談醫院科研檔案管理、搜集和利用

黃軼姝

（牡丹江市婦女兒童醫院 黑龍江 牡丹江 157000）

醫院是科研密集型單位，科技興院已經成為當今醫療衛生單位生存發展的主要途徑。醫院科研檔案是醫院在科教活動中形成的具有保存價值的文字、數據、聲像、圖表、軟盤等各種載體，并且按照一定的歸檔制度作為真實歷史記錄集中起來保管的科學技術文件材料，它是醫院的寶貴財富，是醫療衛生科技活動的真實記錄。加強對這一信息資源管理對醫院領導決策科學化和醫院現代化建設極為重要，同時也為國家積累門類齊全、結構合理的檔案史料。由于受醫院職能特殊性的限制和不同種類檔案載體作用特點的影響，致使許多重要的珍貴的文件資料分散在各個部門、各個科室，甚至損壞散失，給醫院工作帶來諸多不利。隨著醫院的發展，各個部門對科技檔案信息資源的需求日益增大，醫院科技檔案管理應向著規范化管理的軌道健康發展。

一、科研檔案的特點

科研檔案是醫院科技檔案的一種，主要有以下4個特點：

（一）真實性

科研檔案是醫院科學研究過程中產生的，它真實地記錄了醫院的科研活動、科研水平，反映了醫院科研活動的歷時過程。

（二）實用性

科研檔案是經過收集、分類、鑒定等科學方法形成的具有內在聯系的有價值的文件體系，是醫院廣大專業技術人員勞動和智慧的結晶，它能為科研管理機構和科技人員在科研管理、科技決策、科學研究、技術交流、著書立說、職稱晉升、經驗總結等方面提供信息和依據，起到憑證和參考作用。

（三）保密性

科技知識和科研成果在一定時間和一定范圍內擁有其知識產權的有價性。科研檔案本身的價值確定其保密等級，并正確處理好利用和保密的關系。

（四）專業性

各醫院有各自的專業特點，有各自的專業優勢。因此，檔案管理工作人員要具有專業技術知識。

二、科研檔案的收集

（一）科研檔案的歸檔范圍

各醫院要從實際情況出發，根據不同學科、不同類型科研工作的特點，確定科研文件材料的歸檔范圍，主要從以下幾方面收集。

1.科研準備階段 科研課題審批文件、任務書、委托書、開題報告、調研報告、方案論證和協議書、合同等文件。

2.研究實驗階段 各種載體的重要原始記錄，實驗報告，計算材料，專利申請的有關文件材料，設計文件、圖紙，關鍵工藝文件，重要的來往技術文件等。

3.總結鑒定驗收階段 工作總結，科研報告，論文，專著，參加入員名單，技術鑒定材料，科研投資情況，決算材料等。

4.成果和獎勵申報階段 成果和獎勵申報材料及審批材料，推廣應用的經濟效益和社會效益證明材料等。

5.推廣應用階段 推廣應用方案、總結，擴大生產的設計文件、工藝文件，生產定型鑒定材料，轉讓合同，用戶反饋意見等。

（二）科研文件材料的歸檔要求

1.由科研課題(項目)負責人主持立卷歸檔的責任制。每項科研項目(包括中斷或取得結果的項目)完成或某部分結束后，對所形成的科研文件材料加以系統整理，經審查驗收后歸檔。科研人員應負責科研文件材料的形成、積累、立卷、歸檔，并作為對其進行考核的內容之一。

2.科研文件材料應在科研項目完成后及時歸檔，研究周期長的項目，歸檔的科研文件材料必須是原件(定稿)，根據需要可復制若干份。

3.歸檔的科研文件材料，要做到審查手續完備，制成材料優良，格式統一，字跡工整，圖樣清晰，裝訂整潔，禁用字跡不牢固的書寫工具。

（三）科研檔案收集過程中的注意事項

1.加強檔案宣傳，增強醫院專業技術人員的檔案意識。個別專業技術人員存在保守落后觀念，擔心把自己的科研材料交給檔案部門后今后利用不方便，或粗心丟失，造成科研檔案歸檔不及時、不完整。因此，檔案工作人員要采取多種形式，經常宣傳檔案法規、檔案知識，增強技術人員的檔案意識，積極配合做好材料的收集工作，實現醫院科研檔案的統一管理。

2.科研工作和建檔工作要實行“四同步”管理。即下達計劃任務與提出科研文件材料的歸檔要求同步；檢查計劃進度與檢查科研文件材料形成情況同步；驗收、鑒定科研成果與驗收、鑒定科研檔案材料同步；上報登記和評審獎勵科技成果以及科技人員提職考核與檔案部門出具專題歸檔情況證明材料同步。

3.檔案工作人員要嚴把審查驗收關。《科學技術研究檔案管理暫行規定》第九條規定：

對已完成的每個科研項目進行鑒定、驗收之前，必須通知本單位檔案部門對準備歸檔的科研文件材料加以審查驗收。科研文件材料歸檔不符合要求的成果項目，不得進行鑒定、驗收。對重點科研項目鑒定、驗收，按照專業分級管理的原則，其檔案應由相應的檔案管理部門審查驗收。未經檔案部門驗收的科研項目，各級科技管理部門不予承認。各單位檔案管理部門，對已獲得獎勵或正在上報的科研成果，如檢查發現其檔案不符合要求，有權建議有關部門推遲或撤銷對該項成果的獎勵。因此，檔案工作人員應嚴格執行，進行認真的審查驗收，確保每份科研檔案的完整、準確、系統。

三、科研檔案的管理和利用

（一）完善設施，健全制度

科研檔案應有專用庫房保管。絕密級科研檔案必須嚴加保管。檔案庫房內必須保持適當的溫、濕度，并有完善的安全防護措施。要不斷完善相關設備，如復印、掃描、錄音、錄像、照相等設備，同時結合醫院業務管理工作的現代化進程，逐步實現檔案管理現代化。醫院要建立健全保密、利用、借閱、統計、更改等各項管理制度。單位撤銷、合并和科研人員調動時，必須辦理檔案和科研文件材料的交接手續。

（二）認真整理，科學鑒定

醫院檔案部門要對接收的科研檔案進行登記、編目、統計、分類和必要的加工整理。絕密級的科研檔案應單獨登記，專門保存。對收集整理后的檔案，應根據一定的標準，對其科學性、準確性、完整性及保管期限、密級等組織認真的鑒定。鑒定委員會由醫院領導有關部門及有關科技人員、檔案人員組成。檔案人員對保管期限變動、密級調整的檔案提出建議，報主管領導批準后實施。

（三）大力開發，積權利用

檔案工作人員要大力開發科研檔案信息資源，面向單位領導、科研人員，面向社會，為經濟建設、科技進步和技術市場服務。要加強科研檔案的信息加工，編制必要的檢索工具，

編撰簡介、文摘、匯編、手冊、史料等，以利利用。檔案的利用形式主要有借閱、咨詢、跟蹤服務、編印目錄及出版有關資料等。醫院科研檔案主要供醫院內部利用，其他部門查詢需持單位介紹信，經主管檔案的負責人批準后方可查閱。對絕密和貴重的科研檔案材料，除醫院領導特許并嚴格辦理借閱手續外，一般不提供閱覽或外借。

[1]程劍芬.加強醫院人事檔案管理提升醫療科研服務水平[J].福建醫藥雜志，2012（5）.

[2]朱萍.對加強醫院科研成果檔案歸檔工作的思考[J].云南檔案，2009（11）.