淺談檔案管理中的保密工作

蔡玲玲

（哈爾濱市兒童福利院 黑龍江 哈爾濱 150001）

保守國家機密是我們每個公民應盡的義務，更是檔案管理工作人員的神圣職責，在嚴格做好保密工作的同時，切實完善工作職能。

檔案保密工作面臨新形勢、新情況，在保守國家秘密與信息資源的合理利用中尋找契合點，保密工作如何做，才能更好的為檔案服務顯得尤為重要。

1.做好檔案保管過程中的保密工作

1.1 檔案庫房管理中的保密工作

檔案庫房應按照國家有關規(guī)定單獨興建，從檔案保密的角度來看，不宜將庫房設在辦公樓的最底層和最頂層，庫房門窗等應設置防盜網(wǎng)專門加固，以防盜竊；還應盡量做到庫房、辦公室、閱覽室分開；檔案庫房要按照檔案管理工作制度嚴格管理，并指定專人負責，無關人員禁止入內(nèi)。實踐證明，檔案庫房的科學管理是做好檔案保密、維護檔案安全的基本保障。

1.2 檔案管理人員的職責及素質(zhì)

檔案管理人員的職責，就是要維護檔案的完整與安全；這既是檔案保管工作的基本任務，也是檔案保管工作的目的。檔案保管工作的具體任務就是做到不壞、不丟、不散、不亂。不壞，就是使檔案保管得完好無損，不致因各種不利因素而使檔案損壞，對已經(jīng)破損的檔案，要及時搶救；不丟，就是使檔案絕對安全，不致因工作疏忽而使檔案遺失或被竊，不僅保證檔案實體安全，也要保證檔案內(nèi)容的安全；不散，就是要求檔案的保管相對集中，不致因檔案的分散保管而使檔案管理不便，其至造成檔案損壞或丟失等嚴重情況；不亂，就是要求檔案保管工作有條不紊，檔案排架整齊規(guī)范，有規(guī)可循，有目可查。檔案保管工作的任務是艱巨的，也是光榮的，這是一項重要的基礎工作，檔案保管人員要持之以恒，時刻警惕，防止檔案的損壞，確保檔案的安全，為檔案工作提供物質(zhì)基礎。

提高保密檔案管理人員的素質(zhì)。檔案管理人員具有特殊的地位和身份，有知密早、知密多、知密深的特點。他們對保守黨和國家的秘密負有比一般工作人員更為重大的責任，因此，檔案保密工作好與壞，檔案管理人員的素質(zhì)是關鍵。保密檔案管理人員必須有較強的責任心、事業(yè)心和高度的保密意識，不僅要有嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L．經(jīng)手的事情件件有頭有尾，手續(xù)清楚，而且要防止“無形”儲存在頭腦中秘密的泄露。由于檔案管理人員經(jīng)常接觸黨和國家大量的秘密，這些秘密隨著主人的社會活動被帶到各個復雜的場合，往往一句話，說者無意，聽者有心，在不知不覺中就泄露了秘密。所以檔案人員無論在什么場合，都應做到守口如瓶，萬無一失，把保守國家秘密作為自己的神圣職責和應盡的義務。

2.做好檔案利用過程中的保密工作

2.1 做好檔案利用中的監(jiān)督工作

檔案利用監(jiān)督是做好檔案利用過程中保密工作的一項重要措施，它能有效地發(fā)現(xiàn)并制止糾正檔案利用過程中不利于檔案保密的各種不良行為，從而做到既能利用檔案，又能保證檔案的完整與安全。具體說來，檔案利用監(jiān)督可以從以下幾個方面實施：

2.1.1 制度建設。檔案利用規(guī)章制度一般有閱覽制度、外借制度、復制制度等。根據(jù)實際情況，對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)，使提供利用工作有章可循，在大力開展檔案利用工作的同時，確保不失密、不泄密及檔案的完好無損。各項檔案利用規(guī)章制度的條文應嚴密而簡明，便于執(zhí)行，并在實踐中認真加以總結，不斷充實和完善。

2.1.2 隊伍建設。擔負利用服務工作的檔案管理人員，是利用制度的直接貫徹者，對檔案的安全負直接責任，必須具備較高的素質(zhì)。一是政治素質(zhì)，要有高度的政治責任心和全心全意為人民服務的精神，熱愛檔案和檔案事業(yè)：二是業(yè)務素質(zhì)，要具備專業(yè)知識，熟悉檔案法規(guī)；二是文化素質(zhì)，要有較高的文化知識，能總結和分析利用工作中的經(jīng)驗與問題，從中掌握利用工作的規(guī)律。此外，還要有敏銳的工作能力和觀察能力，善于做利用者的工作，能獨立處理利用中出現(xiàn)的—般問題。

2.1.3 監(jiān)督措施。在利用中，要根據(jù)不同利用對象的不同目的．掌握其心理和思想動機，加強重點監(jiān)護。做好利用監(jiān)督，要做到三勤：一是嘴勤，勤宣傳利用檔案的制度與規(guī)定，勤與利用者交談，掌握其利用目的與動機；二是眼勤，勤觀察動態(tài)，置每個利用者于視覺之中；三是手勤腦勤，勤分析利用者的情況和利用效果，勤檢查被利用的案卷，勤督促利用登記制度的落實。要在利用者離去之前，仔細檢查翻閱被利用過的案卷和文件，發(fā)現(xiàn)問題及時查處，挽回損失。

2.2 處理好檔案保密與利用的關系

在現(xiàn)實工作中，保守國家機密是每個公民應盡的義務，更是檔案管理工作人員的神圣職責。在日常工作中，檔案管理人員十分重視檔案保密，工作盡心盡責，但由于在傳統(tǒng)的保密觀念影響下，檔案工作普遍存在著重保輕用、利用不足的現(xiàn)象。由此產(chǎn)生一些弊端：大批檔案得不到充分的利用，甚至有些很有價值的檔案長期被束之高閣，變成一文不值的廢紙，造成檔案浪費；領導不能及時全面地了解情況，有效地利用檔案；檔案管理人員的管理價值難以在利用檔案的效果中體現(xiàn)出來。上述情況表明，檔案部門改變傳統(tǒng)的觀念，在嚴格做好保密工作的同時．切實完善工作的職能，為領導決策服務勢在必行。機密檔案應該保密，但保密的目的就是為了利用，是有時間、地點、范圍限制的利用，保而不用不但會失去保的意義，更會失去檔案的價值。當然，利用必須是在保密基礎上的利用，無限制的利用會造成危害。所以，對檔案工作者來說，保密與利用兩者都十分重要，決不可偏頗。

2.3 做好檔案開放中的保密工作

一成不變地看待檔案的秘密性，無視其秘密性的時效和范圍，是不對的；但如果缺乏保密觀念，對涉密檔案無視其秘密性，無限地擴大開放利用范圍，也是錯誤的。因此，在開放檔案為社會各界所利用的同時，應當做好相應的保密工作。

2.3.1 做好檔案的審查工作。審查工作是檔案開放前的一項重要工作．也是開放檔案工作的一個重要環(huán)節(jié)，其主要任務是科學準確地區(qū)分、判定檔案的開放與控制使用范圍。對這些工作可以分三步進行：一是初審，檔案館工作人員根據(jù)標準，對開放期限內(nèi)的檔案逐件進行審查，初步判定開放與控制使用范圍；二是中審．由具有較高政策水平和業(yè)務能力的同志，重點審查初審中沒能判定開放與控制使用的部分檔案，以確定其取舍；三是終審．由有關領導，根據(jù)初審和中審的情況，權衡利弊，進行綜合分析、審查．最終決定與批準檔案的開放與否。

2.3.2 做好檔案的解密工作。保密檔案是有等級的，其劃分等級是根據(jù)《保密法》規(guī)定，劃分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級。確定檔案的密級，是為了讓檔案工作人員根據(jù)不同的密級采取不同的管理措施，最大限度地提供利用檔案。但是秘密不是一成不變的，一旦秘密保管期限屆滿，檔案便失去了保密價值，應該按照公開文件進行管理。這就是檔案保密的時效性，向社會各界開放的檔案，必須是到了一定時限的檔案。過去有許多檔案館對其所保管的注有密級的檔案，沒有定期解密，影響了檔案的開放利用：解密工作應當遵循保密法的有關規(guī)定，即：“國家秘密事項在保密期限內(nèi)不需要繼續(xù)保密的，原確定密級和保密期限的機關單位或者其上級機關應當及時解密?！?/p>

2.3.3 做好檔案開放前的基礎工作。開放檔案首先要做好檔案開放的基礎工作，即：1.提高開放檔案案卷的內(nèi)在質(zhì)量。利用原有基礎，進行系統(tǒng)整理，達到分類科學、組卷合理、編目清楚、排列系統(tǒng)的要求。2.建立健全檔號。要適應開放后檢索與管理的要求。3.編制檢索工具。一是基礎性檢索工具，如《開放檔案目錄》；二是骨干型檢索工具．如《開放檔案卡片門錄》；三是文字敘述性檢索工具，如《開放檔案全宗介紹》、《全宗卷》等，使開放檔案的檢索工具逐步形成以骨干型檢索工具為主，基礎性檢索工具為輔，敘述性檢索工具為必要補充的檢索工具體系，實現(xiàn)檢素途徑的多元化。4.副本的保存。對珍貴、重要的檔案，應采取抄錄、復印、照相等形式進行復制，搞好檔案副本的保存。

參考文件：

[1]畢麗萍.檔案資料的復制與保密[J].中國管理信息化，2011（16）.

[2]宋春玲.談檔案館如何樹立文化服務形象[J].黑龍江檔案，2011（3）.

[3]王順蘭.國企檔案管理存在的問題及對策[J].辦公室業(yè)務，2011（6）.