屬于干部檔案范圍。干部檔案是機(jī)密程度較高的檔案，由干部部門集中保管。

2.工人檔案。工人在醫(yī)院中占全體人員的1/5左右，有全民所有制和集體所有制兩種。工人檔案在醫(yī)院一般和干部檔案一起保管，但在大醫(yī)院也可由人事機(jī)構(gòu)中勞資部門保管。

3.醫(yī)院人事檔案的內(nèi)容。干部檔案根據(jù)工作需要和人員管理情況分正本和副本。正本是由全面地反映一個人的歷史和現(xiàn)實情況的材料構(gòu)成的一套最完整的人事檔案材料。一般由原材料組成。其內(nèi)容包括：①履歷材料；②自傳材料；③鑒定材料；④考核材料；⑤政治歷史問題的審查材料及甄別、復(fù)查的決定、批復(fù)材料。

二、人事檔案的補(bǔ)充、鑒別與整理

因為人事檔案是反映個人歷史和現(xiàn)在的整體“圖象”，而每個人的情況又都在變化之中，所以必須具備動態(tài)性。人事檔案也需要補(bǔ)充新內(nèi)容。在管理改革中根據(jù)中央規(guī)定、上級部門的指示，實事求是的對檔案鑒別與整理，去掉失去意義及虛假的部分，使每份檔案都能較真實地反映該人的情況。

（一）人事檔案的補(bǔ)充

醫(yī)院工作人員活動范圍小，材料容易收集，所以內(nèi)容補(bǔ)充一般不困難，但必須建立材料收集的制度定期補(bǔ)充。如遇專業(yè)技術(shù)職務(wù)晉升、全院性的獎懲、干部任免時，要收集全所需的材料，對調(diào)入的人員，要檢查檔案的完整性，補(bǔ)充缺乏部分。人事檔案的補(bǔ)充工作要求及時、準(zhǔn)確，嚴(yán)格按照歸檔需要的數(shù)量來收集。各種表格要求填寫清楚，事實準(zhǔn)確，手續(xù)齊全。補(bǔ)充的鑒定意見要求一分為二、民主評議、組織鑒定要與本人見面對補(bǔ)寫自傳的要求是：既要反映全貌，又要突出特征；既要補(bǔ)敘過程情節(jié)，又要有必要的分析；既要具體詳盡，又要力求簡明、真實準(zhǔn)確。歸檔工作應(yīng)按制度在黨的組織和人事部門的統(tǒng)一審核下進(jìn)行。

（二）人事檔案材料的鑒別

鑒別就是按照一定的原則和規(guī)定，對收集來的材料進(jìn)行甄別和價值鑒定，再根據(jù)其真?zhèn)魏蛢r值進(jìn)行取舍，把具有保存和使用價值的材料歸入檔案，把那些不應(yīng)歸案的材料剔出銷毀或轉(zhuǎn)送有關(guān)部門處理。這項工作在人事檔案工作和人才管理中占有相當(dāng)重要的地位。

嚴(yán)格掌握材料鑒別原則：凡是確定歸檔的材料，要符合有關(guān)的規(guī)定；凡是確定剔出處理的，要有理由，尤其是對將銷毀的材料，更要有充足的理由。鑒定時要吃透兩頭：一頭是吃透有關(guān)人事檔案內(nèi)容的條文和各種材料處理的政策規(guī)定；一頭是對材料逐份認(rèn)真地審閱，弄清材料的內(nèi)容，然后對照鑒別的有關(guān)規(guī)定作出正確的判定。鑒別的內(nèi)容有：(1)材料是否是該人員的；(2)材料是否屬于人事檔案的內(nèi)容；(3)是否符合材料清理的有關(guān)政策規(guī)定；(4)材料是否精煉；(5)材料是否完整；(6)手續(xù)是否完備。

（三）人事檔案的整理

所謂整理，就是按照一定的規(guī)則和步驟將個人材料系統(tǒng)化、條理化進(jìn)行加工。整理的范圍包括：新建檔案的整理和因增減材料而進(jìn)行的重新整理。

人事檔案整理的作用是避免人事檔案材料的錯亂和失散，有利于使用。通過不斷整理，使之適應(yīng)人事檔案管理科學(xué)化和現(xiàn)代化的要求。

人事檔案整理工作包括鑒別、分類、編排、編制目錄、裝訂，達(dá)到內(nèi)容完整、真實、精煉、實用的目的。在歸類的基礎(chǔ)上，把因材料過多而不便裝訂和使用的材料分裝成若干冊。根據(jù)需要可以復(fù)制，如復(fù)印、掃描、打印、抄寫、攝影，但必須忠實于原件，字跡清楚，手續(xù)完備。原件不得銷毀或丟失。

三、人事檔案的保管和利用

（一）人事檔案的保管

因為人事檔案具有保密性，所以給保管工作提出了較高的要求。中央組織部頒發(fā)的《干部檔案工作條例》中指出：“在管理工作中必須堅決貫徹執(zhí)行黨和國家的保衛(wèi)、保密制度，嚴(yán)密保管，保證干部檔案的絕對安全。”這是人事檔案的保管工作必須遵循的。人事檔案必須在人事、組織等管人的部門集中保留，其保管的范圍必須同人員的范圍一致。任何個人不得私自保存他人的人事檔案材料。保管中的人事檔案，要有科學(xué)的編號，以利查找。人事檔案保管工作,除建立保存制度、檢查核對制度、轉(zhuǎn)遞制度、保衛(wèi)保密制度、統(tǒng)計制度外，還要注意人事檔案庫房是否合乎要求，防止材料變質(zhì)及其他損失。

（二）人事檔案的利用

人事檔案的調(diào)閱工作是一種服務(wù)性合作。根據(jù)有關(guān)規(guī)定和原則，為人事工作和其他工作提供檔案中有關(guān)情況和材料。中央組織部頒發(fā)的《干部檔案工作條例》，對查閱和借用干部檔案作了原則規(guī)定。根據(jù)規(guī)定精神，制定醫(yī)院人事檔案利用范圍的原則及各種手續(xù)。為了便于使用，在檔案室旁設(shè)立人事檔案閱覽室，這樣，材料不出門，可以防止泄密和丟失，并且便于監(jiān)督，便于詢問。

[1]李曉玲.醫(yī)院人事檔案管理[J].人力資源管理，2011（7）.

[2]袁晶.醫(yī)院人事檔案管理[J].臨床合理用藥雜志，2011(29).

[3]韋玉勻.淺談新形勢下強(qiáng)化醫(yī)院人事檔案管理的措施[J].黑龍江檔案，2011（04）.