高校教學檔案管理應在創新上下功夫

池金華

（佳木斯技師學院 黑龍江 佳木斯 154002）

高校教學檔案是高校自辦學以來，在從事的教育教學工作中積累的一些教學方案，教育管理資料以及高校的教學發展歷程等重要的文獻資料，這些檔案真實客觀的記錄了高校的教學水平以及教學質量的提升過程，也是反映一個高校教育水平的重要參考依據，對于研究高校更進一步的發展也有著重要的意義。不斷創新高校教學檔案管理，可以充分發揮教學檔案的作用，推動高校教學質量水平的提高。

一、教學檔案的概念

教學檔案是高等學校辦學過程中形成的教學思想、教學管理、教學實踐、教學改革與研究等諸多方面教學活動的真實記錄。主要包括學校教學管理、教學改革、學科建設、招生分配、學籍管理、教學與實踐、學位工作、教材建設等方面的內容。還包括上級主管部門下發的有關教學工作的指示、規定、辦法批復等。具有真實性、通用性和服務性。

（一）真實性

教學檔案是記錄高校各項工作發展的重要文獻，它是一個慢慢積累的過程，而不是在同一時間編撰刻造的內容，因此高校檔案具有很高的準確性、客觀性和真實性。如果教學檔案存在偽造和虛構的情況，一經發現，必須馬上查證，將錯誤的檔案剔除，以免對教學研究造成誤導。

（二）通用性

教學檔案材料具有一定的通用性，這是由于高校教學過程具有同一性。如一個學校一個專業的教學大綱、教學計劃，尤其是教材，對同一學校的同一種專業的學生各屆適用，甚至其他同類型的學校亦適用。再如教育部、各省開展的評選高校思想政治理論課“精彩教案”和“精彩課件”，發放各高校，并掛在相關網站上，供教師學習、借鑒，就充分體現了這一特性。

（三）服務性

教學檔案是在教學過程中積累的文件，日常教學活動是教學檔案的重要來源，而教學檔案對于教學過程中的日常教學活動又起著很大的參考借鑒作用，是為反過來服務教學活動的開展與進步，具有很大的服務性。

二、教學檔案管理的現狀

目前在我國的大部分高校管理中，對于教學檔案管理的重要性都沒有得到足夠的重視，在教學檔案管理工作中存在著很多問題，教學檔案資源沒有被充分利用，管理手段較為落后，極大的浪費了教學資源，阻礙了高校的進一步發展。其存在的問題主要體現在以下幾點：

（一）檔案管理意識淡薄,利用率不高

長期以來,由于人們對檔案工作意識不強,認識不到檔案工作在學校建設中的重要性和必要性,是檔案管理工作得不到重視的一個重要原因。

（二）檔案管理人員業務素質不高,檔案管理工作開展難度大

一般學校沒有設定專職檔案管理崗位,或有的學校的檔案管理人員是教師兼職或是臨時配備的。另外,一些檔案管理人員不是檔案專業出身的或者不經過培訓就上崗,缺乏系統培訓,檔案管理手段落后,嚴重制約學校檔案管理工作的發展。

（三）硬件設施不達標,檔案資料不全

學校檔案應客觀完整記錄學校各方面的工作,為學校發展留下真實的軌跡。但目前在很多學校普通存在的現象:一是有的不具備最基本的保管檔案的通風、防潮、防霉、防盜、防火條件要求,容易缺失或遭受破壞。二是檔案保管設備不齊全,規格不一,不能滿足新時期檔案多樣化的需要。檔案的錯歸錯放、隨意歸檔、資料不全的現象,也使得學校檔案管理工作的開展進一步加大難度。

三、創新高校教學檔案管理

在新世紀人才奇缺的時代，高校教學的任務更加艱巨，對于能夠促進教學管理水平提高的高校教學檔案管理的創新也亟待解決。筆者通過認真分析，總結出以下幾點創新高校教學檔案管理的方法，指出教學檔案管理創新的必要性。

（一）創新管理觀念

教學檔案是高校教學中的重要公共資源，教學檔案不僅僅只是代表著教學歷史，也是教學管理發展的重要依據。每個教師職工都是高校教學檔案的創造者和發明者，同時也是高校教學檔案的享有者。教師在創造教學檔案的時候，付出了很多汗水和艱辛，也為高校的發展做出了很大貢獻。如果教學檔案管理不能得到高校管理的重視，那么就不能激勵教師不斷創新教學方式，這就制約了教學質量水平的提高。因此，要創新觀念思想，使教師職工都認識到教學檔案的重要性，進而不斷追求和發展自身的教學成果，才能不斷促進高校的進步與發展。

（二）創新管理模式，提高教學檔案內在質量

教學檔案管理包括檔案收集、整理、保管、處理和利用等。有效的管理模式是提高檔案內在質量的必要前提和手段，也是提供高效服務的基礎。要在檔案管理的制度上、檔案的質量上、管理的科學上下功夫，大膽改革現有的高校教學檔案管理模式，建立管理科學、反應敏捷、運行靈活的管理體制，有目的有計劃地采集用戶的需要的檔案資源，并對檔案文獻資源不斷地進行優化、組織、集成，使其系統化、規范化、有序化，及時、準確、高效地為用戶提供服務。

（三）創新管理理念

教學檔案管理的工作理念要與時俱進，不斷創新，摒棄傳統的只追求檔案全面而忽視檔案性能，只收藏不利用的觀念。積極更新檔案管理理念，實現以人為本，服務至上的新時代檔案管理理念。讓教學檔案走出去，實現其價值。要以本著滿足高校教育發展的目的作為檔案管理工作的核心理念，加強檔案的實用性管理，使檔案不再成為歷史文獻，而是服務全校發展的重要資料。

（四）創新管理內容

檔案館雖然收藏有學校文獻資源，但是不可能把所有的文獻資源收藏齊全。人們至今仍然會感到館藏資源的不足。單憑本館館藏難以滿足用戶的信息需求，必須調整，充實館藏內容，提高館藏質量。有目的、有重點、有計劃地采集用戶需要的檔案資源，并對檔案文獻資源不斷地進行優化、組織、集成，使其系統化、規范化、有序化，及時、準確、高效地為用戶提供服務。

（五）創新服務意識，發揮教學檔案社會功能

教學檔案具有很大的服務性，這主要體現在教學檔案可以為高校領導之間，教師同事之間以及學生之間的互相交流提供強大的資源信息。創新教學檔案管理的服務，使教學檔案不再是被動的為高校成員服務，而是積極主動是實現服務價值。要不斷結合高校發展形勢的變化，為教師或學生提供最新最有用的檔案資源，不斷加強檔案管理，完善檔案內容，創新服務水平，充分利用先進的科學技術進行檔案管理，使檔案管理的服務效率更高。

（六）創新管理手段

長期以來，高校的檔案管理模式存在著較為嚴重的傳統性的傾向，其管理方式或利用手段是手工的，嚴重阻礙了檔案的管理水平和利用程度。因此，實現檔案信息化管理，要積極參與機關辦公自動化系統的設計與建設，做好庫藏條目錄入工作，實現檔案條目檢索自動化，解決文檔一體化問題，以提高工作效率和服務質量。主動地把檔案工作重點與學校中心工作結合起來，為教學、科研服務，使高校檔案管理走上主導地位，實現管理手段方式的社會化、多元化和優質高校化。

（七）創新實踐

在高校的檔案管理工作中，要不斷加強具體實踐，從檔案管理人員開始，積極宣傳教學檔案的重要性，增加教學檔案管理的基礎設備設施，鼓勵管理人員學習新的檔案管理模式，在實踐中將教學檔案管理水平提高到一個新的階段。

四、結語

高校教學檔案管理對于促進高校教學水平的提高和教育制度的改革都具有很大的現實意義，是教師職工改進教學模式，提高教課水平的基礎，在新時代的發展下，教學檔案管理應該積極創新，通過個各種手段和各個方面，樹立教學檔案管理的重要性意識，與時俱進，創新發展，促進高校教學檔案管理工作實現現代化、科學化的同時，帶動高校的發展。