初探醫(yī)院人事檔案管理

康敬梅

（黑龍江省鶴崗市興山人民醫(yī)院 黑龍江 鶴崗 154100）

人事檔案是組織人事部門按照黨的干部政策在培養(yǎng)、選拔和任用干部等工作中形成的記載個(gè)人經(jīng)歷、思想作風(fēng)、能力、學(xué)歷、社會(huì)關(guān)系等內(nèi)容的文字材料,并按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理后組成的,是考察了解和正確選拔使用干部的重要依據(jù)。它能為個(gè)人求職、單位求才提供動(dòng)態(tài)、真實(shí)、有效的原始資料和數(shù)據(jù)，是重要的人事信息資源。

1.醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀

1.1 醫(yī)院人事檔案材料不全，有的人事檔案內(nèi)容失真

材料齊全、內(nèi)容真實(shí)，是人事檔案真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性的體現(xiàn)。而現(xiàn)在有的檔案材料中，本該齊全的如：履歷表、學(xué)歷、職稱、工資表等材料不全，檔案內(nèi)容填寫的也不完整，有的甚至失真，如年齡、生日、畢業(yè)時(shí)間、參加工作時(shí)間、入黨時(shí)間、晉級時(shí)間等填寫的隨意性較大。究其原因：一是部分職工對人事檔案的認(rèn)識不夠，他們認(rèn)為自己近年來工作沒有太大的變化，填寫時(shí)能省則省，履歷表中的簡歷是從參加工作開始填，家庭成員及社會(huì)主要關(guān)系則都沒有。還有一些如學(xué)歷、培訓(xùn)、職稱等材料，一旦落入個(gè)人手中，他們就緊緊地放在自己身邊，認(rèn)為這樣安全，用起來也更方便。二是分管人事的部門沒有將材料及時(shí)收集歸檔。一些醫(yī)院分管人事檔案工作的人員并非專職人員，往往身兼數(shù)職，于是只是將檔案材料作為要保存的資料加以收集堆放，既不檢查填寫項(xiàng)目也不核實(shí)內(nèi)容的真實(shí)性，準(zhǔn)確性，導(dǎo)致檔案中個(gè)人材料內(nèi)容不全，有的人事檔案內(nèi)容失真。

1.2 醫(yī)院人事檔案管理模式封閉、方式單一、內(nèi)容單調(diào)陳舊、信息化程度不高

人事檔案是由單位的組織、人事部門實(shí)行全封閉的管理，除供領(lǐng)導(dǎo)或組織使用外，很少有人能看到屬于自己的檔案。現(xiàn)行的人事檔案都使用統(tǒng)一的格式、統(tǒng)一的分類、統(tǒng)一的保管方式進(jìn)行管理，不能根據(jù)具體的情況分門別類地制定標(biāo)準(zhǔn)來管理。目前的人事檔案材料分為固定的十大類，內(nèi)容單調(diào)陳舊，根本反映不出個(gè)人的專長和特點(diǎn)，無法對當(dāng)事人作出全面評價(jià)，無法滿足社會(huì)的需求和人事工作的需要。

1.3 醫(yī)院人事檔案管理手段落后，信息資源不能共享

現(xiàn)行的人事檔案缺乏現(xiàn)代化管理，雖然現(xiàn)在已經(jīng)有人事檔案管理的軟件，但并沒有普及使用，而且很多版本內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，使得數(shù)據(jù)無法匯總，軟件之間不能相互兼容，信息資源不能共享。

1.4 醫(yī)院檔案資料編撰宣傳少，社會(huì)利用率低

保存人事檔案，僅僅是人事檔案管理的手段，而不是目的。編撰檔案宣傳材料，提供給社會(huì)閱，使寶貴的檔案資料受益于社會(huì)，才是檔案管理的目的。但現(xiàn)在對醫(yī)院檔案資料的應(yīng)用價(jià)值重視不夠，對檔案如何為醫(yī)院的醫(yī)療、科研、管理的目的不明確，人事檔案資料利用領(lǐng)域比較狹小，多數(shù)檔案僅具保存價(jià)值，不能很好地為醫(yī)院的醫(yī)、教、研、管服務(wù)，不能很好地發(fā)揮檔案信息資源服務(wù)于社會(huì)。

2 加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理的措施

2.1 領(lǐng)導(dǎo)重視是人事檔案管理的關(guān)鍵

根據(jù)當(dāng)前實(shí)際，領(lǐng)導(dǎo)層首先應(yīng)當(dāng)高度重視人事檔案工作，定期對檔案管理進(jìn)行檢查、指導(dǎo)、督促，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)給予解決，并建立人事檔案管理達(dá)標(biāo)升級考核機(jī)制，實(shí)行定量定性考核，分類分級指導(dǎo)，等級升降動(dòng)態(tài)管理，進(jìn)一步推進(jìn)人事檔案規(guī)范化建設(shè)。

2.2 加強(qiáng)人事檔案管理人員隊(duì)伍的自身建設(shè)，提高人事檔案管理人員素質(zhì)

隨著時(shí)代的發(fā)展，社會(huì)的變化、科技的創(chuàng)新，人事檔案的管理方式也發(fā)生了巨大的變化。首先，從事人事檔案工作的人員要具備熟悉人事工作，熟悉檔案工作、能應(yīng)用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)能力。其次，人事檔案工作是一項(xiàng)真實(shí)性、保密性很強(qiáng)的工作，工作人員必須堅(jiān)持原則，不能隨意篡改、泄露檔案材料。第三、檔案人員要通過自學(xué)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、經(jīng)驗(yàn)交流、參加專家授課輔導(dǎo)或外出參觀學(xué)習(xí)，從而提高專業(yè)知識和管理水平。

2.3 加強(qiáng)檔案材料的收集工作，確保歸檔材料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性

首先，要轉(zhuǎn)變思想觀念，從思想上和行動(dòng)上重視人事檔案的管理工作，認(rèn)識人事檔案在人事工作中的基礎(chǔ)作用，清楚人事檔案的社會(huì)價(jià)值。其次，規(guī)范人事檔案的內(nèi)容，分類、檔案用品標(biāo)準(zhǔn)，對人事檔案材料的歸檔范圍、時(shí)間要有具體的要求，將側(cè)重點(diǎn)放在反映干部員工要作能力、工作業(yè)績等檔案材料上：檔案管理人員在接收人事檔案材料時(shí)要嚴(yán)格把好審核鑒定關(guān)，從紙張規(guī)格到字體都要嚴(yán)格要求，拒收不規(guī)范的檔案材料和缺公章、少簽字的材料。第三，建立健全材料收集工作的協(xié)調(diào)機(jī)制，加強(qiáng)與部門的溝通，及時(shí)追補(bǔ)和不斷補(bǔ)充新的材料，力爭檔案資料能夠反映出最新、最全的個(gè)人檔案信息。保證檔案材料形成規(guī)范真實(shí)、收集齊全、歸檔及時(shí)。

2.4 建立健全人事檔案工作制度

人事檔案管理是一個(gè)動(dòng)態(tài)過程，在人事檔案材料的收集補(bǔ)充，檔案材料的鑒別，檔案的移交和轉(zhuǎn)遞，檔案的登記、借閱、檢查等環(huán)節(jié)中都要建立相關(guān)的規(guī)章制度，并在實(shí)際工作中不斷完善，以保證人事工作的政策性、紀(jì)律性，人事檔案內(nèi)容的連續(xù)性、完整、歸檔材料的真實(shí)性和精煉，避免有人無檔，有檔無人的現(xiàn)象發(fā)生。

2.5 強(qiáng)化服務(wù)意識，提高人事檔案社會(huì)利用率

人事檔案管理的最終目的就是使檔案材料得到充分利用。因此，檔案管理人員要強(qiáng)化三個(gè)意識。首先，強(qiáng)化檔案利用意識。檔案的管理不僅是收集、整理、保管，更重要的是如何開發(fā)利用，醫(yī)院檔案室應(yīng)對現(xiàn)有檔案進(jìn)行歸檔整理，編寫出一些適合利用者查閱的編研材料。其次，強(qiáng)化檔案的開放意識。將編研材料整理成冊編寫出目錄，提高查閱速度，便于閱檔。第三、強(qiáng)化檔案服務(wù)意識。將被動(dòng)服務(wù)改為主動(dòng)服務(wù)，隨時(shí)了解工作動(dòng)向，及時(shí)掌握有關(guān)需求信息，不斷提高工作效率，使人事檔案的利用率得到提高。

2.6 加強(qiáng)人事檔案工作的基礎(chǔ)建設(shè)

一方面要建立堅(jiān)固的、防火、防潮的專用檔案庫房，配置鐵質(zhì)的檔案柜，另一方面，還要在庫房內(nèi)設(shè)置空調(diào)、去濕、滅火等設(shè)備。庫房設(shè)施要做到“六防”，即防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫，做到“三室分開”即庫房、閱檔室、辦公室三室分開。

2.7 充分利用現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行醫(yī)院人事檔案的管理

要不斷完善醫(yī)院人事檔案的現(xiàn)代化管理工作，積極采用現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備，應(yīng)用計(jì)算機(jī)管理軟件，建立科學(xué)有效的人事檔案存儲和檢索工具，更有效地實(shí)現(xiàn)人事檔案資源的科學(xué)配置和利用。這樣，既能保證醫(yī)院在進(jìn)行人才培養(yǎng)、干部聘任、職稱晉升等方面實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、公平化管理，做到人盡其才，而且能夠?yàn)獒t(yī)院進(jìn)行人事資源整體調(diào)配，充分發(fā)揮人事資源優(yōu)勢，為醫(yī)院快速發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的人力資源支持。

2.8 加快現(xiàn)有人事檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，推進(jìn)資源共享

傳統(tǒng)的人事檔案管理側(cè)重于檔案實(shí)體管理，管理人員手工收集、整編、管理、提供單位利用，工作量大、效率低，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。人事檔案數(shù)據(jù)庫實(shí)現(xiàn)信息化后，檔案管理更多地體現(xiàn)自動(dòng)化，實(shí)時(shí)化和網(wǎng)絡(luò)化，數(shù)據(jù)只需一次錄入就可以多次反復(fù)利用。在局域網(wǎng)內(nèi)部進(jìn)行數(shù)據(jù)共享，從而使庫房查找變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)即時(shí)檢索查詢，大大提高了管理人員的工作效率。

3 結(jié)論

綜上所述，醫(yī)院人事檔案管理是為醫(yī)院人力資源管理和利用創(chuàng)造條件，提供相關(guān)數(shù)據(jù)和信息支持的重要活動(dòng)，在醫(yī)院人才開發(fā)中起到了“信息庫”的重要作用。因此，在人事檔案管理中，務(wù)必做到人事檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化，來增強(qiáng)檔案管理工作活力和生命力，使人事檔案的管理工作有著進(jìn)一步的發(fā)展。

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