口腔專科醫院物資信息化管理體會

陳云濤 韓竑 李秀娥

（北京大學口腔醫院預防科，北京 100081）

口腔專科醫院物資信息化管理體會

陳云濤 韓竑 李秀娥

（北京大學口腔醫院預防科，北京 100081）

目的利用醫院信息化系統，對口腔專科醫院物資進行科學管理。方法利用醫院信息化系統的擴展功能，如：三級管理平臺、助手功能、字典功能、查詢功能、權限功能等，對口腔專科醫院的物資進行信息化管理。結果口腔專科醫院的物資種類繁多、需求量大、更新快捷，應用信息化管理口腔醫療物資，使一線臨床對物資的需求及時、準確上傳提交，各部門之間高效溝通，物資流通渠道暢通。各級管理層對物資的查詢、檢索、匯總、統計準確快捷。物資庫存合理，管理渠道規范。結論利用醫院信息化系統對口腔專科物資進行管理，提高了醫院管理工作的效率。

醫院信息管理系統 口腔醫療物資 物資管理 護理

隨著信息時代來臨，計算機的普及使用，我國城市大、中型醫院開始使用醫院信息管理系統（Hospital Information System 簡稱 HIS）［1］。多數的 HIS包括收費、醫囑、藥品、病案等方面的管理，系統通過醫院局域網絡相連，減少了醫生、護士手工書寫量，降低統計誤差，提高了工作效率，對醫院管理工作起到了促進作用。但目前的HIS管理模式較少涉足醫院物資管理。我們口腔專科醫院的醫療物資有自己的特點：分類細致、種類繁多、需求量大、更新快捷等，從某種角度來講，醫療物資在我們的醫療行為中占了主導地位。材料的快速發展，不斷的推陳出新，直接影響到學科的發展。為了能更廣泛、快捷、準確地應用好這些物資，我們在護理管理工作中嘗試應用醫院資源管理系統，對日常工作中涉及到的各類型材料、器械等物資進行信息化管理。

1 系統結構

系統擁有四個主要模塊：業務處理、庫房管理、信息查詢、系統維護。各模塊目錄下又有多項擴展功能（圖1）。

圖1 信息系統結構模式圖

2 系統功能

2.1 三級管理平臺、一體化流程是物資信息化管理的關鍵所在，利用此平臺，各級管理部門對物資進行一體化流通管理，實施網上申領［2］。

2.2 助手功能 此功能是系統根據不同科室專業建立的。填寫領用申請時通過“助手”進入列表，直接查詢到需要申領物品的信息。

2.3 字典功能 醫院資源管理平臺擁有常用物品字典庫，涉及醫院各科室及各專業全部相關的物資信息。

2.4 各項查詢功能 醫院資源管理系統可提供各項匯總查詢功能。可查詢以往特定時間段的領用申請記錄，可對各使用單位、使用情況分時段進行數據檢索、匯總和統計。

2.5 系統有各部門的管理權限，可進行逐級管理。

3 系統應用

3.1 應用信息化管理系統的三級平臺、一體化流程模式，使得一線臨床對物資的需求通過網絡及時準確上傳提交，各部門之間高效溝通，物資流通渠道暢通。例如：口腔牙體專業，根管治療用的鎳鈦銼按照常規要求使用至15～20次即需淘汰更換，我們預定每位醫生使用基數為四套，診室護士為物資三級管理人員，其手中備存鎳鈦銼一套，護士長為物資二級管理人員，其手中備存18套。護士根據具體的使用情況，在口腔綜合治療臺電腦終端上做計次登記，當登記次數達到更換要求，護士會拿出已消毒好的備存鎳鈦銼及時更換使用，安全快捷；治療結束，護士登陸物資信息系統工作站提交該醫生的申請領用，護士長驗收領用申請后立即發放，護士消毒補充入醫生的使用基數；護士長庫存少于6套時，登陸物資信息系統工作站，向一級管理人員（設備科）提交領用申請，設備科驗收領用申請，立即組織采購、發放，補充護士長庫存。這個周期在幾天之內就可以完成。

3.2 物資信息系統的查詢功能信息量大、信息準確，設備科會根據物品入庫時的實際情況，進入物資信息化系統維護更新相關信息。臨床醫護人員和各級管理人員可以通過該系統強大的查詢功能，獲得物資的第一手資料。例如：臨床醫生為患者進行根管治療，根據根管情況，希望使用特殊型號的鎳鈦銼，護士可通過物資信息化系統進行查詢，搜索相關型號的種類、基本信息、物品別名、生產廠商、供貨單位及價格、科室是否有庫存及庫存量等信息，報予醫生，經醫生確認后，提交領物申請，護士長即可通過系統審批。科室有庫存情況下即刻發鎳鈦銼，科室如無庫存，可查詢設備科是否有庫存，上報申領或加急請購，設備科即刻組織采購、驗收入庫、送貨上門，這個周期最快在1天之內可以完成。

3.3 利用物資信息系統進行各類統計 護士長對物資的管理工作通常每月、每季度、每年都會進行一系列的結算統計，數據量大，計算繁瑣。應用物資信息化系統后統計工作便捷很多，可按不同的需求進行分類統計。例如：鎳鈦銼的使用統計，可以按照不同醫生、不同診室、不同時段、不同鎳鈦銼的型號等分別進行檢索和匯總，便于科室對個人、診室、工作時段的工作量統計，對不同型號的鎳鈦銼進行成本核算。

4 討論

4.1 醫院物資系統管理需要各個職能部門聯手互助 醫院信息中心負責醫院資源管理系統的支持、維護。一級管理平臺的管理人員是設備科庫管，其權責是管理醫院總庫房，負責驗收各科室護士長領用申請，根據申請詳情匯總統一采購，組織物資驗收和配送，并協助完成醫院對供應商、各科室對醫院的財務月結算。二級管理平臺的管理人員為各科室護士長，其權責是管理科室二級庫房，驗收匯總各診室醫、護領用申請，提交上傳至一級管理平臺。驗收核對一級管理平臺配送的物資，及時調度下發物資供各診室使用，與醫院完成物資財務月結算。三級管理平臺的管理人員為各診室醫生、護士，其權責是根據日常工作需要填寫每周物品領用申請，并上傳科室二級管理平臺，從科室護士長處接受使用物資。

4.2 宏觀調控，細節管理 口腔專科醫院的物資種類繁多，更新速度快；每位醫生所攻專業不同，使用器械材料不同；每個牙科治療椅通常都會安排不同醫生輪換使用。因此，在物資分配中存在很多不確定因素。傳統物資管理方法存在一些弊端，如各管理層不易溝通，各科室存在重復采購，物資品種更新緩慢等。醫院設備科在物資管理上有難度，易造成管理和應用脫節，有時庫存量大且與臨床科室使用脫節，有時追求“零庫存”，不能及時供應臨床使用，物流困難，資金滯留。應用信息化管理后，通過醫院局域網相連的物資信息化管理系統，各級管理層的交流暢通，可通過系統及時獲得使用和請購的信息，使物資真正流通起來，臨床的需要可以在短時間內上傳至設備科，物資可以在短時間內下發至科室，解決了傳統管理中醫院與科室的供需矛盾，同時解決了物資積壓、資金周轉不良等問題。

4.3 高效工作，減低管理成本 口腔專科的耗材量大、目錄細，查找、檢索和核算是臨床科室護理管理的難點。利用信息系統提供的強大查詢功能，各專業可以進入自己的助手區域直接查找、申領相關物資。通過此助手，在每個電腦終端上都可以迅速定位操作，大大提高了各級護理管理的效率。

各種檢索方式為我們帶來各項匯總。如：我們可以檢索匯總每位醫生每月使用各類根管鎳鈦銼的型號、數量、金額，可以檢索匯總每臺牙科治療椅每月消耗的相關材料量及金額。結合每位醫生的工作量，每臺牙科治療臺的工作量，為成本核算、績效評估提供數據支持。

4.4 權限管理，規范流程 各級管理人員的權限不同，管理流程透明規范。如針對物資字典：所有人員均有閱讀、查詢權限，但只有一級、二級管理平臺人員擁有維護權限，可實時更新，為臨床提供最新、最全面的物資情況。應用物資信息化管理后，解放了臨床一線管理者。在實際工作中，臨床護士長及一線護理人員，只需提交請購申請，不涉及進貨渠道。所有物資經正規途徑，由醫院設備科對各類物資實施統一招標管理，統一簽訂合同，合理確定價位，確保生產方、供應商資質，醫療物資三證齊全，統一驗收貨物，快速下發科室。

4.5 醫院物資信息管理不是以往計算機簡單Excel表格的應用［3］，而是醫院利用局域網相連的信息化管理平臺，其擁有科學性、先進性、實用性，是勢在必行的管理方式。目前我們也在結合自身的特點不斷探索，拓展信息化管理的功能［4］。比如涉及到物資的財務核算，與醫院財務部門聯網并機，以期進一步提高物資管理效率，降低管理成本。

［1］劉光.設備科物資信息化管理應用的作用及意義［J］.農墾醫學，2006，28（2）：130.

［2］唐曉東，高春芳，楊傳偉，等.利用信息化網絡平臺提高醫院物資管理水平［J］.醫學信息，2005，18（11）：1450.

［3］趙巧鋒，牛寶英，李乃蓮，等.消耗性物資計算機管理表的設計與應用［J］.護理研究，2009，23（2）：64.

［4］胡菁穎，薛靚，李秀娥.信息化物資管理的應用與效果評價［J］.醫療衛生裝備，2011，32（7）：89.

Hospital information management system Dental equipment and materials Material inventory management Nursing

陳云濤（1971－），女，上海，本科，主管護師，護士長，從事口腔臨床護理工作

R473.78，R472.1

C

1002－6975（2013）05－0414－03

2012－09－11）