中原地區中小城市社區人事檔案管理現狀分析

張 俊

（河南省新鄉市鳳泉區寶山東路街道辦事處，河南 新鄉 453011）

1 引言

人事檔案作為社會公共信息的一個重要組成部分，為個人求職或單位招聘提供個人經歷、學歷、技術職稱、社會關系、獎懲等有效的原始資料和數據。可以證明一個人從學校到各個工作崗位不同時期的人生軌跡，學習經歷和工作經歷等。中原地區中小城市社區眾多，研究其人事檔案管理存在的問題，并針對性給出解決問題的對策，對中原區中小城市社區人事檔案管理起著一定的支持和促進作用。

2 中原地區中小城市人事檔案管理現狀

2.1 研究樣本選擇

本文研究中對開封市順河區、開封市禹王臺區、洛陽市西工區、平頂山市衛東區、安陽市殷都區、新鄉市鳳泉區、新鄉市紅旗區、新鄉市衛濱區、許昌市魏都區、鞏義市新華路街道等轄屬50個社區開展電話調研或問卷調研，發現其在人事檔案管理中普遍存在著諸多相似問題。

2.2 中原地區中小城市人事檔案管理現狀

在對被訪樣本進行關于 “目前人事檔案管理中主要存在的問題有哪些”的調研中，發現：在人事檔案管理中，92%的樣本存在著至少2個主要問題，無一社區在人事檔案管理中不存在任何問題。根據調研結果，呈現突出的4個主要問題如下圖所示。

人事檔案管理中存在的問題及在樣本中所占比例圖

從圖中可以看出，目前，在中原地區中小城市社區人事檔案管理中，主要存在的問題依次是檔案材料整齊度較低、檔案利用率低、人事檔案管理方式落后、人事檔案材料內容不準確和人員配置不合理等。其中突出的問題是檔案材料整齊度、檔案利用率和管理方式問題。對排名前3位的突顯問題進一步調研問題的原因如下。

2.2.1 檔案材料整齊度較低。主要缺失表現在：缺少年度考核表、履歷表或雖有表但未蓋公章。部分材料未及時上繳歸檔。主要原因是檔案管理重要度認識不足，使得管理人員催繳力度不足、填寫要求不嚴，造成檔案填寫單位和人員不重視。

2.2.2 人事檔案利用率低。這和人事檔案管理方式有關。對于采用傳統管理方式的社區，鑒于傳統紙質檔案管理的缺限，人事檔案一旦收集歸檔，很少有人或有時間查閱，致使人事檔案歸于形式。而對于采用信息化檔案管理的社區，由于信息錄入過程的漫長、人事檔案內容和材料整齊度的問題，也使得其利用率極低。

2.2.3 從業人員業務水平不足。人事檔案管理是一項專業性、政治性、機密性很強的工作。需要專人管理、單獨存放。但現在大多數社區從事人事檔案管理的人員往往身兼數職，即使專職檔案管理人員，也大多存在著業務水平低下的現象。主要表現在：（1）打字速度太慢。（2）業務不熟練或計算機操作水平不足。

3 中原地區中小城市社區人事檔案管理的建議

3.1 制定或完善人事檔案管理制度

沒有規矩不成方圓。人事檔案工作是瑣碎繁雜的工作，需要明確的規章制度并不斷抓落實跟進，最好是有明確的KPI對檔案管理人員進行考核。尤其要建立人事檔案信息化管理制度，完善人事檔案案卷整理工作細則，使人事檔案案卷的整理更加科學、全面、完整。

3.2 加大人事檔案材料收集力度，提高人事檔案基礎質量

隨著社會需求的不斷增加，干部制度的需要入檔的材料不斷增多，人事檔案材料的收集工作量加大。及時收集、認真整理、細致鑒別各種人事檔案材料，力爭做到取之有據；對不符合歸檔要求的材料及時溝通或處理，填寫材料不全的退回補填，確保材料齊全完整、手續完備，保證人事檔案的權威性、準確性和真實性。

3.3 采用信息化管理手段，達到文件、檔案一體化管理

以文件生命周期理論為基礎，借助計算機和網絡技術，實行不屬于保密范圍的檔案信息的社會共享。從系統論的角度出發，對文件工作和檔案工作進行統籌規劃和科學管理，使之實現系統化和規范化，從而發揮各自以及總體的最大效能，確保從企業現行文件到檔案管理的高效和優化。

3.4 提高從業人員素質

對從業人員加強培訓，尤其是工作心態和業務技能。人事檔案管理的效果，很大程度上取決于檔案管理工作人員工作心態和業務技能水平。

3.4.1 工作責任心培養。只有具備高度責任心，才能減少在繁瑣、單調的工作中的失誤和差錯，將人事檔案材料準確率提高，人事檔案材料才切實成為一種資源。

3.4.2 專業技能提升。通過自學、參加培訓等方式，熟悉人事檔案工作的各個模塊的基本要求和工作流程。積極探索新的管理模式，使人事檔案工作更科學、更實用。

3.4.3 計算機應用水平加強。通過員工培訓，使人事檔案管理人員具備崗位要求的計算機應用能力，對信息化操作平臺操作規范、流程切實掌握，并結合KPI對員工進行崗位能力考核，使從業人員達標上崗，提升崗位勝任力。

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