探索電子檔案文檔一體化管理

曲麗葭

（黑龍江 齊齊哈爾 162400）

文檔一體化管理，是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展而提出的—個(gè)檔案管理領(lǐng)域的新課題。隨著當(dāng)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，“電子檔案”、“虛擬檔案”等概念的提出與運(yùn)用，文檔計(jì)算機(jī)一體化管理被賦予更新的內(nèi)涵。

一、文檔一體化管理的內(nèi)容及其發(fā)展

我國(guó)的文檔一體化管理基本與計(jì)算機(jī)技術(shù)在我國(guó)檔案領(lǐng)域的應(yīng)用同步進(jìn)行和發(fā)展，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)尤其是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，文檔一體化理論和實(shí)踐也不斷深化和發(fā)展。

文檔一體化是從文書(shū)管理和檔案管理的全局出發(fā)，實(shí)現(xiàn)從文件生成、辦理到檔案歸檔管理的全過(guò)程管理，保證文件內(nèi)容的完整性、元數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的一致性，從文書(shū)到檔案的數(shù)據(jù)暢通、完整性。包括：文檔實(shí)體生成一體化，文檔管理一體化，文檔信息利用一體化，文檔規(guī)范一體化。

文檔一體化的意義在于保證檔案信息收集完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確；從文件生產(chǎn)到歸檔全程控制；數(shù)據(jù)信息重復(fù)利用，提高工作效率。在實(shí)際工作中，文書(shū)工作和檔案管理工作可由一人或多人承擔(dān)，對(duì)于規(guī)模與文件流量較小的單位多由一人同時(shí)負(fù)責(zé)文書(shū)與檔案工作，稍大的機(jī)關(guān)或企業(yè)則會(huì)將文書(shū)與檔案分部門(mén)或分人來(lái)管理，為了提高工作效率，“文檔一體化”管理已成為信息化所推行的一種管理模式。

文書(shū)工作是檔案工作的基礎(chǔ)，檔案工作是文書(shū)工作的延伸和發(fā)展，兩者有效地結(jié)合起來(lái)，才能實(shí)現(xiàn)文書(shū)運(yùn)轉(zhuǎn)的高效率和檔案管理的高質(zhì)量。文檔一體化利用管理系統(tǒng)將公文處理與檔案管理相結(jié)合，充分利用文書(shū)處理過(guò)程中形成的數(shù)據(jù)信息，避免檔案部門(mén)的重復(fù)勞動(dòng)，使文書(shū)工作中文件的收發(fā)、登記、運(yùn)轉(zhuǎn)、承辦、催辦以及文件的收集、整理、立卷和歸檔、利用、統(tǒng)計(jì)形成一個(gè)有序的整體。從而達(dá)到文件處理精煉化、完成案卷系統(tǒng)化、查找利用標(biāo)準(zhǔn)化，檔案部門(mén)也就擺脫了繁瑣立卷任務(wù)。可以通過(guò)辦公自動(dòng)化或檔案系統(tǒng)或OA與檔案系統(tǒng)相結(jié)合等不同的方式實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理。

二、電子文件與檔案

隨著以計(jì)算機(jī)為主的信息技術(shù)的發(fā)展，電子文件作為辦公自動(dòng)化的直接產(chǎn)物，正在并逐步替代傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件而成為信息傳遞的主角，給辦公、管理等領(lǐng)域帶來(lái)巨大的影響，檔案部門(mén)也不例外。

(一)電子文件及其特點(diǎn)

電子檔案的前身是電子文件。電子文件即通過(guò)數(shù)字電腦進(jìn)行操作、傳輸與處理的文件。與傳統(tǒng)文件相比，它具有以下特點(diǎn)：

1.電子文件的讀寫(xiě)方式有了革命性變化。傳統(tǒng)文件以文字、圖形等為記錄符號(hào)，可供人們直接閱讀；電子文件以需要解碼的二進(jìn)制數(shù)字符號(hào)做記錄符號(hào)，讀寫(xiě)都依賴計(jì)算機(jī)。

2.電子文件的內(nèi)容與載體的依附關(guān)系發(fā)生變化。傳統(tǒng)文件的內(nèi)容與載體密不可分，內(nèi)容脫離原載體時(shí)可能破壞原文件的原始記錄件，載體原件與復(fù)制件的區(qū)別較顯著；電子文件的內(nèi)容與載體不具有密不可分的關(guān)系，內(nèi)容可以同載體分離并轉(zhuǎn)移到另一載體上，因此使電子文件失去物理意義上的原始實(shí)體狀態(tài)；此外電子文件還可以由若干記錄模型結(jié)合而成，因而存在著虛擬狀態(tài)。

3.電子文件的結(jié)構(gòu)發(fā)生變化。傳統(tǒng)文件的結(jié)構(gòu)是為閱讀者顯示的，并作為文件真實(shí)性的重要標(biāo)準(zhǔn)，構(gòu)成文件的組成要素；電子文件的實(shí)體結(jié)構(gòu)并非一目了然，而其內(nèi)容與載體可以分離，因而結(jié)構(gòu)有時(shí)對(duì)讀者并無(wú)實(shí)際價(jià)值，所以電子文件適于建立邏輯結(jié)構(gòu)，以便識(shí)別每份文件并顯示其組成部分。

(二)電子文件的影響

電子文件的脫離載體生存的“數(shù)字式存在”形式，以及它在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)下快速傳遞等特點(diǎn)，使它在文件檔案管理工作中帶來(lái)了巨大的便利：一方面使信息處理走向無(wú)紙化，減輕辦公、業(yè)務(wù)部門(mén)和檔案部門(mén)的文書(shū)、檔案實(shí)體管理的壓力，另一方面可以利用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)快速檢索，提高查全率和查準(zhǔn)率，有效地滿足人們的利用需要；同時(shí)，計(jì)算機(jī)的海量存儲(chǔ)和網(wǎng)絡(luò)化傳輸可以成功實(shí)現(xiàn)信息資源的共享。不過(guò)，也正是電子文件的以上特點(diǎn)，在改變?nèi)藗兾募c檔案的概念、提高信息管理水平的同時(shí)，也給檔案部門(mén)帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)。

1.電子文件內(nèi)容和載體的可分離性和物質(zhì)結(jié)構(gòu)的可變性，給電子文件和檔案的管理帶來(lái)了困難，即難以確認(rèn)電子文件的原始性，檔案“原件”及因此而具有的憑證價(jià)值難以確定，更難以保障。

2.電子條件下，文件的歸檔范圍、程序、時(shí)間及檔案管理的來(lái)源原則等都面臨挑戰(zhàn)。

(三)電子檔案的發(fā)展趨勢(shì)

盡管目前在大多數(shù)檔案部門(mén)仍以傳統(tǒng)的手工管理方式對(duì)文件和檔案進(jìn)行管理，而且受經(jīng)濟(jì)實(shí)力、人員素質(zhì)和傳統(tǒng)習(xí)慣等方面的影響，傳統(tǒng)方式還將在相當(dāng)長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)存在，在許多辦公室，計(jì)算機(jī)文件已取代手寫(xiě)的文件；計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)，已在許多企業(yè)取代手工制圖，并制定了相應(yīng)的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)；諸如郵件取代信件、電子商務(wù)取代商務(wù)合同、信用卡取代存折、存單；也都發(fā)生在我們身邊。盡管電子檔案與傳統(tǒng)檔案相比，其原始性、合法性、長(zhǎng)久性和可靠性方面還有一些問(wèn)題有待解決，但電子檔案的存在和認(rèn)可確實(shí)已成為不可拒絕的事實(shí)：美國(guó)司法部訴微軟公司的案件中，電子郵件已作為重要的訴訟證據(jù)；我國(guó)《合同法》認(rèn)可電子文件的合法性；國(guó)家頒布的關(guān)于CAD的標(biāo)準(zhǔn)承認(rèn)電子檔案的合法性；全球范圍的電子商務(wù)和電子政務(wù)已開(kāi)始登場(chǎng)。

在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，計(jì)算機(jī)技術(shù)已發(fā)展到社會(huì)各領(lǐng)域。自1971年我國(guó)氣象部門(mén)首次用計(jì)算機(jī)管理氣象檔案，到現(xiàn)在不少單位檔案部門(mén)與業(yè)務(wù)部門(mén)聯(lián)網(wǎng)，計(jì)算機(jī)已經(jīng)從“文件、檔案的管理——檢索”，發(fā)展到“文件的產(chǎn)生——保管——管理——利用”的整合模式。電子檔案的長(zhǎng)久、海量的存儲(chǔ)，方便、迅速的檢索和利用，與其說(shuō)是發(fā)展趨勢(shì)，不如說(shuō)是技術(shù)發(fā)展的必然。檔案部門(mén)只有勇敢地接受信息技術(shù)的挑戰(zhàn)，才能在新形勢(shì)下由必然王國(guó)走向自由王國(guó)。

[1]張武軍.電子文件文檔一體化管理中的問(wèn)題[J].中國(guó)檔案，2005（8）.

[2]何嘉蓀,史習(xí)人.對(duì)電子文件必須強(qiáng)調(diào)檔案化管理而非歸檔管理[J].檔案學(xué)通訊,2005(3).

[3]何振.信息化環(huán)境下企業(yè)文檔一體化探討[J].檔案學(xué)通訊,2005(3).