電子文件對檔案管理的三大挑戰

竇國君

（杜爾伯特蒙古族自治縣城鄉居民社會養老保險事業服務中心 黑龍江 大慶 166200）

一、電子文件形成與利用特點——信息的可操作性

電子文件在制作形成過程和利用過程中，都表現出可操作性（方便更改與粘貼等）。

（一）文件制作過程中“隨心所欲”的信息操作

計算機是一種內容豐富、聰明能干、積極活潑的辦事工具和記憶工具，它可以隨時適應人們變化的需要。在我們制作電子文件的過程中，可以得心應手地使用所需要的存在于不同地方的數據；修改也變得非常容易，隨著思路的調整可以輕易把文章中的內容轉移到其他章節中去，文件卻完好無損；根據需要可以在文件的任何地方加上表格和圖形，甚至把文件制作成活動圖像和聲音；我們可以要求系統在適當的時候自動刪除或更新某些數據，使之總是保持在我們所希望的狀態中。

隨著信息通道的延伸，網絡的發展，同步信息共享技術可以使身在異地的人員共同制作一份文件，合作者可以通過電子郵件系統或局域網共同撰寫或修改一項意向書或合同等，參加網絡會議的人可以在個人電腦前互相討論問題并形成“會議決議”，計算機的屏幕會即時把每個人的操作顯示出來。

（二）文件利用過程中“隨心所欲”的信息操作

電子文件使我們在文件利用的過程中逐漸告別了紙張。隨著信息技術的發展，僅僅幾十年的時間里，我們就經歷了手抄→復印→網絡下載等信息利用的不同階段。辦公自動化的實質是信息利用的自動化。過去的手抄變成了現在的下載，過去的復印機復印變成了計算機里的無紙復制等等。并且，我們還可以利用獲得的電子文件信息去十分方便地制作新的文件。

總之，我們已經掌握和尚未掌握的電子信息的種種可操作性能賦予電子文件以活的生命和更廣泛的用途。

（三）不得不進行的批判——“電子文件的可更改性”

在許多書籍和文章中，人們曾經寫道：“電子文件具有可更改性”，進而對電子文件的原始性產生懷疑，動搖了電子文件存在的邏輯基礎。這是真的嗎？如果這樣，誰還敢使用電子文件呢？當然不會這樣，否則電子文件就會失去其存在的前提。

這種結論是人們在電子文件產生初期，對其認識不深入的結果。事實上，在真正的電子文件系統中，文件一旦正式形成（進行了數字簽名與蓋章），即可采用邏輯的（軟件）或物理的方式使之成為“不可逆的只讀方式”。這種文件是不可更改的。我們在利用電子文件時，可以復制它的信息內容以作他用，但不可以更改它本身。即使是在家庭中，我們使用非正規的辦公軟件系統制作文件時，也可使用加密等方式使文件不被輕易更改。

二、電子文件對檔案管理的調整

（一）電子文件的完整性難以保證

完整性難以保證是由電子文件對其生成環境的依賴性、非人工識讀性和結構復雜性所造成的。

1.電子文件的生成、閱讀、運行、處理均依賴于特定的數字環境，要保持電子文件的有效性，必須保存電子文件的生成環境。而事實上，對包括應用軟件、系統軟件和硬件環境在內的電子文件生成環境的完整保存具有相當難度，軟件系統和硬件設備都會隨著信息技術的發展而不斷升級換代，試圖保存每一個過時的軟件系統和硬件設施，以便能夠打開當時環境中生成的電子文件，不僅不是一個經濟的作法，而且不具有可行性。就應用軟件來看，因為需要運行在特定的系統軟件之上，一旦作為其平臺的系統軟件升級改版，在新的平臺上應用軟件能否正常運行是不得而知的。而以操作系統為主的系統軟件從來就沒有停止過升級改版的步伐

2.電子文件的結構復雜性使得完整保存其生成方式變得十分困難。有效識讀電子文件除了依賴其生成的軟硬件環境外，還需要了解其生成方式。比如，其壓縮算法、編碼格式、技術參數、存儲方式等。在難以保存電子文件生成環境的情況下，詳細記錄并保存電子文件的生成方式變得十分重要。然而，與紙質文件不同，電子文件個體存在著從“內容信息”到“數字代碼序列”再到“存儲方法”的縱向結構，各個層面之間的“映射”有著復雜的規則，其邏輯結構和物理結構并不一致，同時，其內容可以由分散于不同系統和來源的內容要素集合而成，這種“集合”常常帶有從信息整體中動態“提取”的性質，這些特點都增加了完整記錄電子文件生成方式的復雜性，使得針對所有電子文件的“元數據”標準制定的十分困難。

3.由于電子文件具有信息與載體的可分離性，信息的增刪更改十分方便。因此，對電子文件的管理必須實行全過程的監控記錄。換言之，保存電子文件時，必須同時記錄并保存電子文件生成利用的過程信息及背景信息。應記錄哪些過程信息和背景信息，通過何種方式和手段來記錄這些信息，成為電子文件完整保管的又一棘手問題。

（二）電子文件的真實性受到質疑

同樣由于上述特點，尤其是電子文件的非人工識讀性，使得電子文件的真實性始終令人懷疑。

1.電子文件的易更改性和信息與載體的可分離性，使電子文件在形成或傳輸過程中存在著被改動的可能，并且這種改動在物理形態上可以做到“不留痕跡”。“完好無損”的電子文件也許內容上已經面目全非。

2.電子文件形成以后其信息始終處于“游離”狀態，存儲載體和存儲方式不斷變化，已經沒有了傳統意義上的“原件”概念，因而其載體對信息內容不再具有“固化”和“驗證”作用，非原件的電子文件在真實性認定上缺乏依據。

3.在數字環境尤其是網絡環境中，操作者身份的虛擬化和操作處理過程的超時空特點，使得信息系統及身處其中的電子文件面臨著遠大于傳統環境的安全威脅。黑客攻擊、病毒侵擾、操作失誤、程序漏洞等成為電子文件真實性維護無法回避的“心腹之患”。

4.法律上對電子文件的證據價值尚未予以充分肯定。盡管《電子簽名法》對符合特定條件經電子簽名后的電子文件的法律效力給予了肯定，但普遍意義上的電子文件的證據價值仍未得到法律的認可。

（三）電子文件的長久保管困難重重

電子文件正面臨著長久保管的巨大壓力，“過去十年產生的信息遠遠超過了人類歷史上任何一個時代。但具有諷刺意味的是，信息時代產生的絕大部分信息比任何時代都難以提供利用”，重要的電子文件因保管不善而成為“數字垃圾”的事例不勝枚舉。電子文件長久保管的巨大壓力源自以下原因：

1.電子文件的物理壽命較短

電子文件的存儲載體大多為磁電介質或廣電介質，這類存儲介質在提供高密度存儲的同時卻具有一個十分明顯的缺點：理化性能不穩定，極易受外部環境影響。因此，相對于傳統文件而言，電子文件物理壽命較短。雖然目前尚無權威機構對各類電子文件的物理壽命進行過測試，但一條基本的規律是文件的存儲密度越大，物理生命越短。

2.電子文件的信息生命十分有限

即便物理狀況良好的電子文件，由于信息技術的發展，其所采用的信息編碼規則、記錄方式、壓縮算法、文件格式等都會被淘汰。用于識讀這些過時的文件的軟硬件環境會逐步消失，如果不采取適當的技術與管理措施，這些“過時”的電子文件將無從識讀，文件的信息生命就此結束。事實上，隨著信息技術的迅速發展，自然狀態下的電子文件的信息生命要短于其物理壽命。從長久保管的角度看，盡力延長電子文件的信息生命要比延長其物理壽命更重要，難度也更大。

3.電子文件長期保存的管理難度較大

一方面，電子文件載體十分脆弱，對磁、光、塵、震、潮、熱等因素非常敏感，在載體操作、使用過程中的任何細微損傷，哪怕是表面極細小的劃痕都可能導致數據無法讀出，而這些損壞由于信息的非人工識讀性而不易察覺。另一方面，與傳統文件相比，置身數字環境中的電子文件面臨更大的安全威脅，因而，其保存管理的難度大大增加，日常維護工作變得繁重、復雜，并具有很強的技術性。

三、小結

電子文件是一個新鮮事物，電子檔案管理是檔案界的一次革命。這就要求檔案工作者在信息時代必須結合檔案管理的各個環節，努力學習新技術，提高駕馭現代技術的能力，加強電子文件方面的研究，管理好、利用好電子文件，使我們“新的記憶”的花蕾永遠綻放。

[1]李淑華.理念 技術 制度:電子文件管理的三大要素[J].云南檔案,2011(6).

[2]張照余.電子文件管理實踐及理論研究回溯[J].機電兵船檔案,2008(4).

[3]何寶梅.電子文件管理中元數據問題的研究述評[J].秘書,2003(6).