基于知識管理的圖書館管理職能創新研究

呂光遠

（哈爾濱商業大學 黑龍江 哈爾濱 150076）

1.圖書館管理職能的一般認識

1.1 決策

主要是對圖書館的奮斗目標(包括長期的和近期的)以及同實現這一目標有關的一些重大問題所作的選擇和決定。也就是為了取得預期的結果，從多種可以采用的備選方案中，有意識地選定一種行動方案的過程。決策貫穿于圖書館管理的全過程，是管理的一個重要職能。

1.2 計劃

是指管理人員預先考慮和發現可以供他人采取的備選行動方案的過程。計劃的內容既反映出管理目標的各項指標，又規定著實現目標的方法、手段和途徑。因此，計劃是人們完成任務、進行各項具體活動的依據，是管理的另一個重要職能。

1.3 組織

就是根據圖書館的目標設置工作機構與確定分工的過程。組織職能有兩方面作用：一是按照管理目標，合理設置機構，建立管理體制，確定各個職能機構的作用，規定各級權力機構的責任，合理地選擇和配備人員，建立一個統一有效的管理系統；二是根據各個時期任務所規定的目標，合理地組織人、財、物，使圖書館的各個部門互相配合，各項業務與管理互相銜接，引導全體職員為完成計劃工作任務而努力工作。因此，組織職能是發揮管理功能的組織保證，是實現管理目標的工具與手段。

1.4 指揮

就是管理者運用組織權責，發揮領導權威，按計劃目標的要求，對下屬部門或個人進行指導和發令調度。指揮是通過下達命令、指示等形式，使系統內部全體成員的意志服從于一個權威的統一意識，將計劃和領導的意識變成全體成員的統一行動。因此，指揮是完成計劃任務、實現工作目標的有力杠桿，是一種帶有強制性的管理活動。

1.5 控制

是指衡量當前工作執行情況并使之導向預定目標的過程，也就是在執行計劃過程中，對圖書館工作的標準、服務質量等進行監督和檢查，發現問題，分析原因，采取措施糾正偏差，確保原定目標的順利實現。

1.6 協調

所謂協調，就是對圖書館的各個部門、各項工作實行統一的指揮和調節，使其趨向和諧，避免矛盾和脫節現象，以利于發揮圖書館系統的總體優勢，保證計劃目標的實現。在圖書館內，協調的主要任務是從系統角度出發，平衡各個部門的人、財、物的分配，加強各項工作環節的連接，解決部門與部門、部門與個人以及個人之間的矛盾，保證各部門及個人積極性的發揮，使其行為納入圖書館總目標的軌道。

2.圖書館管理職能的調查分析

在知識經濟時代，圖書館管理職能有何變化?對此問題，根據盛小平教授的問卷調查結果顯示原有的6種職能——決策、計劃、組織、指揮、協調、控制，雖然依舊存在，但是人們認為知識共享、知識獲取、知識中介、知識轉化、交流、學習、教育、創新卻更加重要。

3.圖書館管理職能的變化

3.1 知識獲取

在現代社會中，圖書館應當是一個知識中心、文化中心、信息中心，各種知識信息的組織、傳播與利用是現代圖書館的工作核心。圖書館管理理應走到以管理知識為核心的工作重心上來，最大限度地捕獲、挖掘、利用與傳播知識。因此，圖書館應該發揮本身在信息組織的原有優勢，挖掘并利用其知識獲取的管理職能。所謂知識獲取，就是從各種信息源中發現、提取和挖掘知識的過程。它可分為人工獲取、機器輔助的人工獲取、機器自動獲取三種類型。

3.2 知識中介

吳慰慈先生指出：圖書館是幫助人們利用文獻進行間接交流的中介物。在知識管理時代，圖書館不應再局限于文獻信息的管理，而應根據不同用戶對知識的不同需求，通過為用戶提供有效的知識共享平臺來加速知識的流通與利用，充分發揮圖書館的知識中介功能與作用。

3.3 知識轉化

在圖書館管理實踐中，時常在進行隱性知識與顯性知識、個人知識與集體知識的相互轉化。圖書館的隱性知識分為個人隱性知識與集體隱性知識兩部分。個人隱性知識與個人有密切的關系，包含技術要素、認知要素、經驗要素、情感要素和信仰要素。技術要素包含具體的訣竅、手藝、技巧和技能；認知要素包括個人的知識結構、吸收新知識的能力、判斷力、發現問題和解決問題的能力；經驗要素包括工作經驗、生活閱歷、思維模式、人際關系、興趣特長等；情感要素包括人的喜怒哀樂、直覺、偏好和激情；信仰要素包括人的信仰、價值和奮斗目標。集體隱性知識是圖書館全體員工長期以來通過相互交流和相互協作所形成的工作理念、默契、信仰、經驗、親和力與凝聚力、技術、工作方式與方法、館員之間和館員與讀者之間的溝通與交流機制、圖書館對內外環境和事件的應付能力和協調能力、圖書館對外服務的整體水平和信譽等。促進隱性知識與顯性知識的相互轉化是知識管理的首要任務。

3.4 知識共享

知識共享是指知識在所有者與其他人之間的交流、傳遞與應用的過程。它包含兩個方面：一是知識所有者向組織貢獻自己的知識，使個人知識變成集體顯性知識，從而不斷壯大集體顯性知識；二是個人從集體知識或知識庫中吸收新知識，豐富自己的隱性知識。在管理實踐中，圖書館可通過實施兩種知識管理策略來履行知識共享的職能：一是編碼化策略(codification)，它是指通過圖書館內部的管理機制和溝通渠道(如電子館務)，將個人知識轉化為編碼化的工作流程、數據庫或知識庫中的內容。二是個人化策略(personalization)，它是指將沒有掌握某種知識的人和掌握該知識的人緊密地聯系在一起，主要通過人與人之間的直接交流實現知識共享。

3.5 交流

在數字化、網絡化環境下，交流變得更加頻繁與重要。建立一個有利于交流的組織結構和文化氛圍，使員工之間的交流暢通無阻。這樣才能最大限度地使信息和知識在交流過程中得到融合和升華，使知識交流者得到啟發和提高。只有在交流過程中，才能更好地完成知識的學習、利用與創新。因此，交流成為圖書館管理的一個重要職能。

3.6 創新

現代圖書館管理的本質在于創新，也就是說，創新是圖書館管理的一種內在功能。圖書館管理創新是多層面、全方位、全過程、全員性的，包括管理觀念創新、管理模式創新、管理體制創新、管理機制創新、管理方法創新、管理流程創新等。管理創新實質上是一種知識創新，它能使圖書館打破常規，改革管理工作流程，提高管理效率；能使圖書館以敏銳的觀察力密切關注圖書館未來發展的新趨勢、新動向、新問題；能以超前的意識進行果斷決策，適應未來的發展。因此，創新既是圖書館發展的原動力，也是圖書館管理的一種重要職能。

3.7 學習

對于圖書館來說，學習變成了一種真正的競爭要素和生存方式。這種學習實質上是指組織學習。所謂組織學習，是指組織不斷努力改變或重新設計自身以適應不斷變化的環境的過程，是組織的創新過程。從知識管理的角度來看，組織學習是指知識狀態的改變，包含知識獲取、傳播、提煉、創造與實現，即獲取不同信息、分享共同認識來開發知識，以及增長見識、知識和聯合過去與未來行為的能力。圖書館可以通過系統思考、戰略學習、團隊學習、對話、建立共同愿景、信息系統的使用、反饋系統的利用、自我管理、知識共享宋推進組織學習，使圖書館成為一種學習型組織，從而發揮圖書館管理的組織學習功能。

3.8 教育

圖書館從誕生的那一刻起就擔負著社會教育功能，是學校教育的有益補充。隨著知識經濟的發展，社會對知識工作者而非體力勞動者的需求越來越旺。繼續教育和各種形式的教育就成為全社會的行為。圖書館由于能夠提供大量知識信息的公益性服務，成為人們進行素質教育、繼續教育和終身教育的理想場所。因此，教育職能在圖書館管理中日益顯得重要。這體現在：圖書館一方面要通過舉辦多種方式的培訓班、講座或學歷學位教育來加強用戶教育，培養用戶從數量龐大、紛繁復雜的信息中鑒別、檢索、選擇和利用知識的能力；另一方面要對圖書館員進行多種方式的業務培訓與知識更新教育，提高員工識別、組織、管理和創新知識的能力。

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