檔案管理者與管理新技術

包立霞

（杜爾伯特蒙古族自治縣城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險事業(yè)服務中心 黑龍江 大慶 166200）

一、關于“技能”的新內涵

相對于觀念的間接影響和基礎性功能而言，是否有新技能，是能否適應檔案管理現(xiàn)代化環(huán)境的直接因素和現(xiàn)實性功能。當然，“技能”一詞的涵義是動態(tài)的，而非靜態(tài)的。就象聯(lián)合國教科文組織對“文盲”的定義一樣，強調一個人不僅要掌握信息語言，會斷文識字，更重要的是掌握不斷豐富和發(fā)展的信息語言和計算機操作技術。從檔案界整體人員的素質而言，在電子文件時代來臨之前，更新技能已經到了刻不容緩的地步了。

二、加強培訓，掌握新技能

就整體而言，要真正實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，檔案界缺乏相關的專業(yè)技術人才。雖然目前廣大檔案部門擁有豐富的檔案管理專門人才，也有一支力量不小的計算機技術人員隊伍，然而這兩方面人才在很大程度上還是粘合不緊的兩張皮，有機結合程度不高；而至于兼具兩方面專業(yè)知識的人才、一身而兩任者，則更鳳毛麟角，少之又少了。其后果是在信息社會里，我國檔案部門可能游離于信息產業(yè)之外，從而產生“檔案信息孤島”現(xiàn)象。

要改變這種不缺人但人才匱乏的局面，需要我們走內舉外引之路，加強人才培養(yǎng)力度，培養(yǎng)一支有志獻身于檔案工作的專業(yè)人才隊伍。具體采取三個方面的措施：

第一，各高等院校的檔案專業(yè)教育，要加強檔案管理新知識、新技術運用的教育，要把檔案管理現(xiàn)代化，尤其是檔案計算機管理、電子文件歸檔與電子檔案管理的知識和技能的教學問題，放到一個重要的位置。各高等院校要根據(jù)最新的技術發(fā)展與檔案管理現(xiàn)代化實踐發(fā)展的需要，制定教學計劃與教學大綱，組織編寫最新、最實用的教材。總之，高等院校檔案專業(yè)要對檔案專業(yè)學生進行新知識與新技能的系統(tǒng)教育，盡快培養(yǎng)出一批既掌握檔案學知識、又懂得新技術運用的專業(yè)管理人員。從根本上說，只有高等院校檔案專業(yè)加強專業(yè)管理人員的教育與培養(yǎng)，才是真正解決檔案管理現(xiàn)代化人才短缺問題的措施。

第二，加強檔案干部的再培養(yǎng)和繼續(xù)教育。目前，我國檔案部門已經普遍開展了檔案干部的繼續(xù)教育。把新知識、新技能培訓放到第一位，樹立用人新理念，以追求專業(yè)素質與操作技能并舉的雙重效應。

第三，走出去，通過各種途徑，向社會包括廣大高校廣泛吸納、引薦、引進所需的專業(yè)人才，來壯大檔案工作隊伍，提高檔案人才隊伍的質量。

現(xiàn)代高科技的運用與電子文件的大量產生，帶給檔案部門的壓力是無形的，但又是巨大的。雖然檔案部門和檔案人員談不上有“優(yōu)勝劣汰”的競爭，但是如果不能主動適應隨新科技發(fā)展帶來的新變化，必將使檔案部門的工作水平滯后于社會的整體發(fā)展水平，不能勝任信息社會中提供檔案信息服務的職責，最后也必將嚴重影響社會對檔案工作的評價，檔案部門和檔案人員的地位也會進一步下降。因此，檔案部門和檔案人員在面對技術革命的沖擊時，要有一種憂患意識，要立足于本職工作，加強知識和技能的培養(yǎng)，以主動適應工作對象、工作環(huán)境和工作手段的發(fā)展變化。正如有些同志所言，對于電子文件管理，檔案部門和檔案人員要做到既冷又熱。

三、檔案管理人員必備的知識技能

（一）檔案管理基礎知識

1.檔案保護技術學

了解紙質檔案耐久性的檢測指標及方法，掌握造紙原料質量、纖維質量、造紙工藝與紙質耐久性的關系；了解各種紙質檔案字跡材料的主要成份及其作用，掌握影響字跡材料耐久的因素；掌握一般聲像檔案制成材料的耐久性和保護條件；了解檔案館庫溫濕度控制的依據(jù)，掌握檔案館庫內外溫濕度變化的一般規(guī)律；了解微生物、昆蟲、鼠類的基本知識及危害檔案的情況，掌握防治它們危害的措施、技術和方法等。

2.文書學

了解文件的概念，明確文件及公務文件的特點、功能及其表現(xiàn)；劃分公文立卷范圍和編制立卷類目等。

（二）計算機應用及自然科學基礎知識

1.自然科學基礎學科

學習高等數(shù)學、普通物理學、普通化學、電子學、自動化技術等。了解自然科學的基礎知識和物質運動規(guī)律，掌握工程技術的設計方法、材料的物理化學性質、電子及電路原理等。

2.微電子技術

微電子技術是微小型電子元器件和電路的研制、生產以及用它們實現(xiàn)電子系統(tǒng)功能的技術專業(yè)學科。在這項技術學科領域內最主要的是集成電路技術。微電子技術是隨著集成電路技術、特別是規(guī)模型集成電路技術的發(fā)展而發(fā)展起來的電子學方面的分支學科。這門學科是電子計算機技術、通信技術的基礎。認真學習微電子技術，就是要了解和掌握電子技術原理，特別是集成電路方面的基礎知識，為學習電子計算機和通信技術打好基礎。

3.電子計算機技術

學習電子計算機技術，目的是了解與電子計算機技術的發(fā)展過程、分類及發(fā)展趨勢。懂得電子計算機的算術基礎、數(shù)理邏輯、脈沖及邏輯電路、運算方法及運算器、控制器、內存儲器及外部設備等，掌握電子計算機的基礎知識和工作原理。

4.電子計算機軟件技術

目的是了解熟悉電子計算機使用的二進制和其他數(shù)制的轉換關系、機器語言、匯編語言及各種高級計算機語言等，掌握程序編制的基本原則和方法。

5.現(xiàn)代通信及電子計算機網絡技術

如果說建立在微電子技術及軟件基礎上的電子計算機是現(xiàn)代社會的“大腦”的話，那么由程控交換機、光纜、通信衛(wèi)星及其他現(xiàn)代化通信設備和電子計算機網絡設備交織而成的覆蓋全球的電信網絡，就是現(xiàn)代社會的“神經系統(tǒng)”。學習現(xiàn)代通信技術，就是要了解現(xiàn)代通信的工作原理及所需設備的作用、性能及發(fā)展趨勢，掌握信息存儲、傳輸?shù)姆椒ê图夹g，為管理電子文件、電子檔案打好技術基礎。直接管理電子檔案的人員，應掌握網絡操作技能，要達到國家規(guī)定的中級以上水平。

6.電子計算機技術在檔案部門的應用知識

電子計算機在檔案部門的應用，正在兩個方面迅速地展開：一是為提高紙質等載體檔案的管理效率，開發(fā)檔案信息資源為社會服務，而大量使用電子計算機技術；二是電子文件歸檔及歸檔后形成電子檔案的管理，也離不開電子計算機。前者經過多年的實踐和推廣應用，已被廣大檔案工作者接受并發(fā)展到一定的深度和廣度，后者正在起步。學習電子計算機在檔案部門的應用知識，就是要了解電子計算機在檔案部門的應用情況及發(fā)展趨勢，掌握各種應用的典型范例，熟悉其相應的應用程序等，以便在前人的基礎上，更深入一步地拓寬電子計算機在檔案部門的應用范圍。電子檔案管理人員的電子計算機操作應達到國家規(guī)定的中級以上水平。

7.設備維護知識

電子文件、電子檔案的管理，涉及很多設備，如電子計算機及外部設備、數(shù)字通信的一系列設備、電源設備、調控設備等等。了解這些設備的工作原理并對這些設備進行保養(yǎng)、維修是極其重要的。這不僅涉及到物理、化學、電子計算機技術，而且要涉及到金工、電工、電子學等方面的專業(yè)知識。我們對這些知識必須有一定的了解，而且要掌握一些保養(yǎng)、維修設備的實際操作技能。

（三）外語能力

檔案管理現(xiàn)代化的軟硬件許多具有通用性，國際檔案界也十分重視在現(xiàn)代化管理技術、管理手段與方法（尤其是有關電子文件管理方面）的交流與推廣。因而，要進行對外交流和合作，引入國外先進的管理技術與設備，必須熟練掌握一門外語，達到能看、能聽、能筆譯和日常簡單的對話，滿足日常工作和對外交流的基本需要。

[1]湯雷，熊婭.信息化環(huán)境下檔案的服務和安全[J].機電兵船檔案,2011(4).

[2]張亞倫,陳立新.提升檔案工作者能力素養(yǎng) 促進檔案管理信息化進程[J].北京檔案,2012(5).

[3]黃小成.淺談如何提高檔案管理的質量[J].辦公室業(yè)務,2012(13).